公文格式排版
一、设置页面（“页面布局”—“页面设置”）
（一）“页边距”
1．页边距：上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。
2．纸张方向：纵向。
（二）“纸张”
纸张大小：A4。
确保“每面排22行，每行排28个字，并撑满版心”。
二、设置标题
（一）“字体”
1．主标题：先设置字体为华文小标宋简体（或华文中宋、宋体），再设置字体为TimesNewRoman；字形，加粗；字号，二号。
2．副标题：字体，与主标题一致；字形，不加粗；字号，三号。
（二）“段落”
1．对齐方式：居中。
2．左侧右侧缩进均为0字符。
3．特殊格式：无。
4．段前段后间距均为0行。
5．行距：固定值，28磅。
（三）内容要求
1．标题可分一行或多行居中排布，回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当；多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局，不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。
2．正式公文标题应要素完整，一般格式为“发文机关+关于××（事由）的+文种”。
3．标题回行时应词意完整，不能将词组拆开；发文机关名称应在第一行居中排布；最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。
4．标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。
（四）标题与正文间隔
空一行，字号为五号，行距为最小值12磅。
三、设置正文
（一）“字体”
1．一级标题：字体，黑体；字形，不加粗；字号，三号。
2．二级标题：字体，楷体_GB2312（或楷体）；字形，不加粗；字号，三号。
3．三级标题、四级标题和五级标题：字体，仿宋_GB2312（或仿宋）；字形，加粗；字号，三号。
4．其余正文（包括附件、落款、附注）：字体，仿宋_GB2312（或仿宋）；字形，不加粗；字号，三号。
5．正文各级各类字体设定完后，应再次选定全文，设置字体为TimesNewRoman。
（二）“段落”
1．对齐方式：两端对齐。
2．左侧右侧缩进均为0字符。
3．特殊格式：首行缩进，2字符。
4．段前段后间距均为0行。
5．行距：固定值，30磅。
（三）内容要求
1．主送机关（俗称“抬头”）居正文第一行单独成行，顶格不缩进。
2．一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采用“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、“①”排序标注。
3．公文中引用文件时，应按规范将文件名称和发文字号写全，一般格式为“《关于××××的××》（××××…××××?××号）”，特别注意发文字号中必须使用六角括号“…××××?”。
4．附件在正文末下空1行，靠左缩进2字符排布；标准格式为“附件：1．××××”；附件名称不用书名号，结尾不加标点符号；单个附件不标注序号；多个附件用阿拉伯数字“1．”标注序号，并按顺序回行排列；回行时，序号与序号对齐，名称内容与内容对齐。
5．发文机关署名（俗称“落款”）在正文末（或附件末）下空1-3行（不盖章时空1行，盖章时空3行），靠右空2字符排布。
6．成文日期（俗称“落款日期”）在发文机关署名下一行靠右排布，以发文机关署名为准居中；标准格式为“××××年××月××日”，用阿拉伯数字将年、月、日标全，不编虚位。
7．用印时，公章应端正盖住发文机关署名，印章上部约三分之二压在空白处，印章上沿距正文最后一行文字空1行，印章下沿骑“年”盖“月”。
8．附注（上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话）在成文日期下一行靠左缩进2字符排布；标准格式为“（联系人：×××；联系电话：××××）”。
9．正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使
用的标点符号按相应规范执行。
四、设置页码
（一）一般情况
1．奇数页页码在页面底端居右空一字，偶数页页码在页面底端居左空一字。
2．“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚：勾选“奇偶页不同”。
3．“插入”—“页码”—“设置页码格式”：选择编号格式“-1-，-2-，-3-，…”。
4．将光标置于第1页，“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四号字，并在“段落”中设置右侧缩进1字符。
5．将光标置于第2页，“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四号字，并在“段落”中设置左侧缩进1字符。
（二）信函格式公文（套印函头纸的公文）
1．首页不显示页码；只有两页的可以不标注页码，双面打印即可。
2．三页及以上的，从第2页开始标注页码，奇数页页码在页面底端居右空一字，偶数页页码在页面底端居左空一字。
3．“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚：勾选“奇偶页不同”、“首页不同”。
4．“插入”—“页码”—“设置页码格式”：选择编号格式“-1-，-2-，-3-，…”。
5．将光标置于第2页，“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四号字，并在“段落”中设置左侧缩进1字符。
6．将光标置于第3页，“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四号字，并在“段落”中设置右侧缩进1字符。
（三）注意事项
1．公文附件与正文一起排版装订时，页码应连续编排。
2．公文中间出现空白页时，空白页不编排页码。
五、其他要求
（一）为了版面整洁美观，全文编辑排版完毕后，应在“段落”中做如下特殊设置
1．“缩进和间距”：左右缩进一律调整为0字符，段前段后间距一律调
整为0行。
2．“换行和分页”：所有选项均不勾选。
3．“中文版式”：只勾选“按中文习惯控制首尾字符”、“自动调整中文与西文的间距”、“自动调整中文与数字的间距”三项，其他勾选全部取消。
（二）印刷
1．正式公文（俗称“套红头”）和普通公文均应双面印刷，中间一般不应有空白页。
2．正文一般采用A4纸张，纵向排版印刷。
3．附件为A4横向表格的，奇数页表头在订口一侧，偶数页表头在切口一侧。采用双面便签印刷模式，或双面长边装订印刷模式。
4．附件为A3纵向表格的，奇数页表头在订口一侧，偶数页表头在切口一侧。采用双面便签印刷模式，或双面短边装订印刷模式。
5．附件为A3横向表格的，每页表头均在公文正文上侧方向。采用双面书籍印刷模式，或双面短边装订印刷模式。
（三）装订
1．公文首页左侧为订口、右侧为切口。
2．公文应当左侧装订，两枚订书针均匀排布，分别位于上下约四分之一处。不应采用左上角斜订一枚订书针的做法。
3．两枚订书针外侧针眼分别距版面上下边缘各70mm，允许误差±4mm。
4．订书针与订口（俗称“书脊”）平行，标准距离为3mm—5mm，一般不应大于10mm。
5．附件为A3表格的，先将外侧边向订口整齐对折，再将外侧边向距切口5mm—10mm处回折，确保切口与正文整齐吻合。
备注：
1．六角括号“…?”可在“插入”—“特殊符号”中查找插入，也可在搜狗拼音输入法中输入“v1”翻两页分别按c、d输入。
2．三级标题阿拉伯数字后的“．”可在“插入”—“特殊符号”中查找插入，也可在搜狗拼音输入法中输入“v3”翻一页按h输入。
公文格式国家标准2020国家标准化管理委员会在20xx年第26号公告中批准《党政机关电子公文归档规范》将于20xx年6月1日正式实施。
1范围
本标准规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式要求。本标准适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业位的电子公文的归档和处理可参照执行。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范
DA/T22—2015归档文件整理规则
DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1电子公文eletronicofficialdocument
以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。【GB/T33476.1—2016.定义3.1】
3.2电子档案electronicrecord
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息。
注∶改写DA/T58—2014，定义2.2。
3.3归档archiving
将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。
3.4元数据mnetadata
描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
注∶改写GB/T18894—2016，定义3.3。
3.5数字对象digitalobject
通过计算机呈现的对象，比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件。
注∶改写GB/T34840.2—2017.定义3.11。
3.6内容数据contentdata
电子公文或电子档案中包含的数字对象。
注∶改写ISO14721；2012，定义1.7.2。
3.7数据组织dataorganization
按照一定的规则和方式对数据进行归并、存储、处理的过程。
3.8开放式版式文档openfixedlayoutdocument
独立于软件，硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式。
【GB/T33190—2016，定义3.2】
3.9信息包informationpackuge
由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体。
注：改写DA/T58—2014，定义2.8。
3.10归档信息包archivingsubmissioninformationpackage
电子公文形成或办理部门在归档时按照要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。
3.11封装encapsulation
将电子公文或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。
注：改写DA/T58—2014，定义3.12。
3.12数字对象标识electronicfileidentifier
一份电子档案中每个文件的编号。
4缩略语
下列缩略语适用于本文件。
OFD∶开放式版式文档（OpenFixedlayoutDocument）
XMI∶可扩展标记语言（ExtensibleMarkupIanguage）
5总则
5.1开展电子公文归档工作应遵循保留形成原貌，保持有机联系、保证长期可用的原则。
5.2电子公文归档过程中发生责权交接、数据格式转变等重大变化时应形成并留存其变化记录。
5.3电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性。
5.4电子公文收集、整理，移交工作应由电子公文形成或办理部门完成，档案部门负责档案接收并对整个归档过程子以必要的业务指导。
5.5电子公文拟制或办理时应确定是否需要归档，归档工作宜采用随办随归方式，向档案部门移交时间最迟不超过电子公文整理完成后的次年6月。
5.6党政机关依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求制定电子公文归档范围和保管期限表。
6电子公文归档流程
6.1总体流程
电子公文归档过程从电子公文形成或办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，共12个步骤，即捕获、录人，转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。
6.2文件收集
按照电子公文归档范围的要求，完成电子公文及其元数据的收集，收集宜采用自动捕获方式，在无法自动捕获的情况下也可手工录人。文件收集的步骤如下∶
a）捕获∶在电子公文形成和办理过程中应随时捕获拟归档电子公文；电子公文元数据应与电子公文内容数据一起捕获；捕获的电子公文及元数据应齐全、完整，保持电子公文之间的有机联系；电子公文内容数据应与其形成时保持一致。
b）录入∶对于部分未进入电子公文系统进行流转的文件，可通过文件扫描并著录元数据.电子公文上传挂接，脱机数据包导入等方式完成电子公文的收集。电子公文元数据著录应满足第7章的要求。
c）转换∶电子公文捕获或录入后，对于不符合归档格式要求（见第9章）的电子公文应进行格式转换，以满足归档电子公文保存和利用的需求。
6.3文件整理
按照DA/T22—2015及文件整理相关规定对电子公文开展整理工作。文件整理的步骤如下∶
a）组件∶电子公文一般以件为单位进行整理，件内文件的构成以及件内文件排序应符合DA/T22—2015的要求；
b）编号∶对完成组件的电子公文，按照DA/T22—2015的要求进行分类和排序，并编制档号；
c）封装∶将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包（见第8章）。
6.4文件移交
a）移交检测∶电子公文提交归档前，电子公文形成或办理部门应按照DA/T70—2018的要求以及档案部门的接收要求，对电子公文的真实性，完整性，可用性和安全性等方面进行检测，检测合格后方可提交归档；
b）移交登记∶电子公文提交归档过程中，电子公文形成或办理部门应清点，核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》，《电子文件归档登记表》见GB/T18894—2016的表A.1；
c）提交∶电子公文形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。
6.5档案接收
档案部门接收电子公文形成或办理部门提交归档的电子公文，并办理相关接收手续。档案接收的具体步骤如下∶
a）接收检测∶档案部门接收归档电子公文之前应按照DA/T70—2018的要求以及其他相关要求，对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回；
b）接收登记∶档案部门接收归档电子公文时，应清点、核实电子公文的文种，成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》;
c）接收确认∶档案部门接收符合要求的归档信息包并确认，完成电子公文归档流程。
7电子公文归档元数据要求
7.1概述
本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合，即元数据基本集。实际工作中可根据具体情况参照DA/T46—2009及相关规范扩充元数据集合。
7.2元数据基本集
电子档案元数据基本集中的元素及其结构描述见表1。
8电子公文归档数据组织
8.1归档信息包结构
归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档电子公文，电子公文应以DA/T22—2015规定的分类方式为依据进行组织。以采用年度一保管期限一机构（问题）三级分类方式为例，归档信息包结构示例见图1。
8.2说明文件
说明文件以XMIL文件方式存放信息包的元数据信息，包括信息包标识，信息包类型、创建者，创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等。
示例∶说明文件的Schema定义如下
8.3电子档案文件夹
电子档案文件夹一般以档号命名（例如"Z109-WS·2011-Y-BGS-0001"）。文件夹中存放电子档案内容数据及其元数据，具体要求如下∶
a）电子档案内容数据按照"档号"+"-"+"××"（××指隧位件内顺序号）的方式命名，例如"Z109-WS·201-Y-BGS-0001-01.OFD"，包括OFD格式的内容数据以及其他附属文件∶1）OFD文件∶内容数据的主体部分，包括文件处理单和公文主体（包含正本，定稿及历次修改稿），可转换成多个OFD文件或合并成一个OFD文件；2）其他附属文件∶部分无法转换成OFD格式的文件（比如图形文件、音视频文件，其他特殊格式文件等）可根据第9章要求按照一定顺序置于电子档案文件夹中。
b）电子档案元数据信息应以XML文件方式存放，存在多个OFD文件时，元数据文件独立存在并按照一定顺序置于电子档案文件夹中;存在单个OFD文件时，可将元数据文件嵌入到OFD文件中（呈现方式参见附录E）。
示例∶电子档案元数据的Schema定义如下∶
9电子公文归档格式要求
根据构成文件内容的数字对象类型的不同可将电子公文分成文件处理单、公文主体，其他附属文件三个部分.
公文格式国家标准2020大标题（方正小标宋体或华文中宋）2号加粗
副标题：字体，与主标题一致；字形，不加粗；字号：，3号。
一、XXX(一级标题，黑体3号加粗)
XXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312体字）
（一）XXX（二级标题，楷体3号，加粗）
XXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312体字）
1.XXX仿宋＿GB2312（三级标题，3号仿宋＿GB2312体字加粗）
XXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312体字）
（1）XXX仿宋＿GB2312（四级标题）
XXXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312体字）
附件：1.XXX(正文下空一行左空两字，不用书名号，结尾不用标点，上下对齐)
单位名称（附件下两行居成文日期中）
成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）
（联系人：……；联系电话：……）（如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。）
标题行距36
正文行距30
阿拉伯数字TimesNewRoman
页边距：上3.65厘米、下3.05厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。
页脚：2.5厘米纸张：A4
页码：用4号宋体左右各放一条4号一字线，页码居外侧。
序号：加括号的序号，如（1）（2）（3）等后面不再加标点符号，不加括号的序号后标点符号为实心小圆点，即“1.”“2.”或“A.”“B.”。
查看全文
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