档案材料缺失情况说明

档案材料缺失情况说明(一)

关于学生档案缺失材料的说明

档案馆将同学们提问比较多的几个问题总结如下：

1、缺失的材料具体指什么，到哪里去补办？

①高中档案指高中毕业生登记表、学籍表、会考成绩、家庭情况调查表、体检表等。缺少高中档案的同学请联系原就读高中。

②高招材料指高等学校招生报名登记表、考生志愿表、体格检查表等。缺少高招档案的同学可联系本科学校查阅高招录取档案，复印后加盖公章。

③入团志愿书缺失请联系原入团学校补办或出具丢失证明。（注入团志愿书不是入团申请书，团组织关系介绍信也不能代替入团志愿书作为团档）

④高等学校毕业生登记表和成绩单应由毕业的高等学校负责装入个人档案，如有缺失请联系原毕业高等学校。

⑤入党函调材料是指入党人主要家庭成员政治历史情况调查材料。

⑥派遣证也叫就业通知书，是毕业生参加工作的初始记载和凭证，毕业后装入个人档案，是非常重要的档案材料，缺少派遣证的同学联系原毕业学校补办。 ⑦转正定级表是大中专毕业生见习期满后，由用人单位组织毕业生填写的，人事管理部门办理转正定级手续后，审核此表装入个人档案。此表是核定工龄的重要参考资料。

⑧ 部分高校以劳动合同作为核定工龄依据，请缺少劳动合同的同学尽量补交。

⑨行政、工资关系介绍信由学生入学前最后的工作单位或存档人才服务中心出具，请同学们尽量补交。

2、缺失的材料补不了怎么办？

档案材料缺失可能会对同学们将来毕业落户、工资定级、确定工龄等产生影响，补办档案材料是为自己负责，请同学们尽量办理。因为各种原因不能补办的，请同学本人在交接清单补交材料一栏 填写“无”并签名。

3、有些同学有疑问，自己本科就在北邮就读，本科入学时没有通知过缺高中或高招材料，怎么现在读研了档案材料又缺失了呢？ 这是因为前几年学生档案由一名老师管理，工作量超负荷，对档案中大学前材料没有逐一清查登记，近两年档案馆聘请了退休老师专职核查学生档案，把以前隐藏的问题都检查了出来，并不是档案馆把同学们的档案弄丢了。

4、 如有其它问题，请联系我们。电话：62281963，联系人：刘老师。

关于收集补办所缺档案材料的说明

一、干部履历表。

1、缺少88版干部履历表的由现单位写出说明（格式见附件）。

2、缺少99版干部履历表的须由本人补填一份，要求填写信息必须真实、准确、规范，所填信息应更新到现在状况。本人签字，无需单位盖章。

二、鉴定年度考核材料。

1、缺少94—99年度考核表的，需由原单位写出缺少证明并加盖原单位公章，若原单位不存在，则由现单位写出缺少证明并加盖现单位公章，每缺少一年补一份说明（格式见附件）。

2、缺少2000年及以后年度考核表的须补填，补填年度考核表要有本人签名、单位分管领导签名、教体局盖章。

三、学历、培训、职称和教师资格材料。

1、学历材料：主要缺少第二、第三学历毕业生登记表和成绩单。 补办方法：到原学校查找补办，如无从查找或所有材料确实查找不到的，可用毕业证书复印件代替，复印件需加盖发证学校单位印章，注明复印时间，如果原学校不存在，则带毕业证书原件和复印件经审核原件与复印件无误后，将复印件存入本人档案。

2、民办教师转公办的，档案中无全日制学历登记表，需带工作前学历原件和复印件到教体局审验后，将复印件盖章后存入档案。

3、培训材料：1997年以来参加两个月以上（含两个月）理论、专业、技能等方面培训的，要提供相关培训材料，如登记表、鉴定

表或培训证书的复印件，证书复印件需加盖教体局公章。

4、职称和教师资格等材料：

补办教师职称相关材料，可带任职资格证书原件和复印件经审查无误后，复印件加盖教体局章，存入本人档案。

缺少教师资格认定表，带证书原件与复印件审查无误后，复印件加盖教体局章，存入本人档案。

四、党团材料。

主要缺少入党志愿书、政审材料及85年《中国共产党党员登记表》、90年《中国共产党党员登记表》。

1、缺少入党志愿书的根据即墨市委组织部补办通知要求，抓紧办理好送交档案室。

2、缺少85年、90年两次党员登记表的，由单位党组织写出说明（格式见附件）。每个党员每缺少一次党员登记表需补一个说明。

五、奖励材料。

缺少即墨市级以上优秀教师、优秀班主任等荣誉称号的，带荣誉证书原件和复印件经教体局审核后，注明“此件与原件相符”，加盖教体局公章，存入本人档案。

六、干部任免材料。

1、97年以后教体局、人事局等任免的干部，每次任免表必须齐全，干部任免审批表中的内容要填写完整，任免表中要注明文号。

2、补填办法。

（1）、97年以前缺少干部任免审批表的，可用任免文件复印件代替，加盖教体局公章。

（2）、97年及以后缺少任免表的必须补填干部任免审批表。

七、工资材料。

（一）、存在问题。

（1）、93年工资套改以来的所有工资表必须齐全，每缺一年补办一份。

（2）、若工资表中工资数额前后衔接不起来，说明工资表中有误，或缺少工资表。

（二）补办方法。

（1）、由现工资所在单位会计补填工资表，加盖单位章，找政工科杜老师审核盖章。

（2）、工资表中工资数有误的，单位会计找杜老师核实情况，核实清楚后，要补充正确的工资表。

八、咨询电话：0532-88537375

政工科

2009年5月5日

档案补办材料上交时间安排

5月18日上午: 一中、创新、一职专、二职专、一职高、二职高、实践基地、二中、三中、四中、五中、进修学校

5月18日下午：二十八中、新兴中学、实验学校、一小、二小、三小、四小、德馨、市北中学、特教中心、职校、机关幼儿园、实验幼儿园

5月19日上午：田横、度假区、丰城、王村、金口、鳌山

5月19日下午：温泉、店集、华山、龙山、北安、开发区

5月20日上午：移风、刘家庄、段泊岚、七级、蓝村、南泉

5月20日下午：普东、灵山、龙泉、大信、环秀、通济

说 明

XX同志，XX年在XX单位任XX职务，参加了当年的年度考

等次。

XX单位XX年XX月XX日核，考核结果为XX特此说明。

干部人事档案缺失材料收集与补充办法

一、履历材料：

1、1988年制《干部履历表》（含1988年以前的履历表）：是指该干部在1988年以前参加工作的，所填写的履历材料。无此材料，首先应确定此干部当年所在单位是否组织填写过履历表，如组织填写过，应到干部本人当年所在单位查找。确定找不到的，应由干部现所在单位出具1988年制《干部履历表》短缺说明。若档案中已存在1988年制《干部履历表》，但项目不全或填写不规范的，不需补充。

2、1999年制《干部履历表》：档案中无此材料，应通知干部本人补填，任职经历填写到现任职务，填写内容以现在的实际情况为准。如履历表中缺照片、本人签名、填表时间和审查机关印章等，由干部所在单位予以补充。

【注】：补填1999年制《干部履历表》时，一律使用黑色水性笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔等，字迹端正、清楚；“照片”用近期二寸正面半身免冠彩色照片；表内项目必须与本人档案中材料一致，档案中没有材料的项目不准填写；表内项目本人没有内容填写的，统一填写“无”；凡是参加为期两个月以上理论、专业、技能的学习培训（含党校），均要提供学习材料，不能提供学习材料的，请不要填写；受奖情况必须与档案中奖励材料相符，档案中没有奖励材料的不准填写；档案中有处分材料的，必须在履历表中填写；最后要有填表人的签名、填写时间和审查机关印章。

二、年度考核材料：

1、缺少1994年以来的年度考核登记表的，从所在单位查找，能找到的，直接将原件归入本人干部档案。确实找不到原件的，考核单位依据考核结果记载，出具证明材料，并加盖单位公章或党组章。表中缺少干部本人签名的，通知干部本人补签，如有特殊原因不能补签的，可补盖名章。补签（章）位置是年度考核表中被考核人对考核结果的意见栏或备注栏。

2、按规定不需要考核以及应考核而未考核的，由上级主管部门或所在单位出具书面说明，并加盖公章或党组章。

3、如干部因外出学习、挂职、生病等原因未能填写年度考核表的，请在部门统计时进行书面说明，其他漏填人员请联系补填，并按要求盖章、签字。

三、学历学位材料：

档案中应有与本人学历、学位相对应的全部学历、学位材料。高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权出具的国内外学历学位认证材料等。

1、缺少高中毕业生登记表：

要到大学或者毕业高中学校找原件，确实找不到的，要作出有关说明。

2缺少入学材料、考生报考登记表、高考电子档案：

缺少入学材料、考生报考登记表的可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可将原件（学生登记表、考生登记表、新生花名册）复印后加盖毕业学校公章，存档。

2000年以后缺少高考电子档案的可到当时高考报考的省教育厅进行补办。

3、缺少在校成绩单：

可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可将在校成绩复印后加盖毕业学校公章，存档。

4、缺少学位证明材料：

可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可让毕业学校出具授予学位证明后加盖毕业学校公章，存档。

5、缺少学历材料：

各类学历材料缺少的，通过毕业院校查找补充，装入原件。如原件查找不到，可复印毕业院校本人学历档案材料代替，但需注明由什么单位的哪一年哪一卷档案的第几份（页）材料中复印，并加盖该单位档案专用章。

普通高等教育毕业的，可到毕业学校寻找，提取原件，学校不给原件的，也可将原件复印后加盖毕业学校公章，存档。确实找不到的，要毕业学校作出有关说明，加盖公章。

自学考试形式毕业的，可先自行查找，确实查找不到的可到当时省、市自考办公室档案管理处复印档案存件，并在复印件上加盖公章。

函授学习形式毕业的，可先自行查找，确实查找不到的可到所在函授学校档案管理处复印录取花名册、学籍卡、成绩表、毕业证注册号及毕业登记表，并在复印件上加盖公章。

四、培训材料：

结合《干部履历表》和《干部任免审批表》所填情况，缺少1997年以来（含1997年）时间为二个月及二个月以上的培训材料的，向相关培训单位或干部本人收集，一般为由培训单位组织填写或出具的学员登记表（或成绩表等），如确实找不到的，由培训单位出具证明材料并加盖公章。以上材料均找不到的，以后填写档案材料时，不再填写。

五、评聘专业技术职务的材料：

评聘专业技术职务一般由低到高级逐级进行，即有上一级职务的应具备下一级或几级职务，破格晋升的，需有相应破格材料，但从某个职务起直接聘任的情况例外。

评聘专业技术职务材料主要包括：专业技术职务呈报表（或申报表、评审表等），一般需原件。缺少此材料的，要向职称评聘部门查找或由其出具证明。

六、取得专业技术资格证书的材料：

取得专业技术资格证书的材料为《专业技术资格考试申报表》，要向颁证单位联系查找，确实找不到的，可在相应证书复印上加盖颁证单位的印章代替，或由颁证单位出具证明。

七、更改出生日期和参加工作时间的相关材料：

1、更改出生日期的材料：干部本人申请更改出生日期的，需要同时具备个人申请、调查报告、证明材料和上级批复四份材料，缺少材料的应联系相应的审批单位进行补充，但必须是原始材料，一般不得补办手续。

组织上因某种需要认定干部出生日期的，应有组织出具的理由充分、证据齐全的认定材料，

否则还需有相应的证明或调查材料。

2、更改参加工作时间的材料：无论是本人提出更改申请还是组织直接进行的认定，只需要上级批复或确认其参加工作时间的材料二者之一即可，但更改理由要充分，证据要齐全。缺少材料的应联系相应的审批单位补充原始材料，也不得补办手续。

八、党团材料：

1、入党志愿书

中共党员的档案中必须有入党志愿书，无此材料的，向原入党单位联系查找，确实找不到的，按以下程序补办：

①本人有关入党情况的说明。包括何时何地入党、介绍人姓名、党支部书记姓名等。 ②证明材料。由入党所在支部出具证明材料，并经县级以上党委组织部门审核；如入党时所在的支部已不存在，可由总支、基层党委直至上级党委逐级向上，查找有关会议记录、党员名册、转组织介绍信存根或其他资料，进行复印或摘抄，或由相应的党组织出具证明材料（同样需县级以上党委组织部门审核）。

③补填入党志愿书

Ⅰ、由本人按入党时的情况填写1至7页，其余部分不再填写；

Ⅱ、由现单位党组织研究后，在“备注”栏内说明情况（包括志愿书丢失的原因等），提出承认其党员资格的意见，加盖组织部门或单位党委（党组）印章；

Ⅲ、由组织部门审查（如干部所在单位为部门管理单位，由在组织部门审查前还需其主管单位党组织审查，并签注意见、加盖印章），在封面注明审查意见和“某年某月补填”字样，并加盖印章。

2、入党政审材料、入党申请书和入党转正申请书

缺少入党政审材料的到原所在入党单位党组织联系查找，确实找不到的，由入党所在支部出具证明进行补充材料。

缺少入党申请书和入党转正申请书的，联系本人补写。

3、1985年和1990年填写的《党员登记表》

1985年党员登记表的填写时间约为1984年8月至1986年全年，1990年党员登记表的填写时间约为1989年9月至1991年全年。档案中缺少1985年或1990年党员登记表的，与干部当年所在单位党组织联系查找。如组织填写后未及时装入档案造成丢失的，出具证明材料，但不得补填。

4、加入其他党派的应有相应组织出具的批准其加入该党派的批复。如加入民主党派通知书、申请书等。样式不作统一要求，但要有党派名称和加入时间。缺少此材料的，要由所加入的党派出具相关证明材料，证明其加入的党派名称和加入时间，加盖公章。

九、奖励和处分材料：

获得县处级以上奖励的应有奖励材料。缺少材料的，应从颁奖单位查找补充当年的表彰奖励表格和审批表，或可从干部本人处寻找获奖证书，复印代替。确实找不到的，需积极与颁奖单位联系，由颁奖单位出具证明材料。以上材料均找不到的，以后填写档案材料时，不再填写。

处分材料：主要包括处分决定（或免予处分的决定）材料，除开除之外的行政处分和开除党籍之外的党纪处分处，其余处分还需有解除处分的决定材料。缺少处分材料的，要与处分决

定单位联系补充材料原件。

十、工资材料：

1993年以后的工资应该齐全。工资材料包括：新增人员工资审批表、转正定级审批表、正常晋升工资档次审批表、晋升职务后工资审批表、正常晋升级别工资审批表、工资调整审批表、工资变动（套改）审批表、晋升薪级工资审批表、调动工作人员确定工资审批表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。缺少材料的，应向干部本人当年所在单位查找补充原件；工资变动没有形成工资材料的，档案中要有相应工资变动情况的记载。

十一、党代会代表、人代会代表等材料

当选人民代表大会、政治协商会议、中国共产党及民主党派、群众团体代表大会代表、委员的应有登记表。缺少相应材料的，可与会议承办单位联系补充。

十二、任免材料：

1、1997年以前的干部任免审批表：档案中应装入与本人职务变动相一致的《干部任免审批表》。缺少1997年以前的任免材料，向有关任免单位进行查找。因年代久远、单位变更等原因确实找不到的，可从文书档案中复印相应的任免文件代替，注明出处加盖管档单位印章，但不得以任何证明文件代替。

2、1997年以来的所有干部任免审批表：

①1997年以来，干部在所有级别上的职务变动（包括新任和平级变动），档案中都必须装入《干部任免审批表》。档案中如缺失任免材料，要进行查找，确实找不到的，要由当时任免机关根据任免文件、会议记录等原始材料进行补充，但因机构变更、撤地设市等原因，确实无法补充的，可从文书档案中复印相应的任免文件代替，需注明出处并加盖管档单位印章。

②1997年以来任免审批表的“审批机关意见”一栏，应注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，并加盖组织印章。

十三、考察材料：

档案中应有与提拔任职经历相应的考察材料。缺少1997年以前考察材料的，从所在单位或文书档案管理部门查找，确实找不到的，需查明此材料当时是否形成或虽形成但已丢失，然后由相应单位出具说明；1997年以来提拔的考察材料，必须补充齐全，不得以说明代替。所有考察材料都需有形成材料的单位印章和时间、或考察人姓名和时间。

十四、出国（境）材料：

缺少此材料，由干部所在单位从出国组团单位、外事办或公安出入境管理处查找出国批件等相关材料，补填出国备案表。

【注意事项】：

1、根据《干部档案整理工作细则》，所有入档材料须使用16K（18.4cm×26cm）纸张，以长边为装订边，留足装订边距和天头地角，一般不得缩印，但不得使文字或内容斜排或倒排。

2、所有复印件，都必须注明出处并加盖印章，除毕业证、学位证复印件由干部所在单位与原件核对无误后，加盖印章外，其他各类复印材料均需材料形成单位或相应的管档部门加盖印章。

档案材料缺失情况说明(四)