凡事预则立不预则废，开酒店同样如此。各位酒店创业者在选择项目开店之前一定要做好计划书，将可能需要做的准备和可能遇到的问题风险做一个全面的分析，这样才能做到有备无患。做好酒店开业前的准备工作，对酒店开业及开业后的工作具有非常重要的意义；对从事酒店管理工作的专业人士来说也是一个挑战。
一、酒店开业筹备的任务与要求
酒店开业前的准备工作，主要是建立部门运营系统，并为开业及开业后的运营在人、财、物等各方面做好充分的准备，具体包括：
(1)确定酒店各部门的管辖区域及责任范围
各部门经理到岗后，首先要熟悉酒店的平面布局，最好能实地察看。然后根据实际情况，确定酒店的管辖区域及各部门的主要责任范围，以书面的形式将具体的建议和设想呈报总经理。酒店最高管理层将召集有关部门对此进行讨论并做出决定。在进行区域及责任划分时，各部门管理人员应从大局出发，要有良好的服务意识。按专业化的分工要求，酒店的清洁工作最好归口管理。这有利于标准的统一、效率的提高、设备投入的减少、设备的维护和保养及人员的管理。职责的划分要明确，最好以书面的形式加以确定。
(2)设计酒店各部门组织机构
要科学、合理地设计组织机构，酒店各部门经理要综合考虑各种相关因素，如：酒店的规模、档次、建筑布局、设施设备、市场定位、经营方针和管理目标等。
(3)制定物品采购清单
酒店开业前事务繁多，经营物品的采购是一项非常耗费精力的工作，仅靠采购部去完成此项任务难度很大，各经营部门应协助其共同完成。无论是采购部还是酒店各部门，在制定酒店各部门采购清单时，都应考虑到以下一些问题：
1.本酒店的建筑特点。
采购的物品种类和数量与建筑的特点有着密切的关系。例如，客房楼层通常需配置工作车，但对于某些别墅式建筑的客房楼层，工作车就无法发挥作用；再者，某些清洁设备的配置数量，与楼层的客房数量直接相关，对于每层楼有18—20间左右客房的酒店，客房部经理就需决定每层楼的主要清洁设备是一套还是两套。此外，客房部某些设备用品的配置，还与客房部的劳动组织及相关业务量有关。再如餐饮部的收餐车，得考虑是否能够直到洗碗间。按摩床能否进按摩间的门口，等等
2.行业标准。
国家旅游局发布了“星级酒店客房用品质量与配备要求”的行业标准，它是客房部经理们制定采购清单的主要依据。
3.本酒店的设计标准及目标市场定位。
酒店管理人员应从本酒店的实际出发，根据设计的星级标准，参照国家行业标准制作清单，同时还应根据本酒店的目标市场定位情况，考虑目标客源市场对客房用品的需求，对就餐环境的偏爱，以及在消费时的一些行为习惯。
4.行业发展趋势。
酒店管理人员应密切关注本行业的发展趋势，在物品配备方面应有一定的超前意识，不能过于传统和保守。例如，酒店根据客人的需要在客房内适当减少不必要的客用物品就是一种有益的尝试。餐饮部减少象金色，大红色的餐具与布置，增加一些淡雅的安排等等。
5.其它情况。
在制定物资采购清单时，有关部门和人员还应考虑其它相关因素，如：出租率、酒店的资金状况等。采购清单的设计必须规范，通常应包括下列栏目：部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单位、备注等。此外，部门在制定采购清单的同时，就需确定有关物品的配备标准。
(4)协助采购
酒店各部门经理虽然不直接承担采购任务，但这项工作对各部的开业及开业后的运营工作影响较大，因此，酒店各部门经理应密切关注并适当参与采购工作。这不仅可以减轻采购部经理的负担，而且还能在很大程度上确保所购物品符合要求。酒店各部门经理要定期对照采购清单，检查各项物品的到位情况，而且检查的频率，应随着开业的临近而逐渐增高。
(5)参与或负责制服的设计与制作
酒店各部门参与制服的设计与制作，是酒店行业的惯例，同时，特别指出因为客房部负责制服的洗涤、保管和补充，客房部管理人员在制服的款式和面料的选择方面，往往有其独到的鉴赏能力。
(6)编写酒店各部工作手册
工作手册，是部门的丁作指南，也是部门员工培训和考核的依据。一般来说，工作手册应包括岗位职责、工作程序、规章制度及运转表格等部分。
(7)参与员工的招聘与培训
酒店各部门的员工招聘与培训，需由人事部和酒店各部门经理共同负责。在员工招聘过程中，人事部根据酒店工作的一般要求，对应聘者进行初步筛选，而酒店各部门经理则负责把好录取关。培训是部门开业前的一项主要任务，酒店各部门经理需从本酒店的实际出发，制定切实可行的部门培训计划，选择和培训部门培训员，指导其编写具体的授课计划，督导培训计划的实施，并确保培训丁作达到预期的效果。
(8)建立酒店各部门财产档案
开业前，即开始建立酒店各部门的财产档案，对日后酒店各部门的管理具有特别重要的意义。很多酒店酒店各部门经理就因在此期间忽视该项工作，而失去了掌握第一手资料的机会。
(9)跟进酒店装饰工程进度并参与酒店各部门验收
酒店各部门的验收，一般由基建部、工程部、酒店各部门等部门共同参加。酒店各部门参与验收，能在很大程度上确保装潢的质量达到酒店所要求的标准。酒店各部门在参与验收前，应根据本酒店的情况设计一份酒店各部门验收检查表，并对参与的部门人员进行相应的培训。验收后，部门要留存一份检查表，以便日后的跟踪检查。
(10)负责全店的基建清洁工作
在全店的基建清洁工作中。酒店各部门除了负责各自负责区域的所有基建清洁工作外，还负责大堂等相关公共区域的清洁。开业前基建清洁工作的成功与否，直接影响着对酒店成品的保护。很多酒店就因对此项工作的忽视，而留下永久的遗憾。酒店各部门应在开业前与饭店最高管理层及相关负责部门，共同确定各部门的基建清洁计划，然后由客房部的PA组，对各部门员工进行清洁知识和技能的培训，为各部门配备所需的器具及清洁剂，并对清洁过程进行检查和指导。
(11)部门的模拟运转
酒店各部门在各项准备工作基本到位后，即可进行部门模拟运转。这既是对准备工作的检验，又能为正式的运营打下坚实的基础。
二、酒店开业准备计划
制定酒店开业筹备计划，是保证酒店各部门开业前工作正常进行的关键。开业筹备计划有多种形式，酒店通常采用倒计时法，来保证开业准备工作的正常进行。倒计时法既可用表格的形式，又可用文字的形式表述。
例：《某酒店开业前准备工作计划》
进度内容 完成时间 责 任人备 注
6月
（运营）1.人力资源与营销，2.饮部，3.房务部经理进场工作
4.制定宾馆招员计划。
5.制订酒店组织结构图，6.岗位设计
7.人员配备，8.薪资计划。1---4.15 1.跟进装修工程进度
6月
（工程）1．土建完成，2．精装修开工。
3．宿舍4．后勤工程动工,
5．消防,空调,水.电.气管道完成,
6．安装窗
7．客房.餐饮大堂装修
8．通信系统布线
6.1---7.30
3.10-----1.重点是员工宿舍
7月
(运营)1.员工报到,办入店手续,
2.新员工酒店入职培训,
3.开始市场调研,并制定营销方案,
4.印制各种报表.单据
5.订做员工训练服
6.定制餐饮用具,客房物品,康乐设施
人事
总办
各部门经理1.本地和外地招员结合,
2.财务由董事会派
8月
(工程)1.完成宿舍2.工程.并订购架床.被子
3.弱电系统安装,锅炉安装
4.室外场地清理,做绿化计划.
5.定制厨房设备设施,8.20---9.10
9月
(运营)1.安排员工到伙伴店实习
2.制订宴请名单与计划
3.定制营销用品,开始前期介入性营销
4.制订开业典礼方案
5.制订店内店外装饰采购方案
6．餐厅,会议的家具进场
7.检查酒店各部工程与设备安装完成情况9.10—9.20
9.10---9.20
9.10---9.20
9.10----9.20
9.10---9.30人事
各部门,人事
营销部
各部门.采购
采购1．保证员工吃住。
2．培训场地，用具
3．用具印上酒店标志。
10月
(工程)1．空调系统安装与调试
2．电器.通信系统安装与调试
3．厨房设备设施安装与调试
4．修工程竣工清理
10.10---10.30
10.10---10.30
10.15---10.30
11月
(运营)1.安排员工到伙伴店实习
2制订宴请名单与计划
3.定制营销用品,开始前期介入性营销
4.制订开业典礼方案
5.制订店内店外装饰采购方案
6．餐厅,会议的家具进场
7.检查酒店各部工程与设备安装完成情况11.15---12.05
11.20---11.30
11.15---11.30
11.15---11.25
11.15---11.30人事
营销部
营销部
营销部.总办
各部门.采购
工程部
11月
(工程)
执行细则
-------客房部
开业前三个月
与工程承包商联系，这是工程协调者或住店经理的职责，但客房部经理必须建立这种沟通渠道，以便日后的联络。
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