您好,欢迎来到爱学范文!

当前位置:爱学范文网>>礼仪>>其他礼仪>>关于会议接待的礼仪常识

关于会议接待的礼仪常识

标签:
时间:

关于会议接待的礼仪常识

礼仪是在交往中体现出来的人们之间互相尊重的意愿,就是与人交往的程序、方式以及实施交往行为时的外在表象方面的规范,包括语言、仪容、仪态、风度等等。下面是小编为你带来的关于会议接待的礼仪常识 ,欢迎阅读。

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

根据会议规模,确定接待规格。

发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的'许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

●选择会场。

选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”

第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

其次会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

最后会后服务

会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

●送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件 ①根据保密原则,回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

推荐阅读:

    想了解更多礼仪的资讯,请访问:其他礼仪
    下载文档

    看过《关于会议接待的礼仪常识》的人还看了以下文章

    延伸阅读

    2022年,我负责土壤肥料技术指导站日常工作,主要开展土壤资源调查、耕地地力监测、耕地环境评价和预警预报,拟定耕地及基本农田保护与改良意见并制定实施,负责各种土肥水新技术、新品种、新模式的引进、试验、

    【爱学范文网 - 旅游总结范文】每年5月15日是家庭困难日,全国各地也都举行了各种活动,小编整理了“家庭旅游活动总结范文”仅供参考,希望能帮助到大家!篇一:家庭旅游活动总结范文自20xx年2月,全国妇

    中国共产党是中国工人阶级的先锋队,是中国各族人民利益的忠实代表,是中国社会主义事业的领导核心。下面是本站为大家整理的疫情期间入党志愿书范文,供大家参考。  疫情期间入党志愿书范文  敬爱的党组织:  

    《中华人民共和国国旗法》是为了维护国旗的尊严,增强公民的国家观念,发扬爱国主义精神,根据宪法,制定的法律。本站为大家整理的相关的学习国旗法心得体会,供大家参考选择。  学习国旗法心得体会  国旗是国家

    《红星照耀中国》(RedStarOverChina),曾易名为《西行漫记》,是美国记者埃德加·斯诺所著的纪实文学作品,于1937年10月在伦敦首次出版,于1938年2月首次出版中文版。互

    疫情,汉语词语,指疫病的发生和发展情况。较大范围内出现的较大型疫情有重症急性呼吸综合征(SARS)、甲型H1N1流感及新型冠状病毒肺炎(Corona Virus Disease 2019,COVID-

    第一篇、单位汇报材料向上级单位汇报材料单位汇报材料勘探技术研究所成立于1957年,是我国第一所探矿工程应用技术研究机构。2023年整体划归中国地质调查局,是国家地质调查队伍中的技术支撑单位,是我国从事

    护理毕业自我鉴定优秀范文本人自入学以来,一直遵守学校的各项规章制度,良好的思想道德品质,是我在各方面表现优秀。有强烈的集体荣誉感,和工作责任心,坚持实事求是的原则。今天我们就一起来看看护理毕业自我鉴定

    2023年产业调研报告范文推荐度;产业调研报告推荐度;XX工业园区产业调整升级的调研报告:关于农村的调研报告二十篇推荐度;2023年产业调研报告范文合集推荐度;产业调研报告集合推荐度;产业园区调研报告

    同学聚会发言稿:唤醒尘封的记忆尊敬的张老师、尊敬的武老师、各位同学:大家上午好!今天在这个金秋送爽、丹桂飘香的日子里,我们龙王庙小学xx届毕业生和班主任老师欢聚一堂,唤醒了我们尘封的记忆,回忆儿时的点