第一章
总则
第一条
为规范公司（以下简称“公司”）的合同管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据《合同法》、财政部《企业内部控制基本规范》等相关法律、法规，结合公司实际，特制定本管理办法。
第二条
本办法适用于以单位名义对外发生经济活动签订的经济合同。公司、分公司、全资及控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行；参股公司参照执行。
第三条
相关定义
1.合同：指公司、所属各分公司对外签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括购销合同、建设工程承包合同、代理招标合同、借款合同、租赁合同、运输合同、资产转让合同、财产保险合同、服务合同、劳务合同等。
包括：经济合同有工程、采购、销售、维修、劳务、租赁、保险等。订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
2.合同管理：指合同的谈判、审查、签约、履行、变更、解除、纠纷处理以及合同文本的建档、保存和监督、检查、考核等全过程。
第五条
公司合同管理实行承办人制度、审查制度和备案制度；采用统一授权、分级管理、分工负责相结合，的工作机制。各级管理部门应依本办法的规定规范合同订立、履行、变更和终止及合同纠纷处理的全过程。
第六条
公司各部门及合同承办人员，管理人员在合同管理工作中应遵循下列原则：
1.依法签订合同，保证所签合同的合法性；
2.切实履行合同，保证公司合同权益的切实实现；
3.有效监控合同，保证公司利益不因合同的失控而受到损害；
4.及时处理合同纠纷，有效地维护公司的合法权益；
5.注重合同资料管理，保证合同资料的完整性。
第七条
合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第八条
国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
第九条
任何部门和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的技术秘密和商业秘密。
第十条
所有合同的拟定均需在授权范围内进行。
第二章
管理职责
第十一条
属于公司董事会决策事项范畴的合同，应当履行相应的决策程序。公司总经理、副总经理确定职责和分工负责其职责范围内的合同事务管理。
第十二条
综合事务部是公司合同事务的归口管理部门，其主要职责为：
1.对各部门提交的各类合同的审批签署过程、程序合规性进行审查；
2.统一保管并按规定的程序出具授权委托书、法定代表人身份证明书；
3.负责合同登记、流转、盖章、编号、归档与查询；
4.协助督促合同履行。
第十三条
综合事务部是公司合同事务的法律审查部门，主要职责为：
1.制定、修改和完善公司合同管理的基本规章制度；
2.对合同向公司法律顾问提出法律审核需求、法律顾问针对合同法律条款提供专业咨询服务及意见；
3.协助合同纠纷的处理。
第十四条
公司合同应当经公司法律顾问审查后再对外签署。
第十五条
计划财务部负责对合同涉及的财税事项提供意见，负责根据合同条款审核并执行资金的收支等结算业务，并对合同应收款回收到帐进行监督。
第十六条
审计委员会依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行定期或不定期审计。
第十七条
合同承办部门负责合同立项、谈判、起草、履行等事务。负责合同文本的质量，内容的完整，合同要素的完备并负责合同的履行。承办部门负责人是合同的第一负责人；承办部门根据合同项目需要指定的合同经办人为合同承办人。
第十八条
合同的订立和履行涉及多个部门，需由所涉部门会签时，各部门应根据各自的职责分工，对与自己部门职责相关的事项出具审核意见。
相关文件和记录：附件1：《合同事务工作流程图》
第三章
合同的主体、形式及内容
第十九条
合同的主体
1.对外签订经济合同，除公司法定代表人外，必须是法定代表人的受委托人。受委托人必须对公司负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。无权代理和超越代理权限的人均无对外签约权。
2.订立合同前，应当就对方当事人的法人资格、经营范围、资信情况及履约能力，以及经办人是否具有相应权限（包括是否为对方职员或是否有明确的授权委托书等）进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。
第二十条
合同的形式
1.订立合同，除即时结清（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。合同格式应当优先参照选用国家或行业的示范文本，或者选用公司法律顾问审定的标准合同文本，对于非标准合同条款必须经过法律顾问的审核，否则不能签订。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、图表等是合同的组成部分。
2.合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及的数字、日期，必须明确是否包含本数。除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。
3.合同内容应做到合法可行，主要条款齐备，权利义务明确，双方责任分明，文字表达准确。
第二十一条
合同的内容
1.合同当事人的名称或者姓名和住所地：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称或者姓名、住所应保持一致。
2.合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3.数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
4.质量，包括检测标准或方式：有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
5.价款或报酬，包括结算、支付方式：价款或报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
6.履行期限、地点和方式，包括供贷或付款方式和期限：
履行期限：是指实现权利义务的具体时间界限，如按日、按旬、按月、按季分期交付等。
履行地点：是指合同一方当事人履行义务，另一方当事人接受履行的地点。它必须明确具体，并且要避免重名而导致履行上的差错。
履行方式：是指经济合同当事人履行义务的具体方法，它包括标的的交付方式和价金的结算方式。
7.包装：供销类合同的货物包装应确定规格或标准。
8.违约责任：违约责任是指由于合同当事人一方或双方的过错，不履行或不完全履行合同时，根据法律和合同的约定应承担的法律责任。对于违约责任，法律、法规有规定的按照法律、法规的规定执行；法律、法规没有规定的由当事人双方协商确定。
9.解决争议的方式：双方可预先或在发生争议协商不成时约定由仲裁机构仲裁；在约定哪个法院解决争议时，在不违背案件专属管辖或国际惯例情况下，应尽可能约定由我方所在地法院解决。我方合同地位有利时一般可直接约定在我方所在地法院起诉。在合同地位相对不利时，可通过约定合同履行地或约定“向原告所在地法院起诉”等隐蔽性语言。
10.对方为初次交易伙伴或资信有疑问的，则应有相应的担保条款。
第四章
合同订立与审批
第二十二条
与外单位达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。
第二十三条
经济合同必须具备标的（指货物、资产、劳务、工程项目等）数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
第二十四条
承办部门在合同签署前，应当确认合同所依托项目的立项理由和依据、项目的必要性和可行性、资金来源及框算额度、是否为专项资金，潜在的合作方及其资质、资信、履行能力情况等，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
第二十五条
符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：
1.单笔业务金额达伍仟元的；
2.有保证、抵押或定金等担保的；
3.我方先予以履行义务的；
4.对方单位为外地单位的；
5.养护工程业务；
6.涉及固定资产租赁业务；
7.其他应当订立合同的情况。
第二十六条
确认合同涉及相关事由后，承办部门应与各潜在合作方进行意向性接触，展开合作条件或价格方面的咨询，确定合作主要条件及运作方式。承办部门在选择合作方时应对对方是否为关联方进行审查，如拟选定的合作方为关联方，应及时告知董事会按照监管部门的有关规定进行审批或披露。
第二十七条
依法需通过招标选择合作方的，根据国家招投标的有关规定及公司相关审批程序执行。
第二十八条
选定合作方后，与合作方的洽商、谈判、拟定合同文本工作按下列方式进行：
1.一般合同由承办部门与合作方谈判并协商一致后拟定，对方无标准合同时，应根据公司标准合同和对方要求草拟合同文本；
2.重大合同可由承办部门牵头组成谈判小组进行谈判，谈判小组包括但不限于财务、专业技术、法律及与合同内容相关的其他部门的人员，必要时可聘请外部专家参与并指定专人进行记录；
3.涉及重大财税处理事项的合同谈判，必须有财务部门人员参加。重大合同的内容涉及境内外法律或涉及多领域，专业性强法律程序复杂时，应有两个或两个以上的专业律师参与谈判和合同文本的草拟。
第二十九条
除即时清结的外，合同一律采取书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面合同的应当在2个工作日内履行相关补签手续。
第三十条
合同应当严格履行审批程序。承办部门应填写《流转单》并附合同文本及有关部门的审核意见，上报审批。《流转单》应写明合同名称，合作方名称，合同主要内容，推荐单位，起草单位，经办人等事项，主要内容项下应注明合同标的金额，事项等内容。
第三十一条
流程中各审核意见签署于《流转单》，流转完成后，《流转单》作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
第三十二条
每一合同文本必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须在合同上特别声明。
第三十三条
合同文本拟定后，应提交给综合事务部和公司法律顾问进行法律审核；合同事项涉及其他部门的，还应提交相关部门进行业务审核。
第三十四条
公司合同由法定代表人或授权代表签署。需由董事会审议批准的合同，经董事会审议批准后签署。
第三十五条
合同文本拟定完毕，需凭《流转单》按规定的流程经各业务部门、计划财务部等职能部门负责人和综合事务部负责人审核并签署相关意见后加盖公章或合同专用章方能生效。
第三十六条
对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须单位负责人特批。
第三十七条
合同盖章生效后，交由综合事务部按单位确定的规范对合同进行编号并登记，同时做好合同目录化管理。
第三十八条
常年合同或以往合同续签时，若合同条款无大的变动，可不经立项由承办部门对合同对履行情况、合作方履行能力进行评估，形成评估报告与《流转单》及合同文本一同报批。
相关文件和记录：
附件2：《合同谈判记录表》
附件3：《合同签批表》
附件4：《合同用章登记簿》第五章
备案管理
第三十九条
合同文本已由合作方先行签署时，公司签字盖章后，由综合事务部对该合同进行编号，与《流转单》一同归档，并报计划财务部备案一份。合同事项涉及其他部门的，还应就所涉事项向其他部门备案。
第四十条
合作方尚未签署而公司审批签署程序已履行完毕的合同，综合事务部将《流转单》合同文本退回承办部门，由承办部门交合作方签署，合作方签署后交回综合事务部编号存档。承办部门应督促合作方尽快签署并负责将合同交回综合事务部。
第四十一条
已成立的合同，至少应留有叁份原始文本以供综合事务部、业务承办部门和计划财务部留存，其他与合同项目涉及的部门可使用文本的复印件。
第四十二条
除综合事务部归档的合同资料和财务部门备案的合同文本原件外，承办部门应指定专人妥善保管与合同立项、谈判、起草、履行、变更和解除有关的各种资料。
第六章
合同的借用
第四十三条
借用流程
1.借用人填写借用审批单；
2.合同借用人签字；
3.合同借用部门首责人签字
；4.综合事务部负责人签字
；
5.凭表到综合事务部借用；
第四十四条
如借用人为合同承办部门人员时，可直接填写工作联系单到综合事务部签字后，可直接到综合事务部借用。
第四十五条
合同盘点：每半年一次，先由合同承办部门、综合事务部、计划财务部各自整理台账及其资料，再由综合事务部牵头召开总结讨论会，内容为半年内合同的起草、定式、合同履行、合同档案等合同管理问题，目的在于及时总结经验教训，对于同类型合同，可尽早定式，对于个性合同，可寻找风险防范的方法，以及发现合同在签订、履行等过程中的问题。
相关文件和记录：附件5：《合同分发登记表》
第七章
合同的履行
第四十六条
合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第四十七条
合同需依本办法规定的程序签署盖章，合作方亦已签署盖章，且合同约定的履行条件成就时，附生效条件的合同在其生效条件成就时，方可实际履行，否则不得实际履行。
第四十八条
承办人应按合同的约定组织合同的履行，承担通知义务，办理履行有关的相关事项，对公司的履行情况及时作好记录并取得合作方的确认。业务承办部门、综合事务部和计划财务部应根据合同编号编制《合同管理台账》，分别按业务进展情况和收付款情况进行记录。
第四十九条
在合同履行过程中，承办人、承办部门负责人或其他相关人员：
1.发现并有确切证据证明合作方有
（1）经营状况严重恶化；
（2）转移资产，抽逃资金，以逃避债务；
（3）丧失商业信誉；
（4）履约时间超出约定期限致使合同无法履行；
（5）拒绝履行；
（6）有丧失或者可能丧失履约能力的其他情形等情形之一的，应立即书面上报主管部门及分管副总，并及时采取合法有效措施以防止危害的发生或扩大。
2.在合作方因兼并、分立、改制或其他重大事项发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务。
3.在合作方有其他违约行为致公司损害或可能致公司受到损害时，应及时采取措施防止损害的发生和扩大。
第五十条
公司预算管理体系下的合同履行部分，合同承办部门应做好合同履行过程的管理，每月梳理合同的履行状态，且应严格按照合同约定期限做好下月收入预测，对在履行过程中不能按期实现的收入，应在每月召开的预算执行分析会上说明原因，由相关部门协调解决。计划财务部在其中也应做好关于合同履行部分的预算管理过程管控，且应主导召开每月的预算执行分析会。
第五十一条
计划财务部依据相关财务工作规章制度及合同，履行收付款工作，对于未按正常程序签订的合同或在履行合同过程中与合同条款有非正常歧义的情况，计划财务部有权拒绝办理。
第五十二条
计划财务部根据相关财务工作规章制度及合同条款审核执行结算业务，凡未按合同条款履行或验收未通过的相关业务，计划财务部应当拒绝付款。
相关文件和记录：
附件6：《合同履行流程图》
附件7：《合同管理台账》第八章
合同交底
第五十三条
合同交底适用于公司业务开展中，涉及金额超过拾万元（包含拾万元）的商务合同协议及招投标等高风险评估合同协议，在合同签订或变更后进行合同交底时使用。
第五十四条
职责
一、原则上合同的交底职责人为合同承办部门负责人。具体交底职责如下：
1.组织参与部门（或人员）对合同条款进行细致的分析，并根据分析结果确定合同的执行要点及特殊情况处理方案。
2.按本制度组织好合同交底，向被交底人全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理等。
3.解答被交底人针对合同条款提出的所有问题。
二、原则上合同的被交底职责人为公司总经理和综合事务部。具体被交底职责如下：
1.有责任和权力对合同中任何约而不定或存在歧义的条款要求交底人予以明确。
2.综合事务部详细记录合同交底内容，由交底人和所有被交底人签字后形成交底资料。
3.综合事务部将整理后的合同交底资料及记录与合同文本一同保存。第五十五条
程序
一、合同交底形式：合同交底工作应通过合同交底会议进行，与会人员面对面讨论和交流。
二、合同交底时间：应于合同签订后30日内，向总经理、及综合事务部记录人员交底；合同交底人负责收集招投标及其他相关资料，并提供一套完整的合同资料交综合事务部。
三、合同交底分析的重点为：
1.通过了解对方公司或个人相关手续情况、重要管理人员情况、资金落实情况等，对对方基本履约状况进行分析。
2.合同工作范围：包括工作职责范围、物资采购范围等相关工作范围的确定。
3.合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序及验收规定。
4.合同价款或计价方式、变更签证程序及计价方式、固定总价合同的风险范围和风险费用计算方法。进度款支付及调整的条件、方式和程序。
5.合同期限规定。
6.双方违约责任。针对每项责任义务，分析违约时公司利益将受到什么影响，如何避免违约发生。分析索赔的机会，确定处理策略。
7.双方可能存在的争议及争议解决方案。
四、合同交底资料管理与使用
合同交底人将交底资料及合同执行计划等反馈给综合事务部，由其将交底资料整理成合同交底记录。
五、相关文件和记录
附件8：《合同交底工作流程图》
附件9：《合同交底记录表》第九章
合同的变更或解除
第五十六条
除因不可抗力或国家宏观政策调整而致合同不能履行或不能全面履行外，在合同需要中止、变更或解除时，承办部门应与合作方达成中止、变更或解除合同的协议草案，确定索赔条件，依本办法履行与合同签订审批程序相应的程序。
因不可抗力或国家宏观调控致合同不能履行或不能全面履行时，承办部门应及时向公司报告，并书面通知对方，及时将证明材料送达对方或及时取得对方关于上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理遗留问题。
第五十七条
变更和解除合同必须依照合同的订立流程经相关业务部门、计划财务部等相关职能部门负责人和单位负责人以及公司法律顾问审核通过方可。
第五十八条
双方变更或解除合同的协议草案应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第五十九条
承办人、承办部门对公司变更或解除时可能涉及的下列问题应予以充分注意：
1.设有担保条款的合同变更，应征得担保单位的同意并在书面变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章，在公司为债权人时尤需如此办理；
2.需经有关行政部门批准的合同，变更或解除时应报原批准部门批准；
3.经公证见证的合同，变更或解除合同的协议需报原公证、见证机关备案；
4.涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应从其规定办理。
第六十条
有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须及时向单位负责人汇报并通知法律顾问。
第六十一条
变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理部门保管。
第六十二条
变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
第六十三条
相关文件和记录
附件10：《合同补充、变更、解除申请表》
附件11：《合同补充、变更、解除流程图》
第十章
纠纷处理
第六十三条
任何一方出现违约情形时，承办人、承办部门均应立即向公司提交书面报告，并收集整理处理纠纷的文件和证据资料。
第六十四条
合作方对公司履行合同行为提出异议后，承办部门须在法定或约定期间内以书面答复或与对方协商谈判的方式对对方的异议作出澄清，表明态度。
第六十五条
合作方违约时，应按合同相关条款追究对方违约责任，要求对方付违约金，违约金不足以弥补其违约行为给公司造成的损失时，应当要求对方赔偿损失。如不继续履行于公司不利或继续履行更符合公司利益且继续履行的条件具备时，还应要求继续履行。
第六十六条
纠纷的协商和调解，由承办部门牵头，相关部门及公司法律顾问参与协助。协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面处理协议。协商或调解不能达成一致时，应根据实际情况从事实和法律角度对纠纷处理的走向和结果进行评估，如评估结果有利于公司时，应在法律规定和时效期内，按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷；如评估结果可能不利于公司时，承办部门应与有关部门、律师提出应对方案，报公司及集团公司审批。
第十一章
监督与责任
第六十七条
合同作为单位对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。合同档案的使用按公司商业秘密管理的有关规定执行。
第六十八条
合同签署完毕、履行完毕或合同权利义务因其他原因终止，或发生的纠纷处理完毕后，由承办部门整理合同档案，并按公司有关档案管理的规定及时归档。
1.合同签署完毕时的归存档资料包括：
（1）
合同正式文本及附件；
（2）立项审批文件；
（3）合作方选择的审批资料或招投标文件；
（4）《流转单》；
（5）与合同签署有关的基础、背景资料；
（6）合同对方当事人的资信资料。
2.合同权利、义务终止或纠纷处理完后的归档的资料包括：
（1）合同履行过程中的所有支持性材料；
（2）或有的有关变更或解除的协议及相关文字信息，音像资料；
（3）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、判决书及案卷宗等；
（4）合作方履约的评估资料；
（5）其他应当存档的相关资料。
第六十九条
合同谈判、起草、审核、批准各环节参与人员与合作方有关联关系，应在该环节进行前进行利益关联申报，按照公司的有关规定执行。
第七十条
公司应定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等纳入部门的工作成绩考核范围。
第七十一条
合同事项涉及公司其他管理制度时，就该事项应参照相关的管理制度执行。
第七十二条
在合同订立、履行管理过程中及纠纷处理过程中，有下列行为之一的，公司将视情节追究相关部门负责人和直接责任人的责任。因故意或重大过失而给单位造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
1.不按本办法签订履行合同的；
2.不按法律或本办法履行变更或解除合同时的职责的；
3.不履行内部管理程序，超越授权或滥用授权签订合同的；
4.提供虚假材料的；
5.未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的；
6.订立显失公平、重大缺陷或无效合同致公司受有损害或损害公司形象的；
7.泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；
8.应当追究对方违约责任而擅自放弃的；
9.延误纠纷处理法定时效期间的；
10.与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；
11.在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
第十二章
附则
第七十三条
本办法适用xxx科技产业发展有限公司与旗下分公司。xxx科技产业发展有限公司旗下的全资、控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行；参股公司参照执行。
第七十四条
对违反本合同管理办法执行者，公司将追究其责任。
第七十五条
本办法接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件以及本公司章程的约束。本办法未尽事宜，依照国家及地区现行法律、法规的有关规定执行。本办法与国家及地区现行法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。
第七十六条
本办法解释权归公司所有
第七十七条
本办法自下发之日起生效实施。
附件1：合同事务工作流程图
附件2：
合同谈判记录
合同谈判主题参与谈判人员对方人员谈判时间谈判地点谈判主要内容描述：（内容较多可以附表）记录人：记录时间：谈判参加人员签字
附件3：
合同签批表
合同承办部门：
合同报审时间：
合同编号：
合同名称合同立项依据合同各方名称及联系方式
甲方：
联系人：
联系方式：
乙方：
联系人：
联系方式：
丙方：
联系人：
联系方式：
合同金额
小写：
大写：
是否为格式合同
□是
□否
是否为关联交易
□是
□否
是否需向政府主管部门备案/审批
□是
□否
备案/审批的部门名称：
是否对方格式合同
□是
□否
合同承办人意见：
承办人姓名：联系方式：
合
同
涉
及
部
门
意
见涉及部门：
负责人签字：
年
月
日涉及部门：
负责人签字：
年
月
日
涉及部门：
负责人签字：
年
月
日
合同承办部门负责人意见：
计划财务部意见：
法律顾问意见：
总经理/副总经理意见：
董事长意见：
注：1、合同立项依据、合同对方主体资格文件等资料应随本表一同报送；
2、合同承办人意见必须对合同主要内容进行描述，并留下联系方式；
3、合同编号由综合事务部统一填写；
4、合同立项依据包括：经相关领导批示的文稿签批表附件4：
合同用章登记表
用印时间
用印部门
合同编号
合同名称
对方单位名称
用印份数
用印人
备注
附件5：
合同分发登记表发文时间
合同编号
合同名称
收文部门/单位
原件或复印件
份数
签收人
月
日
附件6：
合同履行流程图附件7：
合同台账
登记部门：填表日：
年
月
日
登记人：
序号
合同编号
合同类别
合同双方主体名称
合同名称
合同签订时间
合同金额
约定付款方式
累计应付/应收金额
累计已付/已收金额
欠/收款余额
合同
状态
是否产生纠纷
纠纷解决情况
合同原件所在
备注注：1、合同状态分为：未签订/未履行/履行中/履行完毕/中止/变更/解除；
2、是否产生纠纷需详细写明纠纷的内容：比如，哪方违约，违约内容，违约时间等；
3、纠纷解决情况分为：协商中/已和解/已诉讼/已仲裁（如未产生纠纷则不用填写本栏）；
4、登记部门需写明详细名称，如公司XXX部门；
5.
本表中累计应付/应收金额系指经验收确认的实际提供的劳务及商品价款。
附件8：
合同交底流程图
附件9：
合同交底记录表
合同名称及编号签订日期交底日期甲方
主体名称合作项目名称乙方
主体名称交底
地点交底主要内容
一、
合同背景：（包括承接该次合作的意义、对方公司相关手续及资金落实情况等）
二、
对方法人及法人授权代表情况：（包括公共关系、资信情况等）
三、
合同工作范围：
四、
合同主要内容：（包括合同主要条款、风险点、索赔机会、时限要求等）
五、
报价成本交底：（包括报价定标、成本让利、不均衡报价及其他报价说明中的重要内容）
六、
合同执行要点：
七、
被交底人所提问题及答复：交底人：
年月日
相关人员
接受交底人员签字
合同交底管理小组
参与交底人员签字
公司总经理
公司副总经理综合事务部计划财务部
合同交底记录编号：合同交底记录制作人：
附件10：
合同补充、变更、解除申请表
合同名称合同编号承办部门承办人原合同描述：
申请补充、变更、解除的事实陈述：
承办部门负责人意见：
涉及部门意见：
涉及部门意见：
涉及部门意见：
计划财务部意见：
法律顾问审查评估：
总经理/副总经理意见：
董事长意见：注：1.本申请应附原合同复印件；
2.以原合同金额与补充合同增加金额合计数确定审批权限。
附件11：
合同补充、变更、解除流程图
合同管理办法1.目的
为加强公司的合同管理，适应公司发展的需要，使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障公司在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险，制定本办法。
2.合同管理机构及其职责
2.1.公司财务部为合同管理机构，全面负责公司的合同管理工作。
2.2.合同管理机构的主要职责
2.2.1.制定、修改合同管理制度；
2.2.2.监督、检查合同的签订、履行情况，并及时向公司领导报告；
2.2.3.负责合同的审查和合同档案的管理；
2.3.公司合同管理人员的主要职责：
2.3.1.指导、协助、监督合同承办人依法签订或变更合同，参加本单位重大合同的谈判、起草与签订，按本办法规定须报审、备案的，负责向公司上报、备案；
2.3.2.审查合同，保证合同的完整性与合法性；
2.3.3.建立合同台帐，保证合同台帐的完整、真实、准确，并于每一季度结束后5天内上报财务部门；
2.4.合同主要承办人
承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。
2.4.1.寻找、确定合同相对方，进行初步接洽；
2.4.2.参与合同洽商及合同条款的拟订或修改；
2.4.3.提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释；
2.4.4.跟踪、检查所经办合同的履行情况，对已经由财务部门审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由；
2.4.5.及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导汇报；
2.4.6.参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；
2.4.7.保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件，及时交送合同管理人员存档。
3.合同谈判
3.1.谈判前，承办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求，明确谈判目标。
3.2.合同的谈判应由承办人组织实施，承办人或者合同管理人员认为需要合同管理人员参加谈判的，合同管理人员可以参加谈判，负责谈判过程中法律事项的论证和磋商。
3.3.法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响的，经公司法定代表人或总经理要求或提议，公司财务部门及其他相关部门应当在谈判合同文本时介入。重要合同的谈判，承办人应做好谈判记录，作为合同档案存档。
4.合同的拟订
合同应包括的主要内容：
4.1.1.合同名称、签约各方的名称、签约目的和依据；
4.1.2.正文：包括合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点、方式，提出异议时间、合同的解除、违约责任、争议解决办法、担保人、担保方式，还应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及当事人双方要求约定的条款，涉外合同约定书写文字和效力，合同所适用的法律等；另外须增加合同各方的开票信息及收付款信息。
4.1.3.结尾和附则：结尾部分包括合同的份数、合同生效条件和有效期限，并有双方法定代表人或授权代表签名，注明签约日期，同时加盖单位公章或合同专用章。附则应写明合同的附件及开户帐号等其他有关事项。
5.合同的审查
5.1.除本办法另有规定外，合同签订前实行部门会审和公司领导审批制，会审和审批遵循下列程序：
5.1.1.合同承办人员起草合同，经所在部门负责人审查后签署书面意见；
5.1.2.由财务等相关部门对合同商务条款进行审查，提出书面意见；
5.1.3.由合同管理人员进行法律审查，提出法律意见；
5.1.4.如涉及专业技术等条款，应当送有关部门审查，并由有关部门负责人出具书面意见；
5.1.5.合同管理人员对各部门的意见进行归纳汇总，并对合同进行相应修改；
5.1.6.根据财务部门的意见再次修改后报公司总经理审批定稿。
5.2.财务部会同业务部门根据各具体情况，制订采购、销售、建设施工等方面的标准格式合同，经公司总经理批准后在公司推广使用，各部门须全力推进格式合同文本的实施。
6.合同的签订
6.1.除本办法另有规定外，凡以公司名义与外单位发生经济关系的，原则上都必须签订书面合同。
6.2.合同审查完毕后，按以下程序办理：
6.2.1.对于可免于会签的合同，承办人填写《合同审批表》报所在部门负责人同意后，附上合同文本一起报公司总经理部主管领导签发，同时由总经理部主管领导授权相应人员签订合同；对于需会签的合同，承办人或合同管理人员准备好《合同会签单》并附上合同文本一起报公司法定代表人或总经理签发，同时由法定代表人或总经理授权相应人员签订合同；
6.2.2.公章管理部门凭总经理的签字加盖公章或合同专用章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；
6.2.3.合同需要公证、鉴证的，由承办人或合同管理人员向法定机关申请办理。
6.2.4.不得以部门或个人的名义对外签订合同。不得和非法人的单位或法人单位的部门签订合同，特殊情况下，经财务部门同意后可以签订。
6.2.5.凡公司对外签署的合同，我方正本不少于两份，承办部门留存一份原件，签约当日或次日，将一份正本交送公司财务部。合同履行完毕后，合同原件须交给合同管理人员统一送交档案室存档。
6.2.6.任何人必须取得总经理书面授权委托方能对外订立书面合同。
6.2.7.公章管理人员必须认真查对合同材料，对于无总经理签字同意的合同，一律不得加盖合同专用章或公章。
7.合同的履行
7.1.合同依法签订，生效后即具有法律约束力，合同有关部门都必须履行合同约定的义务，并督促合同对方履行义务。
7.2.合同签订后，承办人应及时将合同内容告知各有关部门，并检查、落实合同履行情况。
7.3.涉及公司应收款的合同，承办人应及时会同财务部按合同规定收款，防止收款不及时或未收款的情况发生。
7.4.合同有效期超过一年（含一年）者（除长期投资合同外），负责合同履行的部门应自合同生效之日起，每三个月向公司主管领导书面报告一次合同履行情况，长期投资合同每半年汇报一次。
8.合同的变更和解除
8.1.合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更、解除合同。
8.2.变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。
8.3.我方认为需要变更或解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，书面通知对方当事人，要求对方在限期内作出答复，并在合理期限内与对方当事人进行协商。
8.4.合同承办人收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，必须及时请示领导立即处理，并在有效期限内（如合同规定的期限或对方函件中要求的期限）正式答复对方。
8.5.合同履行过程中，如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同约定，承办人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同的要求，并将有关情况向公司主管领导汇报。
8.6.提出异议、变更、解除合同必须采用书面形式，以挂号、特快专递寄发或由对方签收，投递或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理人员保管。对于重大合同变更、解除的通知，应向公证机关办理公证送达手续。
8.7.变更、解除合同的协议尚未达成或未被批准之前，原合同继续有效，仍应履行。
8.8.变更、解除合同的日期，以当事人双方所达成协议的约定为准。
9.合同纠纷的处理
9.1.合同履行中，如遇下列情形之一者，有关人员应于知道或应当知道之日起2日内向公司主管领导作出书面报告：
9.1.1.发生经济损失或争议的；
9.1.2.变更、中止或解除合同，给公司造成经济损失或严重影响公司声誉的；
9.1.3.我方违约或我方无法继续履行合同的；
9.1.4.对方直接向公司索赔或通过仲裁、诉讼向公司索赔的；
9.1.5.我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔的。
9.2.处理合同纠纷，应坚持协商解决的基本原则，在维护公司合法权益的基础上，分清是非责任，妥善解决。
9.3.对经过协商仍无法解决的纠纷，应由承办人或合同管理人员将有关情况的书面说明报送财务部门。财务部门审查后，根据具体情况出具法律意见书并在收到情况汇报后5日内反馈回公司，公司须将按法律意见书处理争议的情况形成书面报告报财务部门。
9.4.合同纠纷协商处理的，应考虑协商不成时，有申请仲裁或起诉的足够时间，以免丧失法定时效。对确实无法协商解决的纠纷，除法律另有规定外，在知道或应该知道权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。
10.合同文书的管理
10.1.公司对合同文书一律进行编号建立台帐，合同台帐应记载：序号、合同号、签约日期、合同标的、承办人、履行情况及合同、变更、解除和是否违约等事项。合同台账由公司合同管理员负责编制，并按季度报送财务部门备案。
10.2.合同履行完毕后，合同承办单位应将有关合同资料及时归档。
10.3.合同档案的范围：合同文本（正、副本）、对方资信证明、有关合同的往来文书、信函、电报、电话记录、广告、授权委托书及招、投和中标书等其他各种相关的凭证、原件或复印件。
10.4.合同档案由合同管理人员负责统一编号、装订、存档。合同管理人员负责将合同档案立卷后移交档案室。
合同管理办法第一章目的与依据
第一条为防控商业与法律风险，提高公司经济效益，明确合同管理程序，减少因合同签订、履行过程中不规范行为导致的纠纷，有效维护公司的合法权益，依据法律、行政法规及公司章程等相关法律文件的规定，结合我公司实际情况，特制定本管理办法（以下简称“办法”）。
第二章适用范围
第二条本办法适用于公司及其下属分子公司（以下统称“公司”）。
第三条本办法适用于公司与自然人、法人及其他组织之间因设立、变更、终止民事权利义务而订立的所有合同文件，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书、备忘录、会议纪要等名称的文件（以下统称“合同”）。
与合同权利义务有关的联系函、通知、催告、声明、申请等单方文件的管理程序参照合同管理程序执行。
第四条本办法不适用于劳动合同，其管理制度由公司另行规定。
第三章合同形式
第五条公司与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的，均应当订立合同；公司订立合同
均应当采取合同书形式，本办法另有规定的除外；
第六条凡国家或本公司有标准文本或示范文本的，应当优先适用，并应按照标准文本或示范文本的要求填写。无国家或本公司标准示范合同文本，合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确，条款齐全，权利义务明确。
第七条下列事项可以选择采取口头形式：
（一）公司下列情形的销售：
1、零售且钱物能够同时交割的；
（二）公司采购商品或服务同时符合下列条件的：
1、采购的商品有连续的、稳定的、公开的交易场所，如商场、店铺、柜台等；采购的服务是临时的、个人提供的、金额较小的且无专业技术要求的；
2、采购的商品或服务不需要预付钱款的'；
3、公司不要求商品或服务的提供者履行相关特定义务的。
第四章合同主体
第八条订立合同的主体必须是具有民事权利能力与完全民事行为能力的自然人、法人和其他组织，如有限公司、股份公司、事务所、合作社及年满18周岁且精神正常的自然人等。
公司的内部部门不得对外订立合同；公司不得与其他企业、机关或组织的内部部门或机构订立合同，也不得与其他企业、机关或组织单位签订与该单位经营范围、履约能力明显不相符的合同。
第五章合同内容
第九条合同有示范文本或格式文本的，合同内容由经办人根据示范文本或格式文本的要求填写；无上述文本的，由经办人提请行政人事部草拟。
第十条公司订立的合同应当至少包含以下内容:（一）当事人的名称、住所：
合同中载明的当事人名称应当与资信文件名称、印章名称保持一致；合同中应当载明当事人的住所地，实际住所地与登记住所地不一致的，填写实际住所地。
（二）合同标的：
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
（三）数量：
合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，长期经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如以实际订单确定等）。
（四）质量：
有国家标准，行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求。
（五）价款或报酬：
价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如电汇、信汇、票据、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付；价款或报酬一般均应当约定含税。
（六）履行期限、地点和方式：
履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定确定履行期限的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；合同中一般应约定确认交付或履行的手续，即合同履行的标志，如托运单、送货单、验收单（书）、确认单（书）等。
（七）合同的担保：
原则上不在合同中约定担保条款；对部分重大合同，公司根据实际情况研究决定需要设定担保条款的，担保条款根据公司决定执行。
（八）合同联系制度：
履行期限较长的合同应当约定合同双方联系制度，如联系人姓名、电话、通信地址、电子邮箱等；如无特殊情况，合同经办人即为本公司一方的合同联系人。
（九）违约责任：
根据法律作适当约定，注意合同的公平性。
（十）解决争议的方式：
解决争议的方式可选择诉讼或仲裁，原则上优先选择诉讼；选择诉讼的，一般应同时选择由公司所在地有管辖权的人民法院受理；选择仲裁的，一般应同时选择由合肥仲裁委员会受理。
（十一）合同生效条件：
公司订立的合同应至少设臵以下生效条件：
1、公司盖章；
2、法定代表人签字或被授权人签字。
第六章合同经办
第十一条公司各部门应当根据其职责范围确定其所应经办合同的种类。
第十二条合同经办部门发生争议的，即各部门均认为相应合同不应由本部门经办或两个以上部门均认为相应合同应由本部门经办，依照最密切联系原则确定合同经办部门，即由与合同联系最紧密的部门经办该合同，并按照下列顺序确定：
一、由部门职责与该合同事项最接近的部门经办；
二、该合同的签订是根据某部门的要求或配合某部门工作的，由该部门经办。
第十三条不能依照上述规定确定合同经办部门的，由行政人事部经办。
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