2023年《档案管理制度》

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《档案管理制度》6篇

《档案管理制度》篇1

档案管理制度

一、目的

为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。

二、适用范围

适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。

三、职责

3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。

3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。

3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。

3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。

四、管理内容

4.1 档案管理要求及原则

4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。

4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。

4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。

4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。

4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。

4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。

4.1.7 档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和服务质量。

4.1.8 做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷提供利用。

4.1.9 坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严格区分开放与控制使用的档案。

4.1.10 档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。

4.1.11 档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点核对，履行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登记薄》，对接收的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。

4.1.12 对超过保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；
对于需继续保存的档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核同意，由专人监销。

4.1.13 档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。谁出问题谁负责。

4.1.14 相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。

4.1.15 档案管理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事处理。

4.2 各类型档案归档内容

4.2.1 工程量清单及控制价编制归档应收集的资料

4.2.1.1 工程造价咨询合同

4.2.1.2 三级复核表

4.2.1.3 清单及控制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程量清单计价分析表）

4.2.1.4 电子文档（光盘）存档内容应当包括但不限于：

4.2.1.4.1 工程量清单及招标控制价编制内容（全套）

4.2.1.4.2 工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）

4.2.1.4.3 图纸电子文档

4.2.1.5 计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。

4.2.1.6 若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。

4.2.1.7 财评报告复印件

4.2.1.8 其他应归档资料

4.2.1.9 项目经理及经办人签字表

4.2.2 工程结算编制归档应收集的资料

4.2.2.1 工程造价咨询合同

4.2.2.2 结算编制成果文件及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。

4.2.2.3 其他资料：

（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要

（2）计算底稿（含电子文档）

（3）影响工程造价的相关重要签证

（4）其他应该归档资料

4.2.2.4 项目经理及经办人签字表

4.2.3 财政评审归档应收集的资料

4.2.3.1 工程造价咨询合同

4.2.3.2 三级复核表

4.2.3.3 清单及控制价报告（注：纸质文档可不打印分部分项工程量清单计价分析表）

4.2.3.4 电子文档(光盘)内容应当包括但不限于：

（1）经评审的概算书或工程量清单及招标控制价编制内容（全套）

（2）工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）

（3）、图纸电子文档

4.2.3.5 计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。

4.2.3.6 若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。

4.2.3.7 财评报告复印件

4.2.3.8 其他应归档资料

4.2.3.9 项目经理及经办人签字表

4.2.4 工程结算审计归档应收集的资料

4.2.4.1 工程造价咨询合同

4.2.4.2 审核报告及电子文档（含报告正文，定案表，结算书，重要签证等），三级复核表。

4.2.4.3 其他资料：

（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要

（2）计算底稿（含电子文档）

（3）影响工程造价的相关重要签证

（4）其他应该归档资料

4.2.4.4 项目经理及经办人签字表

4.2.4.5 项目负责人认为有必要留底的所有资料。

4.3 招标代理项目归档应收集的资料 如一表：

招标代理项目资料归档情况表

注：招标代理项目资料按以上目录顺序由负责此项目的项目负责人装订交档案管理员。

4.4 归档资料的整理要求

4.4.1 归档文件应按“件”为单位装订。

4.4.2 所有档案资料均为A4纸型（210×297ｍｍ）规格：幅面大于Ａ4的，按Ａ4纸型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，图纸应将图签折于显眼位置，尽量减少文件受损，便于阅读；
小于Ａ4尺寸的，粘贴在Ａ4幅面的纸上，并留出装订线。

4.4.3 装订时，正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件或手抄稿在后；
转发文在前，被转发文在后；
来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；
结论性材料在前，依据性材料在后；
文件处理单在前，文件在后；
正文在前，发文稿纸在后。
4.4.4 归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物。  
装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文件不损页；
不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，文件尽量大小一致。采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录。

4.4.5 封面各个项目应填写清楚、准确；
卷内文件材料按规定次序排列、编号。

4.4.6 报告上档案架

档案管理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的顺序将报告进行上架归档保存。

4.5 归档日期要求及处罚规定

4.5.1 造价相关报告档案

4.5.1.1 负责该项目的项目负责人应在出具正式报告当日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.5.1.2 对于特殊情况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知总工程师，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.5.2 招标代理项目档案资料

4.5.2.1 负责该招标代理项目的项目负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.5.2.2 对于特殊情况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知招标部经理，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。

4.6 监理档案管理

4.6.1 档案管理目标

4.6.1.1 保证项目建设的施工原始记录、单项质量评定、监理抽检记录与工程建设同步完成，每年底或每个施工阶段按照整理办法组织集中整理归档；

4.6.1.2 保证工程建设档案的形成能够准确地反映施工全过程，记录真实，能够作为计量、支付、设计变更批复的依据和凭证；

4.6.1.3 在工程交工验收时，将整理并符合编制要求的档案提交验收委员会。

4.6.2 档案管理内容

工程档案管理主要分为：收集、鉴定、整理、编目、保管、装订、移交。

4.6.2.1 档案的收集工作是指按照档案管理的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把具有保存和利用价值的文件资料集中到档案管理部门；
收集工作贯穿整个工程建设的全过程，是保证档案管理工作顺利进行的第一步，档案的收集既要遵循建设过程的形成规律，还要保证其完整、准确，收集范围；

4.6.2.2 档案的鉴定工作是指按照施工工艺，施工、评定等行业规范对收集的材料进行检查，保证材料填写规范、完整、页面整洁，符合工程档案的一般要求；

4.6.2.3 档案的整理工作是指对收集到的材料，按照其形成规律和特点，进行科学、系统排列及组卷的过程；
整理工作要遵循档案形成规律和分类标准，保证档案材料之间的有机联系，最终形成统一整体；

4.6.2.4 档案的编目是用来固定案卷内文件的位置，揭示其内容，便于查找和利用；
包含编档号、编目录等各项工作；

4.6.2.5 档案的保管、装订、移交指在项目建设过程中对档案的日常保护和管理。项目建设过程也是工程档案收集的过程，在此期间收集的档案材料由各形成单位自行妥善保管，在项目交工验收时，按照整理要求形成系统后，再进行装订，统一移交项目管理单位归档保存。

4.6.3 施工阶段监理资料的内容：

4.6.3.1 施工合同文件及委托监理合同；

4.6.3.2 勘察设计文件；

4.6.3.3 监理规划；

4.6.3.4 监理实施细则；

4.6.3.5 分包单位资格报审表；

4.6.3.6 设计交底与图纸会审纪要；

4.6.3.7 施工组织设计（方案）报审表；

4.6.3.8 工程开工/复工报审表及工程停工令；

4.6.3.9 测量核验资料；

4.6.3.10 工程进度计划；

4.6.3.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件；

4.6.3.12 检查试验资料；

4.6.3.13 工程变更资料；

4.6.3.14 隐蔽工程验收资料；

4.6.3.15 工程计量单和工程款支付证书；

4.6.3.16 监理工程师通知单；

4.6.3.17 监理工作联系单；

4.6.3.18 报验申请表；

4.6.3.19 会议纪要；

4.6.3.20 往来函件；

4.6.3.21 监理日记；

4.6.3.22 监理月报；

4.6.3.23 质量缺陷与事故的处理文件；

4.6.3.24 分部工程、单位工程等验收资料；

4.6.3.25 索赔文件资料；

4.6.3.26 竣工结算审核意见书；

4.6.3.27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；

4.6.3.28 监理工作总结；

4.6.4 归档的监理资料内容

4.6.4.1 委托监理合同；

4.6.4.2 监理规划、监理细则；

4.6.4.3 监理日记；

4.6.4.4 监理月报；

4.6.4.5 监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工/复工报审表等）

4.6.4.6 与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；

4.6.4.7 会议纪要；

4.6.4.8 工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；

4.6.4.9 施工组织设计、施工方案审核签证资料；

4.6.4.10 监理总结报告、工程质量评估报告；

4.6.4.11 工程质量安全事故调查处理文件；

4.6.4.12 工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）；

4.6.4.13 分包单位资格报审资料；

4.6.4.14 索赔文件资料；

4.6.4.15 报验申请表（原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）；

4.6.4.16 工程变更单；

4.6.4.17 监理工作联系单；

4.6.4.18 总监巡视检查记录；

4.6.4.19 旁站记录；

4.6.4.20 工程进度资料；

4.6.4.21 主要的监理台帐；

4.6.5 监理资料的管理要求

1、公司监理资料管理实行总工程师负责制；

2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；

3、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字；

4、在工程（合同）完成后一个月内由资料管理人员整理装订后，移交公司档案办理交接手续；

5、一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工程监理档案保存可延长

至三年。保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续；

6、监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。

4.6.6 施工阶段监理资料的归档方法

4.6.7 施工阶段监理资料按五部分归档：

■ 合同管理资料 ■ 质量控制资料 ■ 投资控制资料

■ 进度控制资料 ■ 监理工作管理

4.6.7.1 合同管理资料

4.6.7.2．进度控制资料

注：工程进度资料通常指：施工进度计划（年、月、旬、周）申报表及监理方的审批意见，进度计划与工程实际完成情况的比较分析报告，施工计划变更申请及监理方的批复意见，延长工期申请及批复意见，人员、材料、机械设备的进场计划及监理方的审批意见，工程开工/复工申请及监理方的批复意见。

4.6.7.3 工程质量控制资料

注：因归档需要，在有关的报验申请表中，应注明部位、内容，监理方的审批意见明确、依据充分。

工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、检验批/分项/分部工程的质量统计情况、混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而，在归档资料中不再单独列项。

4.6.7.4 投资控制资料

注：如果监理方不参与工程竣工结算工作，则上表中第3项就不存在。

4.6.7.5 监理工作管理资料

注：主要的监理台帐按公司“关于现场监理工作台帐记录的规定”处理。

为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。

监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的要求。因此，项目开工前，项目监理组应主动与当地档案部门进行联系，明确具体要求。竣工资料要求，应与建设单位、质监站取得共识，以使资料管理符合有关规定和要求。

5.1归档资料的归档、借阅、归还流程。5.1.1公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；
公司所有档案一律不允许外借。流程如附录一。

5.1.2

6.1对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

7.1、附则

7.1.1各项目部及分公司的档案亦参照执行。本制度从公布之日起执行。

7.1.2行政人事部负责本制度的解释

附录

一、归档流程。

二、借阅、归还流程

拟制：雷理 审核 批准：
生效日期：

《档案管理制度》篇2

档 案 管 理 制 度

一、总则

（一）为加强集团档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本规定。

（二）本规定所称的档案是指过去和现在的职能部门、子公司从事经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对集团有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（三）集团员工有建立和保护档案的义务。若因失职造成归档不及时、不齐全而延误工作或给公司造成损失的，视工作损失情况追究其行政和经济责任。

（四）档案管理按照集团统一管理的原则进行。

二、档案管理机构及其职责

集团办公室为档案管理的职能机构，集团办公室指定专人负责档案室的归口管理工作，其职责是：

（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、政策规定及集团的规章制度。

（二）档案室负责制定档案的收集、整理、立卷、保管等操作细则，各职能部门及子公司根据细则进行档案资料的收集、整理与按要求归档。

（三）集中统一管理集团档案及相关资料，积极提供利用，为各项工作和研究服务。

（四）组织对档案的保管期限进行鉴定，对无保存价值的档案资料进行销毁。

三、归档范围

集团有关工作活动中形成的具有查考利用价值的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、音像材料及证物等都属于归档范围。集团档案资料内容包括以下几大类：A、人力资源类；
B、行政事务类；
C、经营管理类；
D、企业文化类；
E、生产技术管理类；
F、科研产品类型；
G、工程类；
H、房地产开发类；
I、设备仪器类型；
J会计类；
声像类；
K实物类。

四、档号的编制原则和结构

(一)档号编制原则

档号是存取档案的代号、排架的依据，它反映档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。

(二)档号结构

档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。

基本模式：

xx ××　　　 ××　 — ×××× —　×××

公司代码 一级类目 二级类目 年度号 案卷号

(三)公司代码

(四)分类号的编制方法

分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成。一级类目是根据集团档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母进行标识；
二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识采用阿拉伯数字的“双位制”如：11、12、13……

(五)年度号

年度号由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。

(六)案卷号

案卷号按所选择的分类中每年度文件材料归档时间为序，用阿拉伯数字1、2、3……n编号。

五、档案的分类与标识

(一)一级类目

人力资源类 RL

行政事务类 XZ

经营管理类 JY

企业文化类 QY

生产技术管理类 SJ

科研、产品类 KC

工程类 GC

房地产开发类 FD

设备仪器类 SB

会计类 KJ

声像类 SX

实物类 SW

(二)二级类目

1.人力资源类 RL

代号11 劳动合同书

代号12 任免决定、奖惩决定

代号13 员工个人在公司内部的档案材料，包括员工求职简历、面试资料；
员工的身份证、文凭、资格证书等复印件；
员工的身体检查报告；
员工的培训与考核记录；
员工的工作总结与绩效考核资料；
员工的岗位、薪酬变化与晋升记录；
员工的劳动合同、档案关系与保险缴纳资料；
员工奖励、处分的有关材料。

2.行政事务类 XZ

代号11 行政综合

营业执照正、副本；
公司组织机构代码证正、副本；
公司章程；
各子公司章程；
企业登记注册；
增项申请；
资质等级审查；
名称核准书；
总经理办公会成员名单；
股东会决议；
公司的规划；
董事长、总裁手谕；
重要信函；
重要介绍信；
证明存根；
集团领导在公司内、外会议上的发言稿及各种会议的全案策划报告；
集团简报、信息、动态；
集团红头文件；
集团大事记。

代号12 集团各项规章制度

代号13 集团文件

代号11 服务项目

设计方案、立项、申请、批复，准备阶段、模拟阶段、总结鉴定阶段、应用阶段的文件材料。

代号12 产品

产品的设计、生产、投放市场等的有关材料。

7.工程类GC（指公司所建工程）

代号11 工程项目

人员配制、方案设计、施工过程、竣工图、验收报告等。

8.房地产开发类 FD（集团项目筹备工作属此类范畴）

9.设备仪器类SB

代号11 办公家具类

代号12 办公设备类 （计算机、手机、寻呼机、打印机、复印机、传真机、摄像机、照相机、采访机、电视机、组合音响等）。

代号13 科研仪器、仪表类

代号14 机动车辆

上述四类的申购报告、计划、论证报告、批复、定购合同、开箱记录、安装、调试记录、保修单、机动车辆档案、设备说明书、仪器、设备使用管理规定等、保险单据。

10.会计类KJ（目前集团由于实际工作需要，全部会计档案均存放在财务部，按此要求归档，归档周期自定。）

代号11 报表

代号12 帐簿

代号13 凭证

代号14 工资手册

11.声像SX

代号11 照片（含底片）

代号12 录音带

代号13 录像带

代号14 磁盘

代号15 光盘

12.实物SW

代号11 奖旗（锦旗）

代号12 奖状（含证书）

代号13 奖状（奖章）

代号14 礼品

代号15 字画（含题词）

代号16 印鉴

代号17 证件

代号18 纪念品（具有反映公司重要历史时刻和记录公司领导重要活动的实物）

六、档案保管期限

(一)根据国家档案局1983年颁布的《关于文书档案保管期限的规定》，档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种；
长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下（含十五年）。

(二)由于集团不同于国家党、政军机关，档案资料在数量上较少，在质量上较精。结合集团的经营计划，初步认定集团的档案保管期限全部为长期。

(三)如遇集团重大调整，集团董事长有权组织人员对全部档案进行鉴定，从实际出发，重新确定档案的保管期限对确认已经到期的档案可提出销毁意见，予以销毁，销毁文件时填写《众诚集团文件销毁登记表》。

七、资料归档时间和要求

集团档案资料的保管采取两种形式：一是档案室集中归档进行统一管理；
二是由部室进行日常保管，接受档案室的统一管理与督查。

在档案室查阅档案，采取分级管理。

1.各职能部门、子公司查阅对口的普通的历史文件资料，经本部门或子公司主管负责人同意后，即可办理借阅；

2. 各职能部门、子公司查阅非对口的普通历史文件资料，本部门或子公司主管负责人同意后，到资料对口职能部室进行审批，可办理借阅；

3.对于重要的秘级文档，要报总裁审核批准后，方可办理借阅。相关档案包括：

4.员工查阅在职能部门、子公司保管的档案资料，必须经档案所在部室主管同意。

5.档案借阅要填写《档案借阅申请单》，经授权领导批准后办理借阅，并注明归还日期。

6.借阅时间：档案借阅期限为一个月以内，承办过程较长、借阅期满不能归还的文件，必须及时办理续借手续。档案管理人员每月末进行一次借阅档案的归还清点，对没有按期交还的进行督促提醒。

7.借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线或涂改，未经批准不得复印，确需复印或摘抄，不加密级的文件需经办公室主管批准，重要文件需经总裁或总裁助理批准。

8.向集团外部提交营业执照等证明单位资质、信用的证照复印件，应在复印件上标注相应的使用用途标识，并加盖一次性使用印章。

9.外部单位借阅档案应持单位介绍信，并需经总裁或总裁助理批准。

10.借阅的档案交回时，档案管理人员应检查档案是否完好无损，如发现缺损，应由借阅人写明缺损原因，经有关主管签字后登记说明缺损状况。档案保管员应对缺损文件进行必要的修补处理。

十一、管理办法

1、档案室分为1号、2号、3号……

2、每个档案室分为1区、2区、3区……

3、每份档案封皮上卷宗号栏填写卷宗号。

4、每份档案右上角填写位置号，例：集团会议纪要在1号档案室2区4号柜内，应编写1-2-04。

5、档案分为普通、保密、绝密三级，保密和绝密文件专柜保管。

6、位置号和密级在档案管理软件备注栏填写，便于查找和管理。

十二、档案鉴定销毁

档案鉴定销毁是指对保管期限已满的档案保存价值进行审查，重新划定具有保存价值档案的保管期限，对已失去保存价值档案进行剔除销毁。

1.档案室和档案分管部室对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对已保管期满拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，经部室主管审批后，报公司分管档案的总裁助理批准后方可销毁。

2.对档案“存毁”界限难以确认的，可由分管档案的总裁助理牵头组成鉴定小组鉴定。鉴定小组对具体档案内容进行审查后，提出“存毁”意见。对仍具有保存价值的档案，重新划定保管期限；
对失去保存价值的档案，编制销毁清册

3.经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用。销毁档案时必须由两人办公室负责全局文书、人事、会计档案管理工作。

（二）各科室负责相关文书等档案的归档工作。

二、 归档范围、要求和时间

　　（一）归档范围

　　凡是反映本机关主要职能活动基本历史面貌的（包括本机关、上级、同级和下级机关产生的），并具有在今后工作中有查考价值的文件、材料、会议记录、调查材料、群众来信、人事组织介绍信、统计报表、图纸、图像、图表、凭证、账册、反映本单位情况的重要剪报、照片、光盘以及大事记、年鉴、历史沿革等均属于归档范围之列。

　　（二）归档要求

　　1、应归档的文件、材料应收集齐全、完整，按照有关规定按件进行整理、装盒，使之能正确反映本局各项工作活动的基本历史面貌，便于保管和利用。

2、归档文件材料要系统、条理。凡归档文件均要区分它们不同的保存价值，按永久、长期、短期进行分类。跨年度的文件，要选择有针对性的一年来进行归档。

　　3、全面收集全局干部任免、工资、职称、培训、学历、党团材料、考察、考核、奖惩、出国政审等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩等情况的材料，以备建立和补充干部人事档案内容，收集的档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。

　　（三）归档时间

　　1、文书档案：由办公室将上一年度的文件材料在次年四月份归档完毕，放入档案室集中管理。

　　2、人事档案：档案材料在鉴别审查后应在一个月内归入档案袋，每两年装订入卷归档一次。

　　3、会计档案：办公室在第二年一季度前完成立卷归档，按相关规定进行保管。

　　4、业务档案：由各职能科室、单位按照上级规定的时间要求进行建档。

　　三、档案的管理和查阅利用

　　（一）档案的管理

　　1、档案库房要坚固，并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等措施，保持整齐、清洁、通风。

　　2、应定期对档案保管的状况进行全面检查，发现问题要采取积极有效措施，确保档案的齐全完整。

　　3、库房钥匙专人保管，其他人员无故不得入内。

　　（二）档案的查阅利用

　　1、局党组、局行政会议记录以及其它属于保管范围的档案资料，一般不予查阅，如确需查阅，应按规定报经批准后方可查阅。

　　2、查阅中央、国务院绝密文件，中央领导同志的重要讲话和历年的、大批的档案，由局办公室主任审批，必要时请示局领导确定。

　　3、本局工作人员，因工作需要查阅与本身业务（工作）有关档案，准予查阅。借阅本业务以外的档案，需经局领导同意方可查阅。

　　4、查阅人事档案，经主管领导批准后方可查阅。

　　5、外单位查阅本局档案，必须持有该单位介绍信，经局领导同意方可查阅。

（三）档案的鉴定与移交

　　1、档案的鉴定工作要组织由分管领导、档案人员及有关人员参加的鉴定小组，对档案进行直接鉴定，准确地判定档案存毁。

　　2、档案销毁应在指定地点进行，同时要有两人以上在场，并在销毁清册上签字，销毁清册列入档案保存。

　　3、定期向当地档案馆移交应进馆的档案，在移交进馆档案时，应按相应规定和要求执行。

《档案管理制度》篇5

专利档案管理办法

第一条  为加强公司专利档案的管理，提高专利档案管理水平，有效利用专利档案，充分发挥专利档案在自主创新中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国专利法实施细则》等法律、法规，结合本公司专利档案工作的实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称的专利档案，是指本公司专利申请、审查、授权、维持、诉讼、实施、转让、保护等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的原始记录。

第三条 专利档案属于专利申请人或者专利权人所有（另有约定的除外）。专利申请人或者专利权人负有保护专利档案的义务。

第四条  对由本公司形成的专利档案的管理应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、安全，为本单位经营、管理、产品研发等各项工作服务。

第五条  本公司应将专利档案工作列入本单位档案工作计划和检查、考核内容；
专利行政管理部门要加强对专利档案工作的监督和指导。

第六条  应配备档案管理人员，负责专利文件材料的积累、整理和归档工作。

第七条  应建立健全专利材料的归档制度，并把专利文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，作为考核的重要内容。

第八条  在专利工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向本公司的档案管理机构移交，任何人个不得将归档文件材料据为自己有。

第九条      一般情况下专利档案应包含以下归档范围：

1．专利申请材料：申请书、权利要求书、说明书及其摘要、附图、请求书、相关证明、技术问卷等附加文件（具体可参照受理通知书相关内容）等；

2．专利委托材料：委托书等；

3．专利受理材料：受理通知书、补正通知书和补正材料、初审合格通知书、初审合格通告、实质性审查请示书和补充材料、进入实审程序通知书、实质性审查意见等；

4．专利获得材料：包括授权通知书、登记手续通知和登记表、公告文本、专利证书等；

5．专利缴费材料：缴费通知书、缴费发票复印件、费用减缓通知书、每年的年费发票复印件等；

6、专利实施运用材料：专利技术转让合同、许可实施材料等；

7、专利奖励（资助）材料：享受国家各级政府有关专利方面的优惠政策的申请、批准和取得的材料；

8．专利诉讼材料；

9．其他与专利活动有关的材料。

第十条  实用新型专利和外观设计专利档案保管期限应为短期，发明专利应为长期，如属于获得国家发明专利金奖或优秀奖的，应延长为永久。

第十一条  在专利工作中形成的全部应归档的文件材料，原则上应于本次专利活动结束后1个月内将整理后的文件材料移交本单位档案管理机构，集中管理，以保证专利档案的完整与安全。

第十二条  归档工作由专利材料形成者或兼职档案员承担，档案管理机构负责指导和协助。其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。

归档文件材料应完整、准确，字迹工整并具有原始性，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水笔、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

第十三条  专利档案的整理要求

专利档案应以项目为单位进行整理。一般一项专利为一卷。

卷内文件排列顺序依次为：专利获得材料；
专利委托材料；
专利申请材料；
专利受理材料；
专利缴费材料；
专利实施运用材料；
专利奖励（资助）材料；
专利诉讼材料；
其他。

有关卷内文件材料的情况说明、整理人、检查人和时间应逐项填写在备考表内。

专利档案可在同一类目内按专利活动结束时间顺序进行排列编号，编制专利档案案卷目录。

应根据本公司专利档案实际编制相应的检索工具。

第十四条  专利档案中特种载体档案的整理应依照现有关标准执行。

第十五条  档案管理部门要通过各种方式和途径，积极主动地开展专利档案利用工作，为本单位各项工作提供服务。

第十六条 建立和健全专利档案借阅制度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。外单位利用专利档案必须经公司领导同意。

《档案管理制度》篇6

档案管理制度

一、总则

（一）本制度根据《中华人民共和国档案法》、《工业企业档案分类规则》及有关部门的规定，结合我公司具体情况制定。

（二）档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

（三）本制度适用惠州市安品新材料有限公司档案管理。

二、档案管理的体制

（一）行政部是公司档案工作的主管部门。

（二）公司设置档案室，由行政部专人负责档案管理，统筹、协调和组织公司的建档立卷工作，督促检查指导公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作，代表本公司对外联系有关档案业务。

（三）归档采取部门立卷制，公司各部门设置兼职档案管理员，定期将部门资料视情况移交公司档案室存档，各部门兼职档案员应相互协调，对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。

（四）公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。

（五）档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定，文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。

（六）档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各所属公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求，开展档案业务培训，使公司档案实行规范、标准化管理。

三、档案管理

(一)文件材料归档要求

1.归档的文件材料必须准确地反映本公司及公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

2.公司在生产活动中形成的文件材料，由公司档案员负责收集、整理立卷，完好保存，并定期将档案目录上交本公司档案管理部门，以备公司档案室随时调取。

3.归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，书写材料要益于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。

4.公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家相关规定为标准。

5.凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。

6.工作人员因公外出学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。

（二）档案保管

1.接收档案要认真验收，并办理交接手续。

2.存放档案必须有专用的档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。

3.定期检查档案室的安全措施，档案室的温、湿度分别控制在14℃-24℃和45%-60%。

4.档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。

5.档案室内案卷排列要科学，便于利用和保管。

6.定期进行室藏档案的清理、校对，做好帐物相符。

7.凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离职单上签字。

8.档案管理人员的工作调动，必须要办理档案数量和状况的交接手续。

（三）档案鉴定与销毁

1.根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。

2.日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。

3.库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行，鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成，对超过保管期限的档案提出存毁意见，由档案部门写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。

4.销毁的档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定，将作废档案送至指定地点监销。

5.档案销毁清册要永久保存。

（四）档案统计

1.档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

2.档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。

（五）档案信息开发利用

1.档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容，要积极开展档案的二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为公司及公司的各项工作服务。

2.公司档案开发和提供利用，必须严格执行保密制度。

3.根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案，应持介绍信，经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出公司外。

4.利用档案均需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发现损坏、丢失和泄密，应追究责任。

5.正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，情况特殊者需经领导批准。

（六）档案管理人员

1.档案工作人员要忠于职守，具备专业知识和档案管理知识，熟悉和了解公司的各项管理活动。

2.档案管理人员的工作安排要相对稳定，有利积累经验，开展工作。

四、文书档案管理

文书档案是记述和反映公司及公司经营的规划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动的真实原始记录，是公司的基本情况和历史面貌的记录，是查考、研究和总结的主要依据。

(一)基本任务

1.对公司文件材料进行归档。

2.公司专职档案员应收集公司及公司每年所行成的文件材料，确保文件材料收集齐全、完整。

3.文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准。

（二）文书档案管理的内容

1.行政管理方面

（1）公司注册成立的相关文档资料。

（2）公司召开会议的记录、纪要，讨论通过的文件。

（3）项目投资的信息分析、登记、立项相关材料。

（4）规定、制度、通知、决定、决议、办法、通报、请示、报告录入。

（5）计划、规划、统计报表。

（6）工作总结、报告。

（7）文档录入。

（8）人事管理方面材料。

2.经济合同类文件：生产经营活动中形成的相关合同、协议、法律文书等。

五、技术档案管理

（一）技术档案管理的内容

1.公司工程建设中形成的文件：合同、合同附件、谈判协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录、商检及索赔；
基建方面；
办公、生活福利建筑方面；
生产技术管理方面的文件。

2.公司在生产经营活动中形成的技术文件资料、技术专利、技术科研成果等。

（二）技术文件的收集办法

1.技术文件的收集由各所属公司档案员收集完整后由各所属公司存放保管，并将档案目录定期上交公司档案室，以备公司档案室调取。档案室在收集技术文件后须及时填写《技术文件入档单》通知有关领导和专业。

2.公司基建工程应于工程竣工交接验收后，在30天之内由公司基建部门将竣工图及工程档案移交公司档案室，规模大的工程项目，可分阶段归档，施工图（翻译版和竣工图）均作永久保存，并将档案目录及相关资料报公司档案室。

3.公司在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时，必须有公司技术部门参加，对应归档的技术文件材料进行验收，以保证技术文件的完整性、准确性、系统性。

4.公司国内购置或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一收集后，将档案目录交公司档案室。设备开箱时须有档案人员（或兼职人员）参加并负责收集。

财务和人事档案由相关部门按各专业的档案管理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。

六、档案的安全与保密

（一）档案是公司的机密，档案室是机要室，无关人员一律不得入内。

（二）档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容，一经发现，应视其情节轻重予以严肃处理。

七、档案的查阅与借用

（一）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，应做好登记，一般只允许在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经公司行政部同意方可查阅。

（二）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经公司领导批准签字后，才能借出，但须如期归还。

（三）借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，如有违反者，视情节轻重严肃处理。

（四）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件，一律不外借。

（五）外单位借阅我公司档案者，须持单位介绍信，经公司领导签字批准，方可接待，但只限于本室，一律不准外借。

八、附则

（一）本制度解释权属公司行政部。

（二）本制度自公布之日起执行。