存货作为贸易企业获取利润的工具,不仅占用的资金大,而且品种繁多,对企业的重要性不言而喻。对于大型国有贸易企业来说,绝大多数存货属于租用仓库异地存储,因此对存货的管理控制就显得更为重要。如何加强存货管理,提高管理效果,成为企业不断探讨的课题。实践证明,对存货进行不定期抽查审计,是发现管理隐患、堵塞管理漏洞的有效途径。中化供销集团审计监督部一年来通过开展系统内存货管理审计业务,对存货管理程序上的缺失和不当及时进行揭示和评价,并提出改进建议,从而强化了内控管理的力度,确保了资产的安全性。我们感到内部审计职能向管理审计拓展是大有可为的,真正起到了摸家底、揭隐患、促发展的作用。
一、存货管理环节常见的问题
在进行存货管理审计的过程中,我们发现有些单位缺乏对货物流通的必要账簿纪录,从而不能将实物流转信息与账务信息一体化,对异地仓储的存货管理权弱化,财务部门的存货信息与业务部门和仓储单位的实物信息不能对应,具体表现有:
1、商品实物已经入库,财务部门没有记录。由于企业采购业务与财务信息处理脱节,财务数据不能形成对物流的监控,二者在时间的反映上存在着很大差异。由于仓储功能并非由本企业完全控制,虽然在预付贷款账户中反映出采购行为,却存在着企业资源被挪用的风险。
2、商品己做财务入库,但失去了对实物的控制权。由于财务部门不能对仓储企业中的自有存货进行有效控制,很少通过实地盘点来核对账实,所以人库只是账面行为,存货只是以数据形式存在,极有可能造成账实不符。
3、库存商品已经出库,在财务账面没有反映。商品已经提货或已做仓库间的转移却没有反映在财务记录中。如果财务和业务部门不及时协调核对,则账面和报表的数字就会失真。
4、从仓储企业取得的商品权属证明存在不确定性。由于企业存货地点分散,实地盘点成本高,大部分存货只能从仓储企业取得证明。但现在相当数量的仓储企业是由原来的国有仓库转制而来的,管理水平较低,他们提供的商品权屑证明存在较大的误差,影响了企业对存货的计算。
5、缺乏对商品的期末盘点。因为上述的客观原因和传统做法,企业重视账面数字而缺乏实地盘点,势必加大存货估价的误差。
6、缺少对库存损耗的判定。同样,由于缺乏盘点,就不能对损耗的数量和损耗的环节(采购、运输、仓储等)做准确的判定。
以上问题影响了企业资产损益的真实性,影响了对企业资源配置利用的判断,影响企业资金的正常运转,削弱了企业对资源的利用程度,很可能导致管理漏洞的产生。
二、存货管理审计的万法
(一)实物盘点。根据国有贸易企业存货的特性,在实施存货审计时,首先要从实物盘点人手,审计中要关注以下几点:
1、存货数量计算的正确性
存货数量的正确与否关系到存货计价的准确性。为保证存货数量计算的正确性、保证存货的实物流转和价值结转的一致性,做到存货账实相符,实施存货监盘审计程序十分重要。在实施存货监盘程序的过程中,发现存货数量盘盈或盘亏的数额较大且情况比较异常时,应分析具体情况,找出造成异常的根本原因:
一是审查存货收发数量计算方法的选用是否合理,是否坚持一贯性原则,有无随意改变计算方法的现象。
二是所有权不属于本单位的外单位商品,要审查其有无混 同于本企业存货的现象,如有必要应做转库处理。
三是对实地监盘有困难的在途和委托加工存货,应检查账簿记录所依据的原始凭证是否合法,必要时应向供货单位或加工单位进行函证,以证实账面数量记载的真实性。
四是对难以清点的大宗存货应审查其采用的技术计量方法是否科学、适当,是否具备清楚划分仓储责任的有关合约。
五是要考查本企业及仓储企业的内部控制制度执行情况和财务基础工作情况,将重要或问题较多的存货作为重点抽样对象,以保证存货抽查的质量。
2、存货计价的合理性
存货计价的正确与否,不仅影响到资产的真实性,而且影响当期损益的真实性。做好存货计价的审计工作,对于防范企业的存货风险至关重要。对存货计价的审计贯穿于存货的人库、发出、结转等环节,在合理抽样的基础上进行,重点关注:
一是相关种类的存货采用的计价方法是否合理、适当,有无任意改变计价方法的现象。
二是同一品种、同一类型范围内进行计价的存货,有无异类存货混淆计价的现象。
三是对于不同批次、不同合同采购以及单位价值大的存货是否采用个别计价法。
3、对存货品质的确认。
结合盘点,对于长期闲置和陈旧存货,应分析其质量和使用价值的现状,确认是否属于不良资产,有无存在减值的迹象;对变质和毁损的存货,是否进行了减值账务处理,并详细注明存货减值的性质、程度及造成减值的原因。由于存货品种和性质的复杂性,审计人员不可能了解详尽,必要时应请专家协助工作,以便分析确认存货减值数额及存货减值计算方法的正确性、合理性和科学性。
(二)数据分析。对存货的审计还要结合财务账面数据进行分析,查找业务环节中的非常规现象:
1.采购。可能存在已经完成采购行为的商品通过预付账款、在途商品、其他应收款等科目挂账,实质上己转化为成本费用的现象。对于此类情况,应根据企业通常的经营做法、账龄、付款及合同等多方面情况进行分析,判定是否到货或者已经出库销售而应转为成本费用。
乙销售。关注收入与成本的配比,不仅要重视金额的配比,而且要关注成本结转数量是否配比,防止少转金额或少转数量调剂利润。
当然,存货审计不是企业对存货进行管理的唯一和根本手段,它只是一个控制手段,通过审计发现管理制度上的缺陷或执行上的漏洞,从而完善制度、改进管理、堵塞漏洞。我们认为应当将国有贸易企业的存货管理职能提升到新的高度,将收发、仓储、运输、检验等功能集中于企业的物流管理部门,使之成为企业管理的一个重要系统和成本中心,与业务、财务等部门相互联接、相互协调,才能适应新型贸易企业的需要,并降低企业的存货成本。另外,实现企业资源的信息化管理也很重要,与存货相关的信息处理得越详尽,相关的风险就越小。如果企业实现了包括存货在内的资源信息统一化管理,将会提高企业的运作效率,降低成本费用,增加企业价值。
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