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①会议的筹备。
围绕会议主题，将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。通常要制定预案、组成班子、明确分工、 责任到人。
②通知的拟发。
拟写通知要完整规范，标题、主题、会期、出席人员、报到时间、报到地点以及与会要求等要点要全面明确 ；通知的下发要及时，不能延误；如有必要，应提前收集报名。
③文件的起草。
会议的文件材料，包括议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、《会议须知》等，一般应 在会前准备妥当。
④常规性准备
一是会场布置。包括选择场地，安排桌椅，调试检查照明、摄影、照相、录音、通风和多媒体等设备。
二是与外界沟通。包括联系新闻单位进行报道，通知公安部门协助安全保卫。
三是用品的采办。包括记录本、笔、文件袋、座位签、饮料等等。
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