初探会计电算化

完善法规全员管理适应商务增强安全

1、完善会计电算化的法规,确保会计电算化正常运作

目前,我国颁布的有关法规,严重阻碍着会计电算化发展。特别是有些涉及软件技术开发上的具体细节规定,不仅不能起到推动其发展的作用,反而因规定的太死,抑制了软件的自我发展,影响了会计电算化的普及。随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加,针对会计电算化工作出现的新问题,只有对现有的相关法规进一步加以补充和完善,并通过准则法规对会计电算化进一步约束,才能使会计电算化工作走上规范化的道路。

同时,对那些已经实现会计电算化的单位内部也必须根据财政部的有关规定,结合单位的实际,建立单位内部会计电算化的管理制度,做好管理基础工作,尤其是会计基础工作。要有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计制度要健全,核算规程要规范,基础数据要准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统就无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展也必将遇到重重困难。

管理人员必须具备现代化管理意识,在整个企业管理现代化总体规划的指导下,做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划,并认真组织实施,重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,建立一系列现代企业管理制度,提高企业管理水平。只有这样,电算化会计系统才能正常运行,会计电算化的整体效益才能深入持久地开展下去,会计电算化才能确保正常运作。

2、走全员化管理的道路,促会计电算化工作全面发展

会计电算化工作的关键是应用,特别是从事具体管理工作的人员,他们的会计电算化水平直接影响着企业的会计电算化水平。因此,会计电算化工作要得到全面的发展,必须走全员化管理的道路。全员化管理就是动员企业内部从事各项管理工作的人员,在搞好本职工作的基础上,协同从事计算机程序设计人员,培养出一大批能从事多种工作的人才。实践证明,走全员化管理道路是工业企业会计电算化工作的最有效途径。如果企业经济效益好,可以采用全方位全员双向培训。另外,还可以引进一些比较完善的会计软件或软件包,并在此基础上进行局部修改,这样可以减少软件开发资源的极大浪费和软件开始使用的周期,提高软件开发工作的效率。

3、制定具体的实施方案,会计电算化的初始化工作要做好

无论是通用的商品软件还是针对本单位定点开发的,亦或是通用与定点开发相结合的会计软件,都具备处理数字信息快捷、准确的特点,这也是计算机技术的优势所在。企业实行会计电算化,在初始化之前要制定具体的实施方案,在确定准备使用的软件后,便要在符合会计政策、会计原则的前提下,根据企业自身的需要进行系统初始化设置,然后将期初数据录入,这个过程就如同我们选购新房后,在不改变房屋结构的基础上,根据个人需求、喜好进行内部装修,布局计划,一切就绪后才搬入家具正式入住。在建账之初,会计人员要遵循财务会计制度的要求,选择好适合本企业的会计核算方法及核算体系。另一方面会计科目设置时,除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外,还要根据本单位的实际业务,设置二级科目甚至三级、四级科目,做到名称简洁,编码遵循软件要求,尽可能在初始阶段考虑周全,因为建账以后,有了数据的科目将不能再修改名称和编码。在会计电算化的实际应用过程中,应充分利用会计软件的功能,如新的会计科目代码很长,一级总账科目即有四位编码,每增加一级又增加两位编码,不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能,可以使常用的会计科目代码简便易记。

4、适应电子商务发展的要求,逐步完善会计电算化的网络功能

电子商务以其低成本、高效率等特征吸引着大多数企业,企业纷纷通过建立自己的网站或网络服务公司,进行电子广告、电子支付结算、电子银行、网上咨询等,以拓展商贸渠道,增加贸易机会。电算化会计就是要充分利用计算机及网络技术,从不同的来源和渠道收集企业经营活动中的所产生会计数据、会计资料,按照经济法规和会计制度的要求予以存储、加工,并生成会计信息,向企业内外部各方面传递,以帮助信息使用者改进经营管理、加强财务决策和有效控制经济活动。

在网络时代,电算化会计一定要适应电子商务发展的要求,在实现其基本目标的基础上,向着网络财务、会计信息化的总趋势发展。在发展的过程中,电算化会计必须逐步完善其网络功能,①建立会计系统中心数据库,增强会计数据的共享性。完善会计数据与互联网络的标准接口技术,实现业务数据的交换;②建立与开户银行之间网络的宽带连接,使企业的会计核算系统与银行的账户管理形成影射,推进网上收支结算的安全性、可靠性;③建立电算化会计系统与其他业务系统之间数据交换标准,发挥电算化会计对经济业务监督的适时性、有效性。

5、建立内部控制制度,增强会计电算化信息系统的安全性、保密性

财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。为了对付日益猖獗的计算机犯罪,国家制定并实施计算机安全法律,在全社会加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统提供一个良好的社会环境。在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是非常必要的。

首先是实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任。其次是建立健全病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三是从电算化网络软件的设计人手,明确电算化会计信息系统的人员职责分工,对各类会计电算化工作人员的权限资格进行严格的审察与控制,保障电算化会计信息安全、有效、正常地运转。增加软件本身的限制功能。第四是建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料实行多级备份。第五是强化身机线索制。第六是建立进入网络环境的权限制。加强数据的保密和保护。在数据进入系统时必须加一些用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。第七是建立操作管理制度,可以考虑硬件加密或把系统作在芯片上加密等及其保密措施和专门的管理制度。