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发邮件的礼貌用语

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邮件是指经传递方式处理的文件。邮件进行传递的过程称为“邮递”,而从事邮递服务的机构或系统,则称为邮政。邮件有国内邮件和国际邮件两类。本站今天为大家精心准备了发邮件的礼貌用语,希望对大家有所帮助!  发邮件的礼貌用语

  (1)称呼:写一封信,先要把收信人的称呼顶格写在第一行,然后,再在后面加上冒号,表示下面有话要说。

  (2)问候语:问候语要写在称呼的下一行,空两格。它可以独立成为一段。

  (3)正文:正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行,空两格落落笔。

  (4)祝颂语:祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话,如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写,也可以独占一行,空两格写。另外,在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时,一般要另起一行顶格写。

  (5)署名:写完信之后,在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上称谓。

  (6)日期:发信的日期可也可以另起一行,写在具名的下边。

  发邮件的礼貌用语

  主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短

  短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。

  1.一定不要空白标题,这是最失礼的。

  2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。

  3..最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因

  为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。

  4.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”。

  也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”

  5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

  6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但

  应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

  7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。

  8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出

  前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。

  【关于称呼与问候】

  1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度

  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的

  ,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的

  “x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名

  也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。

  【关于格式,称呼是第一行顶格写】

  2.Email开头结尾最好要有问候语

  最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼

  换行空两格写。

  结尾常见的写个BestRegards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊

  长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“

  此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

  俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对

  方也能平静的看待

  【正文】

  1.Email正文要简明扼要,行文通顺

  若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须

  通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要

  功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁

  还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明

  。

  Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,

  然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

  正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的

  语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

  2.注意Email的论述语气

  根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰

  当的语气进行论述,以免引起对方不适。

  尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别

  人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

  3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

  如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段

  落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

  4.一次邮件交待完整信息

  最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么

  “补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

  这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打

  开;如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

  在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

  6.合理提示重要信息

  不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提

  示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

  7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

  对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合

  图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

  8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻

  BusinessEmail不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调

  出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:)

  【附件】

  1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

  2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理

  3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

  4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

  5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用

  6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送,

  【语言的选择和汉字编码】

  1.只在必要的时候才使用英文邮件

  英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍

  人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流

  ,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

  2.尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件

  如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对

  方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。

  3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收

  件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。

  4.选择便于阅度的字号和字体

  中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字

  即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

  不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。

  不要为突出内容而将字号设置过大,拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小,费神又

  伤眼睛。

  【结尾签名】

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从

  发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

  1.签名信息不宜过多

  电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传

  真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面

  ,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号

  。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

  2.不要只用一个签名档

  对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签

  名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

  3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般

  应选择比正文字体小一些。

  【回复技巧】

  1.及时回复Email

  收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的

  尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

  对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定

  时间处理,但一般不要超过24小时。

  如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在

  处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,

  哪怕只是确认一下收到了。

  如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

  2.进行针对性回复

  当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单

  的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资

  源。

  3.回复不得少于10个字

  对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等

  字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。

  4.不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼

  如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时

  应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

  对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致

  邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出

  有用信息。

  5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

  如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了

  如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让

  对方帮你完成这件事情。

  如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不

  要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向

  上司频繁发送没有确定结果的邮件。

  点击“回复全部”前,要三思而行!

  6.主动控制邮件的来往

  为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以

  下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

  【正确使用发送,抄送,密送】

  要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

  1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

  2.而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人

  有建议,当然可以回Email。

  3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

  4.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低

  或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

  5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源

  6、转发邮件要突出信息

  在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密

  信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

  如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将RE了几十层

  的邮件发给他人,让人摸不着头脑。

  不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

  发邮件的礼貌用语

  一、从学校的网上找到他的邮箱,然后写邮件,注意礼貌用语和邮件的格式正确,把你要表达的事情说清楚即可。

  二、发邮件之前最好了解一下老师的专业领域

  然后内容就跟老师问好,然后寒暄一下,套一下近乎

  具体内容如实写就行

  但是一定要尊敬老师,多用一些您之类的

  夸一下老师在这一领域的地位或者成就

  然后表明自己想要好好跟着他干的决心

  如果对自己成绩比较自信,可以附件自己的简历(最好pdf或者03)

  然后千万记住留下自己的名字,电话号码,邮箱等联系方式

  X老师:您好!

  收到来信,知道您的身体康健,工作顺利,心情愉快,甚感欣慰。我的近况还好,工作紧张,孩子正上

  希望你能满意!

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