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文秘商务接待礼仪内容

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文秘商务接待礼仪内容

随着经济的快速发展,礼仪在商务活动中显得尤为重要。而其中的接待礼仪也将成为决定商务活动成败的重要因素之一。下面是关于文秘商务接待礼仪的内容,欢迎阅读!

接待次序不容忽视

在接待过程当中,优先次序极为重要,这样才能突显出来宾的身分和地位。接待工作的次序安排不能疏忽,无论是徒步、上下楼梯、搭乘电梯,都要做到长幼有序、男女有别,除了前后秩序,还要注意行进间的安全。

一般性原则有:前为尊、后为卑;右为大、左为小。故与长官或长辈同行时,居其后方或左方行进方合礼数。

并行次序男女二人并行时,男士应让女士走在比较安全的一边,即男士应走靠马路车辆来往的一边。但在安全状态之下徒步时,仍应遵守男左女右之原则,男士应走在女士之左方合礼节。

三人行时,如全为男士,则以中间位为尊、右边次之、左边为末;两男一女同行时,应让女士走中间以示尊重;如一男二女行,则男士应走最外靠车道位置。

多人行时,以最前面为大,依前后秩序,越后越小。进出门口时,晚辈应先长辈上前一步,男士应先女士上前一步,负责推门或敲门。开门后,女士先行男士跟后,负责照顾。

进入座车的方法是,臀部先进入,再把脚放进去,身体和头部最后移入。有司机驾驶的时候,是以司机的右手边位置最小,后座三人中,右大左小。如果主人驾车,则其右手边最大,后座的方式亦同。

上、下楼次序上楼时,客人走在前,主人走在后;女士在前,男士在后;长者在前,幼者在后。

下楼时,主人走在前,客人走在后;男士在前,女士在后;幼者在前,长者在后。

乘电梯次序进电梯,有专人看守电梯时,应让客人先进、先出;无人看守电梯时,主人先进、后出并按住电钮,以防电梯门夹住客人。

陪同访客搭乘电梯时,电梯门一开,接待人员要先按“开”,一只手做出“请”的`动作,让客人先进入;进入电梯后,应立即转身面对梯门,避免背对客人,表示礼貌;到达目标楼层后,让访客走出电梯,接待人员随后走出电梯,并指示前进方向。

待客次序迎客时,主人走在前;送客时,主人走在后。就坐时,右为上座,要把客人安排在主人或其它陪同人员的右侧。

进入会客室前,应该先轻叩门扉,待里面有回音再开门进入。进入会客室时,应该以右手开门进入,然后用相同动作伸手将门关上,尽量不以背部示人。进门时,如果门是向外开的,把门拉开后按住门,再请客人进。如果门是向内开的,把门推开后请客人先进。

茶点准备以小见大

茶点准备虽是小事,却能让来客感受到主人的细心和尊重,所以要精心准备。具体准备如下:

茶点招待的准备办公室的茶点招待很重要。秘书应该在客人坐定后,立即准备茶点招待。客户如果是东方人,可以以茶为主;若是西方人,则可以以咖啡为主。外国人通常会先问客人想喝甚么,再去准备;东方人则以自己公司里方便性为主。

茶水招待的用具茶点应该用茶盘整体奉上,而非以个别的茶杯或果盘递上。奉茶用具有纸杯、玻璃杯和瓷杯三种,特别重要的客人以盖碗杯为上选。

饮品选择如果用茶包泡茶,则泡出茶汤后需要把茶包取出,不可连同茶包给客人饮用;反之,如果用茶叶泡茶,则应该用热水砌茶,并等到茶叶沉入水中,才能端上奉客。如果是用咖啡,则无须询问客人意见,自动以一壶咖啡或是一杯咖啡奉上,并将奶精和砂糖一并奉上,请客人自行取用。

托盘的正确用法如果多于两位客人,则应该以整壶茶奉上,用托盘端出。此时可以不必先倒出茶来,而是将空杯放在桌上,请客人自行取用。茶盘的端法是一手扶着盘边中间,另一手扶着盘底,缓步走进会客室或会客区,在客人左后方或右后方递上。

奉茶的顺序茶盘放入桌面后,应依桌面上客人年龄大小先行奉茶,然后再依主人年龄大小奉茶。奉茶时候,右手持茶杯中央,左手扶茶杯底部奉茶,平举不过胸位置致意便可。奉茶完毕应该面对客人点头致意,然后单手持茶盘至身旁,倒退两三步再转身离去。

换茶续杯的标准时间客人如果停留过久,应该在每隔60-90分钟,进入会客室添茶(或咖啡)一次,续杯后尽速离去,避免打搅会议进行;超过两小时则无须再进入添茶水,直至会间休息时再进入。

客人未曾离开之前,绝对不可大声喧哗或是批评客人。送客时应该尽量等其完全离开视线后,才能返回岗位。送客时候,应该提醒其所携带或是寄放的对象,并且鞠躬致意。

参会礼仪十项原则

参与会议更应知晓参会的基本礼仪,这样会议才可有条不紊地成功召开。参会的基本礼仪表现大致如下:

一、尊重他人发言。对于别人的意见和看法应该给予最大的尊重,不可一意孤行,过于坚持,甚至取笑他人的想法或创意。

二、主动思考问题。成功的会议得靠与会者脑力激荡,共同参与。多一位主动者,看法差异就会减少,比较容易产生解决方案

三、正面响应,踊跃提案。会议的进行中,参会者除了要正面响应,也要踊跃发表意见,分享信息,适时提案,贡献“打胜仗”的智慧。

四、坚守事实。会议中的陈述,一定要有事实依据,不可过于夸大。

五、保持弹性,坚持原则。很多人赞同“大事化小、小事化无”,对于某些原则过于放松,以致绩效不彰,但是有些议题,必须视情况弹性调整。根据需要设置开放议题,给予适当弹性,以免议事讨论陷入胶着。

六、有备而来。会议中出现的相关数据、图表,与会者均应事先准备,深入了解,这样才能达成会议目的,提出解决议案。

七、慎选座位。会议的席次和座位有其既定的安排礼节,与会者应谨守分寸,选择符合自己职务的位置入座,以免贻笑大方。:

八、聚精会神。这是大家最容易忽略而未确实遵守的会议礼仪。有些议事进行节奏较快,如果没有集中精神,很容易错失重要议事却不自知,轻则延误自己的工作,重则可能造成企业财务损失。

九、准时出席。“好的开始,是成功的一半”,会议能准时开始,就表示会议目的已经成功达成一半,人人准时出席,会议才会成功。

十、注意仪容,维护形象。企业外部会议,与会者代表着公司,个人的仪态举止就是企业形象的缩影。

“人无礼则不生,事无礼则不成,国无礼则不宁”,中国人待人接物都比较含蓄保守,但是在国际场合当中应该大方应对。在一切国际交往当中,必须严格遵守自己的承诺,在约会的时候不要迟到,在正式的约定中也必须兑现自己的允诺。

至于主客方如果涉及到更上层的商务谈判,那么在谈判桌上就要能遵奉“赢者不全赢、输者不全输”的原则,达到双赢的最高准则。无论中国商人或是西方商人对于在商场上维系人际关系或者是人脉,都认为是非常重要的,只是在操作的手法上会有不同。人脉资源最大的利用价值是形成一个绵密的关系网络,并且在这样的网络里面可以获取充分的商场信息与情报。

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