收文和发文是OA系统中的两个重要模块。主要负责公司内部的文件收发。
收文的主要流程：主办单位拟稿——主办单位领导核稿(对于涉及多个部门和法律的文稿，需要和多个部门领导协商发文签字，并且不和国家法规相违背的前提下进行)——机要室进行登记安排——党办、院办领导对稿件进行审核——院领导对稿件进行审核——将审核的稿件返回到主办单位进行打印清样——机要室对稿件清样进行打印分发、归档。
发文的主要流程：收文负责人登记来文——移交到收文部门主任审核(——对于密级较高的文件需上级领导批示后才能下发)——移交分发部门——各个部门提办(——部门职员承办后，交由部门主管提办)。
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发文管理制度及流程图21.目的
为规范广州##有限公司（以下简称“公司”）行政公文管理，使公司的行政公文处理工作制度化、规范化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率和质量，结合公司实际情况，特制订本制度。
2.范围
本制度适用于公司行政公文管理，各成员企业参照本制度制定相应的管理制度。
3.定义
3.1本制度所指的公文管理，系指公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
3.2本制度公文是指公司发布须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请示和答复文件；会议纪要；指导、布置和商洽工作的文件；是报告情况、交流经验的重要工具，是具有法定效力和规范格式的公务文书。
4.职责
4.1综合部是行政公文管理归口部门，负责对本制度的拟定、实施、修订和完善。
4.2综合部设综合部人员负责公司行政公文的处理、传阅、归档等公文管理，并指导各职能部门及成员企业的公文处理工作。
4.3职能部门按本制度的规范做好相应的文件起草、审核等工作。
4.4成员企业设专人负责本单位的公文处理、督办及归档等行政公文管理。
5.管理制度内容
5.1公文的种类5.1.1决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。
5.1.2决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
5.1.3公告：适用于人事任免的公示，规章制度发布前的意见征集以及公司日常经营管理过程中的报道、告知事项。
5.1.4通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
5.1.5意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.6通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的
事项，批转、转发公文。
5.1.7通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
5.1.8报告：适用于向上级单位或政府相关部门汇报工作、反映情况、回复其询问。
5.1.9请示：适用于向上级单位或政府相关部门请求指示、批准事项。
5.1.10批复：适用于答复下级单位请示事项。
5.1.11议案：适用于就有关重大问题的处理意见和建议，提请公司股东大会、董事会及监事会审议。
5.1.12函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
5.1.13会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
5.2公文类型5.2.1公文类型：可分为红头文件和黑头文件。
5.2.2发文权限：
5.2.2.1红头文件：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，是公司最严肃、具有权威性的正式文件，具有强制性，须以公司名义行文。如：决定、决议、通知、通报等。本制度所指的红头文件主要用于向上级单位的请示、报告，向下属单位做出指示、重要的通知、通告、通报及颁发各类经营管理制度。
5.2.2.2黑头文件：属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，一般为黑头文件直接行文。
5.3行文关系5.3.1上行文：指下级单位向所属上级单位的发文，如：请示、报告。行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。
5.3.2平行文：指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如：命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要。
5.3.3下行文：是上级单位向所属的下级单位的行文，如：函。行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。
5.4公文密级分类按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、公开公文（公开件）。具体按公司保密管理制度分类及管理。
5.5公文用纸标准公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
5.6公文格式5.6.1红头文件5.6.1.1版面要求:图文区尺寸为156mm×225mm(不含页码)。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。行间距28磅，一般每面排22行，每行排28个字。
5.6.1.2格式：一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
5.6.1.1.1份号：公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
5.6.1.1.2密级和保密期限:公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。
5.6.1.1.3紧急程度:公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。
5.6.1.1.4发文单位标志:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。
5.6.1.1.5发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。用3号仿宋体字，在发文单位标志下空二行位置，居中排布。例：番禺基金〔2016〕01号。
注：上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
5.6.1.1.6签发人：上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。
5.6.1.1.7版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
5.6.1.1.8标题：由发文单位名称、事由和文种组成。用2号华文中宋字体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。
5.6.1.1.9主送单位：公文的主要受理单位，使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。用3号仿宋字标识，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
5.6.1.1.10正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
5.6.1.1.11附件：公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。
5.6.1.1.12成文日期：署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。用3号仿宋体字即阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
5.6.1.1.13印章：公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章中心线压在成文时间上，印章与正文应同处一页，如印章与正文未处于同一页，需标识“此页无正文”字体，不得在空白页上盖印章。
5.6.1.1.14附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。用3号仿宋体，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
5.6.1.1.15版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
5.6.1.1.16主题词：从发文标题中选词标注，标注顺序为类别词、类属词、文种，最多不超过5个。“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用仿宋体字，词目之间空1字。位于首条分隔线之下。
5.6.1.1.17主送单位：行文的主要对象，使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。用4号仿宋体字，位于主题词下一行，居左空1字，主送单位间用逗号隔开，最后要标注句号。
5.6.1.1.18抄送单位：抄送单位与主送单位编排一致，位于主送单位下一行。
5.6.1.1.19印发单位和印发日期：用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
5.6.1.1.20页码。公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
5.6.2黑头文件：图文区尺寸为175mm×270mm(不含页码)。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。文件标题为小二号黑体，正文为小三号宋体，固定磅25磅；页面上边距为“30mm”，下边距为“20mm”，左边距为“20mm”，右边距为“20mm”；文件发文字号及正文为四号宋体，从左至右横写模排。
5.7行文规则5.7.1行文应当讲求实效，注重针对性和可操作性。
5.7.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
5.7.3向上级单位行文，应当遵循以下规则：
5.7.3.1原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送其他相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
5.7.3.2各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本单位负责人同意或者授权，属于本单位职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。
5.7.3.3下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级单位。
5.7.3.4请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
5.7.3.5除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
5.7.3.6受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时应当抄送另一个上级单位。
5.7.4向下级单位行文，应当遵循以下规则：
5.7.4.1主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
5.7.4.2涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。
5.7.4.5上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。
5.8公文收文管理5.8.1收文的基本程序：
收文→登记→拟办→批示→传阅与分办→（催办）→回复→注办→归档5.8.1.1承文单位（个人）按公文格式起草文件，由单位负责人会审签字盖章后，将公文原件或复印件（同时抄送电子版）承送至综合部。若公文未由负责人签字或单位盖章的，一律视为无效公文，不予以办理。
5.8.1.2综合部人员收到公文后，在公文上附上《收文传阅签批单》，按来文内容进行分类登记和编号，并提出阅办建议，同时呈送相关职能部门及分管领导提出初审意见后报董事长或总经理最终批示。
5.8.1.3综合部人员根据董事长或总经理批示意见回复至承办部门或个人。
5.8.1.4承办部门或个人在接到公文后，应立即组织对公文的处理，并按要求及时完成。如在办理过程中发现问题，应及时向综合部提出意见，或要求综合部进行协调处理。否则，由此延误工作且造成的后果由承办部门或个人自行负责。承办部门或个人公文处理完毕后，立即将处理结果反馈综合部人员。
5.8.1.5严禁超范围阅办或擅自复印公文。需要自查的公文应报经综合部人员同意复印后保留复印件，将原件交还综合部人员。综合部人员对最后处理完毕的公文进行归档。
5.8.2公文处理的时限公文处理的时限分为特急件、急件、普通件。
特急件要求一天之内处理完毕并反馈意见。
急件要求二天之内处理完毕并反馈意见。
普通件可根据不同情况，一般需在一周内反馈意见。
5.9公文发文管理5.9.1公司公文的发文程序（以公司名义对外发文）：
凡部室、子公司发文，需填写发文稿纸，经领导签字批准后，方可发文，流程如下：
经办人拟稿——填写发文稿纸——部门负责人审核签名——综合部核稿——相关领导会签——董事长、总经理签发——综合部编制文号——综合部打印、核对——经办人校对——综合部盖章、登记和送发——综合部存档5.9.2行文原则
5.9.2.1综合部应严格按照公文办理程序办文，认真做好文稿审核工作，严把文种格式关；经综合部审核及领导签发后的文件、材料不得随意改动，否则须重新执行发文程序。
5.9.2.2外来公文的复文，由经办部门草拟；对外发文，由各职能部门起草（拟稿）；综合性的由综合部或指定部门草拟。草拟的公文，应由拟稿人亲笔签名，同时在稿纸上注明主送部门、抄送部门、发文部门、发文日期、公文的主标题或主题词等；5.9.2.3对不符合要求的行文，经综合部核稿指出后，退回经办部门重新办理5.9.1.4综合部应建立发文登记簿，登记内容包括：发文时间、文件编号、密级、发往机关、文件名称、打印份数，并将发文原稿存档。
5.9.1.5发文一律由综合部分发，各部室不得将各类文件直接寄往各单位和部门5.10公文中涉及秘密文件按公司秘密管理制度执行。
5.11公文档案按公司档案管理制度执行。
发文管理制度及流程图3公司各部门、分公司、项目部：
为使发文工作做到规范、准确、及时、安全，形成统一的编写格式及处理程序，结合公司实际情况，特制定本管理办法。
第一章总则
第一条为规范公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递。
第二条公司所有文书的呈批和发文由行政部统一管理。第二章行文规则第三条公文的种类
公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种
第四条公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。
1、标题：公文的标题应当准确、简要的概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2、主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。
3、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。4、发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
5、发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
6、抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
7、文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“陕西中隧机电工程有限公司”。
8、公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
9、机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。
10、附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。
11、其它：公文排版要求详见附件。
第五条行文要求
1、行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）；2、明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
3、公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交行政部登记。由行政部送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交行政部。
第六条关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：
第二章发文程序及要求
第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
（一）公文的草拟、打印、校对。
1、相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
2、起草公文后，到行政部统一打印、输出。行政部负责核对是否符合公文标准格式。
（二）公文审核。
文件起草后，由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交行政部。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由行政部负责核稿。核稿的主要内容包括：1、文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。
2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、公文意思是否得表达清楚、准确。
如核稿不合格，行政部签署修改意见后交经办人重新办理。（四）公文的呈批。
行政部核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。由行政部主管根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。
行政部不得积压文件，要及时呈批或下发。
（五）公文批阅。
公司相关领导认为文稿与原意不符，由行政部退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。行政部负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。
（六）公文打印。
公文签发后，交行政部主管。行政部主管审查后交行政部人员登记、打印正式文稿；
对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由行政部人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。对于需要盖章的文件见下一步。
（七）公文盖印、登记。
需要盖章的文件，打印后由行政部人员履行盖章手续。“文件呈批单”由行政部人员留存备查，行政部人员须在文件呈批单上签字。
文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由行政部人员填写“发文登记表”后发文。
（八）发文。对外发文要求：
1、行政部人员通知经办人到行政部办理文件领用手续后，
由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。
2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由行政部人员办理。
对内发文要求：
行政部人员负责将文件进行打印装订，供公司本部人员传阅签字；负责将电子文件以电子邮件的形式发送给各分公司、项目部传阅，各分公司、项目部由相关负责人进行装订打印、传阅签字、存档。
第三章附则
本办法自发文之日起生效，原相关文件予以废止。本办法由行政部负责解释。
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