高职院校教学文秘的工作职能与特点

摘要：随着新世纪我国高职教育改革的不断深化，高职院校的发展对管理人员提出了越来越高的要求。教学文秘主要负责基层教学事务，在教学管理系统中发挥着重要的作用，文章详细阐述了高职院校教学文秘的工作职能与特点，论述了在新的时期高职院校教学文秘所应具备的素质。

关键词：高职；教学文秘；工作职能；业务素质

胡锦涛同志指出：“浩瀚而宝贵的历史知识既是人类总结昨天的记录，又是人类把握今天、创造明天的向导。”（《南国都市报》20xx年12月4日）我国改革开放以来，高职教育经历了20年的艰苦探索，终于在1999年前后有了比较明确的地位和目标定位。1999年11月，教育部召开全国高职高专教育第一次教学工作会议，会后印发了《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》（教高[2000]2号），提出高职高专教育的六个特征，明确了它在高等教育中的地位及其基本的培养目标，该文件指出了：“高职高专教育是我国高等教育的重要组成部分，培养拥护党的基本路线，适应生产、建设、管理、服务第一线需要的，德、智、体、美等方面全面发展的高等技术应用性专门人才”。必须加强系级教学管理工作，加强院系教学文秘队伍建设，提高教务管理水平。

一、高院校教学文秘在教学管理中的基本职能和特点

（一）基本职能

1.服务保障功能。管理即是服务，教学文秘从事的是教学行政管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学文秘从开学初直至期末，紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，保证教学活动的开展。

2.组织协调功能。组织各学院(系、部)落实各项教学工作，如教材征订、教学计划的落实、期末考试工作、毕业生的毕业资格审查等，都由教学文秘组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学文秘协调着教务处、各学院(系、部)、教研室、教师、学生之间的各种关系，起着承上启下、合理统筹的作用。

3.检查监督功能。教学文秘是联结“教”与“学”的纽带，经常要深入课堂了解教师的教学情况、学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。

4.咨询反馈功能。教学文秘还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给院(系、部)领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。

（二）主要特点

1.辅助性。教学文秘是学院(系、部)领导的参谋和助手。所以，辅助性是教学文秘工作的基本特征。学院(系、部)领导的工作千头万绪，涉及很多专门性的知识和技术，领导不可能事事都考虑得很周全，这就需要文秘协助、提醒。所以教学文秘应兼有咨询和补偿功能。

2.服务性。教学文秘工作就是为学院(系、部)领导和师生提供优质服务的，要为领导的决策性工作创造方便条件，提高工作效率和质量。教学文秘要为院(系、部)各部门服务，为教师和学生服务，只有全心全意为这三方面服务，才能保证学院(系、部)教学任务的顺利完成。

3.综合性。教学文秘的工作涉及本学院(系、部)的全部教学工作。既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系。

4.政策性。任何一个单位，任何一个领导都要在自己的工作中贯彻执行党和国家的方针、政策。作为助手的教学文秘的工作内容都与政策紧密相连。无论是辅助领导还是办文、办事都要认真贯彻执行相关政策和规定。

二、教学文秘应具备的素质

能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学文秘的工作性质出发，教书文秘的能力是影响顺利完成教学文秘工作的必备心理条件的综合。具体包括以下几种[1]。

（一）具有优良的综合素质

1.思想素质

（1）坚定的政治方向及掌握马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等思想政治基本理论，热爱党的教育事业；

（2）良好的政策素养，自觉的法制观念；

（3）优良的道德品质、敬业精神、工作责任感、事业心。

2.文化素质

（1）掌握一定的人文社会科学与相关自然科学的基础理论、基础知识；

（2）具有比较开阔的文化视野和文化选择与批制的能力；

（3）具有一定的审美眼光和文体知识。

3.业务素质

（1）具备一定的教育学、心理学及教学管理方面的基础理论知识。

（2）具有较好的收集、整理、传播、运用相关信息的能力。教学文秘的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及目前乃至今后教学的评估，教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学文秘必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学文秘还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理，报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求[2]。

总之，教学文秘收集整理的信息是校(系、部)级领导作决策的依据，信息的及时，客观全面，直接关系到校(系、部)级管理工作的效率，信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学文秘的重要工作也是他们必须具备的能力。

（3）具备一定的文秘学、文书档案学、管理学及写作知识技能。写作能力是教学文秘完成工作的基本功，无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想，都将直接影响到教学文秘工作的质量。文字写作能力对于教学文秘来说是必不可少的，是一个合格教学文秘的基本要求。

要提高写作能力，必须不断增加写作的修养，强化写作训练，日常工作中各种教学文稿写好后，要反复读几遍，删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是，教学文秘的写作应从公文写作的特点出发，掌握好教学公文的格式的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动，这是对教学公文写作的基本要求。总之，多读多写是提高写作的基本和唯一手段，教学文秘应注意平时的积累和提高。

（4）具有与所从事的教务管理相关的学科专业基本知识，掌握计算机网络的相关知识技能。计算机的使用已广泛地进入高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机是教学文秘的基本技能。计算机显著特点是功能多、效率高、速度快。教学文秘的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。计算机在现代社会中的影响越来越广泛，随着加入世贸，高校与国外的交流和联系也日益频繁，外语的听说能力也日益显得重要，计算机和外语作为现代社会的重要沟通工具，与人们的工作联系不断密切。教学文秘要不断加强使用这些工具的水平，以适应未来工作的各种要求，教学文秘要有这种预见和紧迫感。

4.身心素质

（1）身体健康，并有坚持健身锻炼的习惯与能力；

（2）心理健康，有较好的心理承受能力

（二）具有合理的专业知识技能结构：即优化相关领域尤其是文化、业务方面的知识技能结构。

　 （三）熟悉教务工作规范及流程，不断增强教务管理运作能力、组织协调能力，包括具有一定的公共关系、人际关系协调能力等。

文秘的工作是辅助系主任处理的日常事务，确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道，既有联系学校各部门机关和广大教职工，又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学文秘是有较强的沟通能力。

这是因为教学文秘参加校内各机关的会议，经常和上下左右部门的人员传递消息，加之他们的个性不同，而且由于工作不同所形成文化氛围也不同，为达到沟通畅通，需要教学文秘在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性，适时地进行印象整饬，热情、大力而又机智、幽默地传递信息。在进行口头语言沟通时，文秘常常即席而发，没有时间在表达思想时字斟句酌，这需要教学文秘在熟悉工作业务的同时，应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、专业知识等知识的学习，提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果[3]。

协调是指多个部门，多个成员间的互相配合，它既有数量的配合，又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其他教师相比，教学文秘的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学文秘作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时，要积极主动，同时对事物的发展要有预见性。要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急，所需时间及易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况，有理有据地安排系上有关的教学活动。教学文秘在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时，要用发展的观点，对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番，对可能出现的情况应有准备，以防意外。教学文秘应有这种能力，帮助系里领导协调处理各种事务，以推动系里工作顺利进行。教学文秘还应有合作的观念和能力。教学文秘在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时，要有明确的角色定位，不能把自己等价于领导，言行举止要和蔼，不应高人一等，实际工作要任劳任怨，只有这样，才能与办公室其他人员要处理好协同合作的问题。此外，教学文秘还要与上级业务部门，如教务处、科研处等部门进行联系合作。总之，协同合作地才能完成各项任务，教学文秘要有这种合作的精神，更要有这种能力。

（四）不断学习相关理论，更新教育思想观念，结合工作实际，开展教学管理研究，提高创新和开创能力。创新是时代的要求，是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。有创新才有发展，可持续发展是我们一切事业的灵魂。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校以及所属系(专业)才能在竞争的环境中生存和发展。作为系领导助手和参谋的教学文秘，应该具有创新和开拓的能力，经常关注并收集各兄弟院校，甚至国外高校相关专业、系专业设置的改革信息，社会对人才需求规格的信息，以及教学、管理的新措施等。除了对有关信息材料分类整理，向系领导汇报外，还应综合分析，形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息给领导的决策提供科学的依据。总之，高等教育的发展，要求高校各教学单位及教学管理人员之间协调配合，做好这项工作，对于高校系、处、所领导顺利开展工作有积极的促进作用。在这个过程中，教学文秘的桥梁和中介作用非常重要，高校教学文秘应不断学习，更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能，更好地为教学服务，为推进我国高校改革发挥重大的作用。

参考文献：

[1]孟昭兰.普通心理学[M].北京:北京大学出版社，1994.

[2]王效梅.论高等学校的袭击教学管理[J].机械工业高教研究，1997，(2).

[3]邢乐澄·高校机关秘书素质谈[J].机械工业高教研究，1997，(3).

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