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公函的格式

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  函的组成部分有多少?下面就由小编来给大家讲讲关于公函的格式,希望对大家有帮助。

公函的格式

公函一般由十个部分组成:

1.编号 为了方便整理、保存和查对,公函需要加上编号, 编号写在信封的左上角。

  例如:

  (a) B/1/99

  (b)学字第92号

2.写信人的地址 信纸的右上角必须写上写信人的地址,可用华文或英文书写。

  例如:

  (a)启祥路108号

  新加坡邮区123194

  (b)Blk l94,Toa Payoh Lorong 4,

  #03-108 Singapore l23194

3.收信人的姓名,职衔和地址

  (a)收信人的姓名,写在编号之下, 但位置不可高过写信人的地址,先写姓名 , 姓名后面必须加上称呼。

  例如:

  刘先生

  林小姐

  在收信人姓名下面写收信人职衔,

  例如:

  勿洛联络所管理委员会主席

  新世界书局经理

  (b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名,

  可以写执事先生成写他的职衔,

  如:新城女子中学校长。

4.称呼:

  (a)正文的开头写收信人的称呼,后面必须加冒号“:”不空格。

  (b)可以用普通的称呼:如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。

  (c)自称:可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

  称呼对方:您、贵公司、贵校、贵队。

5.标题

  (a)为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。

  (b)标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线;

  写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。

  例如:

  请主持开幕典礼

  接受友谊赛邀请

6.正文 正文可用下列任何一种格式。

  (a)空格式,每段开头都空二格。

  (b)齐头式,每段都顶格写。

  正文是公函中的主体部分,要求叙述清楚、简洁。 有时为了方便阅读,视内容性质的不同,可加上序数号码。

7.署名

  (a)写在正文的右下方。

  (b)写信人若有职衔,须写清楚。

  (c)署名后,一般用“启”,为了表示慎重,可以用“谨启”, 或为了表示尊敬,可以用“敬启”。

8.日期

  写在编号下面,通常可用中文或阿拉伯文写出。 例如:

  (a)26-4-20xx (建议)√

  (b)20xx年2月26日

  (c)20xx年四月二十六日

  切记不可混杂式的日期: 20xx年四月二十六日 X

9.副本 有的公函有必要交给有关方面查阅,就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左下方。 例如: 副本:公共关系主任

10.附件 如果公函还附有其他文件,必须在左下角列明。

  例如:

  附件:计划书一份 个人履历表一份

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