一、准确
(一)认真辨析词义
西方有作家说,要表现一个事物,只有一个名词是准确的;要描绘一种状态,只有一个形容词是准确的;要说明一个动作,只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一,就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用,因为文学语言不循常规,而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色,很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作,倒是比较确切的。
在汉语中,有大量的意义相同或相近的词汇,称为同义词或近义词。其实,即使是同义词,细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如,“优异”、“优秀”、“优良”,这三个词粗看相近,细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”,从动作的方向和力度上看并无差异,但感情色彩却很不相同。写作公文,必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。
(二)讲究语法和逻辑
公文写作语言的规范性,体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。
首先,句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份,其中主语、谓语、宾语是主干成份,定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说,主干成份也不是必不要少的,但是省略有省略的规则,不能任意省略和无故残缺。例如:“厂领导的做法,受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价?少了主语,违反了语法规则,意义也不明白了。
其次,句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起,必须符合事理和习惯,否则就是不通。如:“这种精神充满了各个村庄,开遍了全乡的各个角落。”精神无形,说它充满了某一空间,已经十分勉强,又说它开遍了各个角落,更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”,才算通顺。
其三,造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题,却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如:“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分,团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部,“基本”表示不完全,它们表述的意义产生了矛盾,读者不知道哪个词语表达的意义是可信的,就会无所适从。
二、简练
(一)用语精确,一以当十
在生活中我们都有这样的体会:有时一两个词句,就能把要说的意思清楚完整地表达出来;有时,说了很多话,要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说,人类创造的成熟的语言,足以表达人类的常规的思想和情感,至于文学作品中那些复杂微妙的心境,有时只可意会、不可言传,只能借形象曲折地加以表现,在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况,多半是由于用语不精确,只好增加语句去弥补,结果反而是“言愈多而理愈乱”。
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