股东会、董事会、监事会会议筹备方案

股东会、董事会、监事会会议筹备方案

XXX集团拟定于2022年8月1日14点30分召开2022年第X次股东会暨第X届董事会第X次会议、第X届监事会第X次会议。本次参会人员共34人（名单见附件），会议筹备小组由YYY、WW、HHH、ZZZ等组成。筹备小组人员具体分工见下表：

序号

具体内容

截止日期

负责人

备注

1

书面通知、议案制作与送达股东代表及董事

（2名股东代表及7名董事）

7月28日

W W

HHH

通知、议案送给2名股东代表，

XX3名董事，XXX3名董事

及独立董事

2

会议材料制作、装订

7月28日

HHH

ZZZ

含封面、通知、议程、议案及

其他列席人员的会议材料

3

欢迎词PPT、短信通知

7月28日

XXX

J X

其他参会人员以短信方式

邀请列席

4

主持词、

工作报告

7月30日

HHH

L L

董事长主持词及工作报告

撰写工作

5

席位卡、茶水、纸笔、会议室横幅、LED屏幕、签到表、签到笔等会场准备

7月30日

XXX

J X

会议室横幅内容：XXX集团2022年第X次股东会暨第X届董事会第X次会议、第X届监事会第X次会议

6

晚餐等服务准备工作（视领导要求而定）

7月30日

XXX

J X

会议人员34人

序号

具体内容

截止日期

负责人

备注

7

拍照、录音、

会议记录等

会议时

ZZZ

L L

8

茶点等其他服务工作

会议时

J X

9

议决表的分发、投票结果、选举票统计

会议时

HHH

ZZZ

X份股东表决表、X份董事议决表、X份监事议决表

10

合影

会议后

L L

全体参会人员合影、全体董事合影

11

会议资料的回收、整理、归档

会议后

ZZZ

X份议决表、X份监事会议决表、

X份董事会决议、X份股东会决议、X份监事会决议

附件1

短信通知内容

尊敬的各位股东代表、董事、监事及列席人员：

兹定于2022年8月1日（星期一）14 点 30分，召开XXX集团2022年第X次股东会暨第X届董事会第X次会议、第X届监事会第X次会议，请您合理安排日程，亲自参会。收信请复，谢谢。（地址：XXX集团二楼大会议室； 联系人：YYY ； 电话：XXXXXXXXXXX）

附件2

参会人员名单

类别

姓名

单 位

职 务

联系方式

股东代表

董事

监事

附件3

需确认资料

1.书面通知、议程；

2.董事会议案；

3.监事会议案；

4.短信（内容、发送人员、联系方式）；

5.欢迎词PPT；

6.董事长主持词、监事会决议、股东会决议、总经理工作报告、财务总监财务预决算、议案议案四；

7.席位卡、茶水、纸笔、会议室横幅、LED屏幕、签到表、签到笔、纸笔（董事长内放主持词及议案三、主席内放监事会决议、张成内放股东会决议）；

8.晚餐、茶点、拍照；

9.议决表及选举表的分发（X份议决表、X份议决表、X份议决表）；

10. X份股东会决议；

X份董事会决议；

X份监事会决议。