计算机应用软件的管理与核算

现今医院工作步入信息化时代，各种计算机应用软件随处可见，加强医院软件类无形资产的核算是相关工作人员的首要任务。

一、计算机应用软件的的基本概况

软件类无形资产包括医院应用软件，如：医院信息管理系统、临床管理系统、资产管理系统、人力资源系统和财务系统等，以及操作系统、数据库等面对专业技术人员的信息系统软件。

计算机软件是无形资产核算的应用软件，没有实体形态，但它是一种非货币性的长期资产，所以人们更应对其加强管理，医院应设置专门的部门，对计算机应用软件的购置、安装、升级、审核、重置、摊销和报废等事项进行管理。设备处无形资产管理岗位负责全院计算机软件类无形资产的入库、安装、验收、升级、维护、盘点和报废等管理工作。各科自行采购的自用软件也应归口到设备处统一管理。

二、新时期加强计算机应用软件的管理的现实意义

GB/T--2010《固定资产分类代码》国标标准由财政部提出，并有财政部、国家标准化管理委员会负责起草成了2010版的国标码。该标准出台前向180个有关单位征求了意见，其是在GB/T--1994的基础上修订的，统一分类并赋予代码，为固定资产管理信息化建设提供统一的标准基础平台，该标准的提出有利于国家对固定资产进行有效的管理，同时其对我国财政、预算、采购的发展进程发挥着支撑作用。

国标码计算机软件中涉及基础软件（操作系统、数据库、办公软件和中间件的统称）、支撑软件（支撑各种软件的开发与维护的软件）、应用软件（设计语言、软件包、用户程序）和其他计算机软件。同时2011年国资委280号文件印发的《中央行政事业单位软件管理暂行办法》的通知加强了计算机软件管理的工作要求，强化了计算机软件信息安全。进一步规范了中央行政事业单位计算机软件的配置管理、使用管理、处置管理及监督检查管理。强调配置环节要从严控制、合理配置、细化并区分各种软件的配置要求，将计算机软件纳入预算管理和国有资产管理。

三、计算机应用软件的管理与核算的发展方向

计算机软件的价格从几百元到百万元不等，这给计算机软件使用环节的管理带来了一定的难度。计算机软件管理应该由有着丰富经验的人员参与管理，参照购置设备的管理模式对计算机软件进行管理；应建立内部资产管理部门、技术管理等部门，配以资产软件使用管理制度进行相应的管理。资产管理部门建立健全资产软件账卡，建立软件资产的归档管理，定期对现有软件进行全面清理及检查。技术管理部门明确软件使用管理责任制，加强日常管理与维护。处置环节严格按照国有资产处置管理程序进行处置，关于涉密信息的软件资产应该按照国家安全保密有关规定进行处置。计算机软件资产的处置收入应该按照政府非税收收入的有关规定管理。

（一）平民化

现今医院工作步入信息化时代，各种计算机应用软件随处可见，如门诊住院收費、门诊挂号、药品入库及发放、固定资产耗材采购及入库、病人检查等软件等，计算机应用软件在医院的运行过程中势必发挥着巨大的作用，所以，医院对应用软件的购置也更加频繁，加强医院软件类无形资产的核算是核算人员的首要任务。虽然计算机软件没有实物形态，但为了完善及加强无形资产的管理，人们必须建立一套顺畅的管理流程，设置专门的部门管理应用软件，从软件的购置、安装、升级和报废环节入手，把计算机软件管理及核算提上重要日程。

以各种方式（采购、自行开发或升级、统一配发使用的软件）形成的软件资产均属于国有资产，管理人员应将其纳入部门资产管理体系进行核算管理，实现计算机软件资产管理与预算管理、政府采购、财务管理和信息技术管理的结合。

新的《医院会计制度》和《医院财务制度》对医院无形资产的定义和核算作出了新的诠释。对于计算机应用软件，如果其构成相应硬件不可缺少的组成部分，那么应当将该计算机软件价值包括在所属硬件价值中，一并作为固定资产进行管理和核算；如果其不构成相关硬件不可缺少的组成部分，那么应当将该计算机软件作为无形资产进行管理和核算，它在使用过程中没有有形损耗，报废时也无残值。计算机应用软件验收入库时，由软件库管人员及财务人员结合计算机应用软件与其配置硬件的实际情况来判定计算机软件是属于固定资产还是无形资产。

（二）采买规范

申购计算机软件时，申购科室填写“计算机软件购置申请单”购置申请单中包括申购计算机软件科室、软件名称、用途、效益及资金使用形式等信息。由使用科室负责人及上级分管院长签字同意后交由无形资产管理岗位进行论证后采买。无形资产管理岗位根据申购科室提交的“计算机软件购置申请单”论证采买的计算机软件是否符合硬件设备的安装条件要求，及医院是否已购买了此计算机软件设备来决定是否采买。如大型的专业应用软件应由计算机软件岗位协同财务、审计、监察和使用部门等进行综合调研、分析、论证并提出意见或建议后，提交医院院长办公会，办公会同意后，即可按照医院程序办理招标采购。

（三）细化核算方法

对于医院购置的不构成相关硬件不可缺少的组成部分的应用软件，应当将其作为无形资产进行核算。计算机软件的初始计量成本=购买价款+相关税费+其他支出，按照不同的资金来源对无形资产计算机软件以不同的方式进行核算。

用自有资金购置计算机软件时的主要账务处理：借：无形资产—软件，贷：银行存款。使用财政补助、科教项目资金购入计算机软件时的账务处理：借：无形资产—软件，贷：待冲基金。

单位自行开发的计算机软件由于其无法被可靠地计量，且其可操作性差，所以笔者认为研发过程中产生的支出先行计入费用账中，待以后条件成熟时再考虑转入资产账核算。

无形资产——计算机软件类的入库、安装与验收，入库时需提向财务部门供计算机软件采购合同、验收报告、计算机软件介质和计算机软件授权书。无形资产管理岗位管理员将计算机软件名称、型号、版本号、说明书、送货单、发票和授权书等相关信息录入无形资产管理管理系统，生成无形资产标签后贴在软件光盘或以电子表单的形式将无形资产标签存储在服务器中。计算机软件安装测试完成后，无形资产管理岗位负责人组织验收工作，由使用部门、执行部门项目负责人及厂商项目负责人共同填写《验收报告》，并签字盖章。验收完成后，无形资产管理岗位按合同约定的付款期限提出支付申请，交授权审批人批准后，连同送货单、发票、验收报告等原始凭证一并交由财务部审核并付款。

四、新时期计算机应用软件的管理和核算的注意事项

计算机应用软件的使用和摊销年限无法一概而论，合同、法律中也没有对应用软件有效使用年限作出明确要求，《医院财务与会计制度》规定，合同规定受益年限的摊销年限按合同规定，法律规定有限年限的摊销年限按法律规定摊销，以上两者都没有规定摊销期应不超过多少年。所以，目前的摊销形式是根据购入应用软件时的资金形式进行每月摊销，由“无形资产信息管理系统”自动计算出每个计算机软件的每月应摊销额，根据购买的计算机软件的资金形式及使用科室分别汇总出每种计算机软件的每月摊销金额。以财政补助购入的计算机软件提折旧的处理：借：待冲基金，贷：累计折旧。当以自有资金购入的计算机软件提取折旧的账务处理：借：医疗业务成本或管理费用，贷：累计折旧。计算机软件发生减值时应计提减值准备。

计算机软件后续支出的核算处理。为了提高应用软件的效能，而对计算机软件进行升级或扩展功能等产生的支出，应当计入无形资产—软件账面价值核算。对于计算机软件的漏洞进行修补产生的支出应计入成本费用核算。

计算机软件的处置条件：（1）闲置的；（2）对达不到业务要求需要淘汰、报废、删除的；（3）版本陈旧已不再使用的；（4）已超过授权期限，无法使用的；（5）其他特殊情况需要处置的。计算机软件处置的账务处理：借：累计摊销，借：其他支出（或待冲基金），待：无形资产—软件。

最后各部门应当定期开展各自部门计算机软件管理自查工作，并形成资产报告。对检查出的问题进行整改，对于造成损失的，依法追究其相关责任。

为贯彻落实国务院关于推进软件知识产权保护工作的要求，建立正版软件资产管理的长效工作机制，营造良好的软件知识产权保护环境，所以加强中央事业单位软件管理工作就势在必行。

目前财政部正在修订新的《政府会计制度—行政事业单位会计制度---医院会计制度》，建议将医院无形资产软件管理和无形资产软件核算的内容补充到修订的制度中，为医院计算机软件信息管理者提供更加可靠的信息，从根本上反映出医院自身无形资产的具体价值。（作者单位：中国医学科学院肿瘤医院）