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确切、简练、平实、稳重(1)论文

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商务文书是直接服务于社会经济活动,服务于物质资料的生产及其管理的一种应用文体。由于服务对象、范围、功能、作者等的不同,商务文书的语言自然区别于议论文体和文学艺术文体的语言。

商务文书讲求实用,具体表现在以下几个方面。

一、确切 所谓确切,就是准确、贴切、恰如其分地传递信息。这包括用词确切,组句恰当,表意明确,概念准确,判断推理合乎逻辑,结论符合实际,正确地反映客观事物,使人正确无误地理解文章的内容,便于处理。

对于商务文书来说,其确切性比其他文体要求更高,例如各种经济管理的法规、指令性公文等,具有很强的政策性和规范性;各种协议、合同,涉及各方利益,要求共同履行。假如行文语言不确切,造成歧义,理解错误,就会贻误工作或造成损失。

商务文书的这一特点要求做到以下几点:

(1)要用词确切。一是精确选用近义词。

写商务文书要从词义的异同、词义的轻重、词义的时代特色、词义的对象、词义的感情色彩等方面仔细辨析近义词词义的细微差别,从中选用恰当的词语,准确的表达概念。例如,“公证”、“鉴证”、“见证”是合同类文书中常用的几个概念,都有证明的含义,但证明机关却不同,因而不能互相代用:“公证”是公证处对经济合同作出的审查、鉴定、证明 ;“鉴证”是工商行政管理局作的证明;“见证”则是由律师事务所作的证明。

二是恰当选用模糊词语。确切与模糊似乎是互相矛盾的,但有些事本身就具有模糊性,适当使用模糊词语来表达,反而能起到更精当的作用,例如企业对自己所取得的成绩的评价,如经济活动分析报告的写作,为了表示自己审慎的态度和清醒的认识,可用“取得了一定成绩”,“效益有了一定程度的提高”的说法,其中的两个“一定”都是模糊词语,就很好的表达了谦虑、冷静的风度。

(2)造句要合乎语法规则。一是句子成分要完整;二是词语搭配要恰当;三是造句要合乎逻辑;四是正确使用关联词语。

例如“但是”是表示转折,有些人将它与“而是”相混了。“只有”与“那么”,“才”;“只要”与“就”的搭配是稳定的不能乱拆乱配。

二、简练 所谓简练,就是简洁,精炼。要做到文约事丰,言简意赅。这就要做到:

(1)简化内容,抓住要害,力戒浮文。文章最忌无头绪,无重点。事无巨细,眉毛胡子一把抓,势必会产生冗长拖沓的毛病。

(2)注意推敲词语,力戒堆砌、重复、赘余。语言不精炼。常常是由于堆砌空话、套话、废话所致。

(3)酌情使用文言词语。汉语中的文言词语具有简洁凝练的特点,恰当地使用一些文言词语,既使语言简练,又能增强文章的表现力。

如:用“业经”代替“已经过”;用“妥否”代替“合适不合适”;用“勿误”代替“不要耽误”等等,使商务文书语言既简练,又庄重。

(4)恰当使用简缩词。现代汉语中的许多词语的简缩已约定俗成,众所公认。

如“劳保”、“高校”、“边贸”等等。适当使用简缩词,可使行文简洁精炼。

但不可滥用简缩词,要遵守下列原则:一是简缩词须约定俗成,具有规范性,为社会所公认。如“总后勤部”简称“总后”,不能简称“总勤”; “人才交流”不能缩为“人流”,因为“人流”是指医疗用语“人工流产”,乱用必误大事。

二是如简缩词有多种含义时,应在第一次出现时加以注明,如“三通”应注明是通邮、通商、通航。

三、平实 所谓平实,就是质朴平易,通俗易懂,朴实无华。这要注意以下几个方面:

(1)实话实说,力戒夸饰。商务文书的语言,要求直接了当,开门见山,直叙事实,直陈意见。否则,只能降低商务文书的实用价值。

(2)使用词语通俗平易,摒弃生僻词语。商务文书要运用目前全民通用的、具有稳定性的词语,免用文意晦涩之词,既要防止滥用文言词,又要避免使用不规范的方言土语。

(3)有选择地使用一些修辞手法,适当增加一点形象性。商务文书带有很强的功利性,以实用为主要目的,但它不是绝对排斥形象性。

商务文书中使用较多的修辞手法主要是比喻(与公文不同)。比如: “后遗症”、“三角债”、“软着陆”、“市场疲软”、“倾斜政策”、“拳头产品”、“婆婆多”等都是通过比喻,使抽象的变形象,使读者易理解、接受。

但商务文书使用修辞手法,还应谨慎,要用得恰当、准确。如下例:“过去抓住农业有两个失误,忽视了山,忽视了水,今后农业要翻番,就要两眼盯住山和水,念好‘山海经’,画好‘山水画’。

(《国务院公报》第424号)这段话用念山海经,画山水画来比喻农业要抓好对山水资源的开发和利用,十分形象贴切,这使语言在平实朴素中显露出新颖别致的特点。

四、庄重 所谓庄重,就是端庄、郑重。这是处理经济事务应有的严肃持重的态度在商务文书语言中的体现,这要做到:

(1)使用规范化的书面词语。商务文书应多用书面语,慎用口头语,使之具有庄重的色彩。

如要说“从速”而不说“越快越好”,要说“当否”不说“妥当不妥当”等。商务文书应绝对排斥那些不规范、不确切,含义模糊和情调低下的口头语,如“大款”、“大腕”、“发烧友”等等,这些口头语运用在商务文书中将损坏其庄重性,冲淡文中的严肃气氛,显得格调粗俗低下。

(2)恰当选用惯用文书词语。在商务文书写作中,已逐步形成一整套惯用文书词语。如:称谓词语,第

一、

二、三人称分别用“本”、“贵”、“该”;开端用“兹”、“遵照”、“欣悉”、“近查”等;期请用“拟请”、“务请”、“切盼”;表态用“同意”、“照办”等;征询,期复用“可否”、“请批示”、“请审查”等;过渡用“前接”、“鉴于”、“据此”、“为此”等;结尾用“为荷”、“为要”、“为盼”等。恰当使用惯用文书词语能使商务文书言简意明,语气庄重、得体。

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