GTD使用心得

【心得体会】

GTD使用心得

　　使用GTD工具来管理事务有一段时间了。心得体会分享一下。

　　一般人都会高估自己在一年内可以完成的目标，所以制定的新年目标往往到头实现不了。同时，他们又低估自己在一天之中可以完成的任务，因为他们不会或者不善于时间管理。时间管理有各种方法，具体的工具更是多得数不清，我主要借助Doit.im利用GTD的理念的来进行管理。

　　时间管理不是万能的，任务还是要自己来静下心去完成。时间管理的目的是提高效率和生产力，借助工具把每天的时间利用得更加充分。因此，虽然时间管理本身不会让人学到更多知识或新技能(除了它本身之外)，但是却可以通过提高效率，去有更多的时间学习新知识和技能，并有机会享受更轻松舒适的生活，这才是时间管理的目标。

　　所有的GTD工具上手都极其简单，但是想要物尽其用，发挥其作用，有必要对其原理进行一番学习，否则，就像是一个人拿到了一把绝世宝剑但因为不会使用，而无法发挥出它的真正价值。GTD工具主要有三个方面的功能和用途，收集灵感、分解项目和回顾检视功能。和很多新手一样，我一开始也是把GTD工具当作是一个记事本来用，记录了很多待办事项，结果是未完成的任务越来越多，导致系统崩溃。接下来，我将分别介绍这三个功能，并说明注意事项。

　　第一个功能是收集灵感和任务，目的是清空大脑。大脑有时候是不靠谱的，太多事务占据我们的大脑时，我们就很难进行创造性的思考，这会使我们的效率提不高。尽管大脑的信息容量是很大的，但是大脑的短期记忆和长期记忆是分开的，而短期记忆的存储相当于电脑的内存，同时大脑很不擅长并行处理任务，也就是同时想着做两件不相干的事，这也是我们效率低下的一个很重要的原因。然而，无论我们在做什么，都会时不时地冒出新的想法，一方面，如果不记录下来，很多灵感会转瞬即逝，这是一个损失;另一方面，有一些不会及时消逝，则占据了大脑的内存当中，使人不能专注地去完成一件事。另外还有，别人也会给我们安排一些新任务，这也会占我们的大脑。因此我们需要收集灵感和任务，释放大脑的压力。

　　第二个功能是分解项目，目的是明确具体任务和下一步行动。这里的项目，包括但并不限于是一个真正的工程项目，它可以是任何无法一步完成的事务，比如学习一个课程、计划一个旅行、看完一本书、看完一系列电视剧。当一件事不可能在短期内或者通过一步来完成时，它就是一个项目。项目的来源，可以是老板指定的，比如工作中的项目，或者是和他人共同制定的，比如和爱人一起旅行，又或者是来源于自己的目标，比如，目标是今年看30本书，目标则分解成了30个项目，而每个项目也无法在短期内完成，那么，就需要进一步分解，每一本书都是若干章节来组成的，因此，具体说来就是要把每几章内容设定为一个下一步行动。这样在每天的今日待办事项中，加入一个或几个下一步行动。

　　这里有三点关于下一步行动的特别注意事项。第一点是，每一个下一步行动，都要是可具体操作的明确具体的任务，否则每次看到待办事项又要想如何来做，就容易导致行动不起来了。

　　第二点是，最好给每个行动标上一个优先级，比如，最紧急的情况一定是立即行动，重要不紧急的一定要高优先级，紧急不重要的则为中优先级，其他必做项目为低优先级。不要总是为没有去做某件事而借口说太忙，如果一件事一直想做而没有做，只能说你没有加入更高的优先级，比如，跟家人多联系的目标，完全可以把跟家人打电话加入立即行动或者高优先级中。当然具体优先级如何设定，依实际情况而定，不要同时都给高优先级，因为如果所以任务都是同一个优先级，也就相当于没有优先级了。

　　最后一个注意事项是，加入今日待办中的事项和日程中的事项一样，都是神圣的，除非有紧急情况或意外发生，否则一定要完成。如果行动力太差，最终还是无法完成目标。

　　第三个功能是回顾检视。这里要套用苏格拉底的一句名言，The unexamined life is not worth living，即「未经审视的人生不值得一过。」也是其在可以选择死亡而不选择流亡之后的临终遗言。回顾检视对人生的意义是极其重大的。GTD工具正有这一功能，充分利用这一功能即使不能说使人生更有意义，也可以使我们的生活被安排得更美好。

　　回顾检视只是一个简单的行动，没有更多可分解的操作步骤，这一行动可以在任一合适的时间来完成。早上可以回顾一下目标、项目、日程表和「下一步行动」列表中的任务，加入到今日待办。晚上可以回顾一下今日完成的任务，思考一下，那些哪些任务完成得很好，哪些问题做得不好，可以改进，哪些任务又出现了新问题。每个周末和月末都可以浏览一下自己的项目进展和目标的完成进度，对整体有个把控，对目标的完成做进一步的修正，修改或者增删项目，修改或者增删项目之中的下一步行动。最终年终又可以对一整年进行一个大回顾，主要检查年目标的完成情况。

　　如此以来，利用GTD工具打造的时间管理系统就成型了，但是一个强壮、反脆弱的系统一定不是刚性而没有裕量的。一个能持续运行的系统需要的具有容错性或者弹性。系统再完备，也无法保证我们能够按照今日待办事项或者日程表来严丝合缝地完成任务，肯定会有的任务提前完成，而有的任务则因为低估时间而延后。还有意想不到的意外发生，比如临时有新的任务被安排，这就需要我们在安排待办事项的时候，留出一定的时间来应对就此突发事件，或者是及时高速待办事项，从而减小我们的压力，这样应用GTD系统的目的也就达到了。

　　本篇介绍了GTD工具的三个功能和一些注意事项，也是我的使用心得体会，希望我能应用得更好，也希望推广给每个人，希望每个人都有一个无压力地生活工作状态。