秘书基础知识要点整理

档案管理工作在整个秘书资格考试中，是其中的一个基础知识考点，那么你有整理相关知识要点呢?下面小编给大家介绍关于秘书基础知识要点整理的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书基础知识要点整理篇1

(一)档案材料的收集：

1.建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限;

2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;

3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二)档案的归档，立卷与管理。

1.区分全宗，确定立档单位。

2.分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母顺序分成若干层次和类别。

3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列。立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

7.每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三)档案的保管：

1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;

2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;

3.做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应结实牢固。

(四)档案的鉴定：

1.从档案的内容，来源，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。

2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久，长期，短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

(五)档案的销毁：

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;

2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁;

3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

4.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六)档案借阅，利用工作

1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

2.卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件，资料可外借。外借的须办理登记手续。

3.借阅期限不得超过3天。

秘书基础知识要点整理篇2

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

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