一、公文要素
版头(7)份号(左上角第一行六位阿拉伯数字)、密级(秘密、机密、绝密)和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号(机关代字、六角括号和成文年份)、签发人(上行文专用)
主体(9)标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期(阿拉伯数字)、印章(多个发文机关彼此不相切不相交，最后一个压住成文日期)、附注、附件
版记(3)抄送机关、印发机关、印发日期
(一)版头部分
1.份号：
公文印制份数的顺序编号，涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。
2.密级和保密期限：
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
3.紧急程度
紧急公文应当分别标注“特急”“加急”
电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”
4.发文机关标志：
发文机关全称或者规范化简称加“文件”
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。
党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。
5.发文字号：
由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。
年份、序号用阿拉伯数字标识
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入
序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字
发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布
6.签发人：
上行文应当标注批准签发的领导人姓名
签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字;签发人后标冒号后用标识签发人姓名。如有多个签发人，每行两个姓名，应使发文字号与最后一个签发人姓名处同一行
(二)主体部分
7.标题：
发文机关名+关于+事由+的+文种
位于红色分隔线下空二行
发文机关和事由可省略，唯一不能省略文种
8.主送机关：
编排在标题下空一行，左侧顶格,回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
9.正文：
在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行
正文一般由三部分组成：原由+事项+结尾
日期：阿拉伯数字，不能把20xx年写“05年”
结构层次序数：
第一层：汉字“一”，
第二层：汉字加括号“(一)”
第三层：阿拉伯数字“1.”，
第四层：阿拉伯数字加括号“(1)”
10.附件说明：公文附件的顺序号和名称
公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件：1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。
11.发文机关署名：
署发文机关全称或者规范化简称。
12.成文日期：阿拉伯数字标全
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字
13.印章：
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章
联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章
联合下发的公文，发文机关都应加盖印章
印章之间互不相交或相切
最后一个印章居中下压成文日期
14.附注：
是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。
“请示”件应在附注处注明联系人和电话
15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(三)版记部分
16.抄送机关：
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，
公文如有抄送，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
17.印发机关和印发时间：
公文的送印机关和送印日期。
设在公文末页最后一行。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间用阿拉伯数字标识。
18.页码:公文页数顺序号
编排在版心下边缘之下，单页码居右空一字，双页码左空一字。
二、公文新格式口诀
公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012
代替《国家行政机关公文格式》
主题词儿不再标：删除主题词格式要素
密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角
印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素
成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
公文页码不可少：增加页码格式要素
三、公文常设错误点
1.份号、密级和保密期限、紧急程度
2.发文字号
“国发〔2010〕1号”中要注意机关代字、年份、序号不能颠倒;年份要用“〔〕”不是“[]”、也不是“()”年份要写四位数，不能写成“10”;序号“1号”不能写成“第1号”也不能写成“01”号
3.签发人
上行文如“请示”、“报告”有签发人，
下行文如“命令”、“通知”、“通告”等没有签发人;且有签发人的时候，签发人应与发文字号在一行居于两端。
4.标题=发文机关+关于+事由+的+文种
注意“关于”与“的”位置，“关于”不能在发文机关前面，如“关于国务院发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”就是错误地把“关于”提前，而“的”后面一定是文种，如出现“××××的情况报告”就是错误的例子，“情况报告”不是文种，应为“××××情况的报告”。
5.成文日期：
阿拉伯数字
6.版记：
7.文种：
文种与内容中相矛盾，如标题是“××××的通告”，正文中却出现了“特通知如下”的情况
拓展阅读：公文特点
我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《党政机关公文格式》GB-T9704-2012执行，此次修订于20xx年7月1日正式生效。
1、内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须，符合法律和有关规章的规定，否则无效。
2、形式和格式上的规范性。
3、公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。
4.对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。
公文除了文字文书之外，又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)。
随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，因而公文处理需要更高的技术。
上报文件格式范文各学校：
为进一步规范材料上报格式，提高上报材料质量，参照国家机关公文处理的有关规定，现将全乡教育系统上报材料有关要求通知如下：
一、凡上报材料要在上报材料单位落款处加盖单位公章。
二、上报材料标题统一用小二号华文中宋体加粗，正文一级标题统一用三号黑体，二级标题统一用三号仿宋加粗，正文统一用三号仿宋。
三、正文中：一级标题统一使用“一、”的格式，二级标题统一使用“（一）”格式，三级标题统一使用“1、”的格式，四级标题统一使用“(1)”格式，五级标题统一使用“①”的格式。
四、正文标题居中，其它标题均空两格；页边距上面
2.2cm、下面2.2cm、左面2.3cm、右面2.3cm；正文两端对齐；行间距为单倍行距；页边距和行间距可根据实际情况适当调整。
五、日期：三号仿宋，用汉字将年、月、日标全；“零”写成“〇”。
六、文稿应有页码，下部居中。如“-1-”
七、上报材料中有表格的，字体格式可参照上述标准。
八、上报材料用纸统一采用国际标准A4型（210mmx297mm)纵向排版打印，如有特殊另行通知,左侧中间1个钉书针装订；需要上交电子版的，文字材料统一用word格式，表格统一用Excel格式上报。
九、上报材料尽可能做到整洁、美观、大方、节约。
二〇一〇年三月二十五日
上报文件格式范文请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题：制发机关名称+事由+请示。
二、正文：
请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。
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