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选择会议场所的基本步骤

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会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:

1.确定会议目的。

2.确定会议形态。

3.决定实质上的需求。

4.考虑与会者的期望。

5.选择何种会议地点与设备。

6.评估选择的正确性。

针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下。

确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。

选择会议场地的工作清单(checklist)

先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

地区

1.费用(成本)与便利性。

2.是否邻近机场。

3.轿车或出租车是否足够。

4.充足的停车空间。

5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。

环境

1.当地有何观光点。

2.购物。

3.休闲活动。

4.天候状况。

5.环境是否良好。

6.餐厅。

7.当地治安是否良好。

8.社区经济状况。

9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。

3.报到处是否容易找到:

(1)是否有足够房间供工作人员使用。

(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

(3)接待处的人力是否足够。

4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5.询问处是否全天候有人值班。

6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。

7.对客人的服务:

(1)药局。

(2)礼品店。

(3)柜台服务。

(4)保险箱。

8.舒适、整洁的饭店住房:

(1)家具是否完好。

(2)现代化冲浴设备。

(3)充足光线。

(4)足够的衣橱空间与衣架。

(5)烟雾警示器。

(6)火灾逃生资料是否清楚。

(7)冰箱和小酒吧。

(8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。

(9)是否在每层楼有冰块和饮料。

(10)电梯服务。

(11)标准房与豪华房的大小。

(12)是否有特别楼层提供特殊服务。

(13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。

(14)订房的程序和方法。

(15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。

(16)每一种类别的房间数。

(17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。

(18)会议房价与一般房价如何。

(19)何时能提供确定的会议房价。

(20)是否需要保证数量与订金。

(21)进房与退房的时间。

(22)什么时间取消已预订的房间。

(23)付款方式。

(24)接受哪几种信用卡。

(25)万一取消订房,退款方式为何。

会场空间(meeringspace)

1.会议室尺寸(面积)。

2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。

3.会议室隔音设备是否良好。

4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。

5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。

6.固定设备如黑板、银幕和家具。

7.障碍物如圆柱。

8.视听设备:

(1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。

(2)会议室天花板高度。

(3)是否有装饰灯架。

(4)装饰的镜子是否会反光。

(5)是否有窗帘遮住窗户光线。

(6)电源控制位置。

9.火灾逃生口。

10.公共区域是否整洁。

11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。

12.房间和公用电话是否很方便。

13.洗手间数量、位置,是否干净。

14.衣帽问数量、位置。

15.其他服务:

(1)足够空间放置家具和器材。

(2)良好光线。

(3)很容易让与会者找到。

(4)足够的电源插座。

(5)安全性。

16;设备:

(1)桌子:

①1.83米宽x2.44米长。

②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。

(2)椅子:舒适并适合较长会议使用。

(3)舞台:

①不同高度的舞台。

②有地毯和铺裙边的舞台。

(4)讲台:

①站立式讲台。

②有灯光的讲台。

(5)黑板和布告栏。

(6)指示架。

(7)废纸篓与垃圾桶。

(8)照明灯与辅助灯设备。

(9)灯光控制盘。

(10)报到台。

(11)麦克风。

餐饮服务(food&beverageservice)

1.公共区:

(1)清洁与外观。

(2)备菜区是否干净。

(3)在最忙时段是否有足够人力。

(4)工作人员态度。

(5)有效、快速的服务。

(6)各式菜单。

(7)价格范围。

(8)预订的方式(reservationpolicy)。

(9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。

2.大型活动:

(1)费用(成本)。

(2)创意性。

(3)质量与服务。

(4)多样菜单。

(5)税和小费。

(6)在活动前要求涨价。

(7)特别服务。

(8)特制菜单。

(9)提供主题宴会(themeparty)的建议。

(10)独特的茶点。

(11)素食和节食者的食物。

(12)餐桌布置。

(13)舞池。

(14)宴会桌的尺寸。

(15)8人座/10人座。

3.酒的规定:禁止服务时段。

4.现金交易酒吧规定:

(1)调酒师费用和最低计费小时。

(2)出纳人员费用。

(3)点心价格。

(4)保证数量规定。

(5)何时需要提供保证数量。

(6)准备的份量超过保证,数量的最大极限。

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