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近年来,如东县档案局坚持围绕中心、服务大局的理念,在县委、县政府和上级业务部门的重视与指导下,不断解放思想,勇于创新,锐意进取,档案工作取得了长足进步。先后创成国家二级档案馆、省中小学档案教育社会实践基地;连续十多年荣获全省档案宣传工作先进集体;荣获国家档案局“档案——与你相伴”征文活动组织奖。
一、夯实基础,档案规范化建设取得新成果
围绕全县经济社会发展大局,服务经济建设,县档案局始终坚持“经济社会发展到哪里,档案工作就拓展延伸到哪里”的宗旨,着眼新时代新征程、新部署、新要求,不断提升档案工作监督指导能力。
1.加强对重大建设项目档案工作的跟踪指导
一是探索工程档案管理的新方法,下发了《关于进一步加强重点建设项目档案管理工作的意见的通知》,对洋口港管线桥、LNG项目、龙源发电、新农化工、雅本精致、海正药业、黄海药业等20多个沿海开发重点建设项目的档案管理进行现场指导,确保该县重点建设项目档案得到及时收集、安全保管和有效利用。2017年3月,县档案局主动联合县发改委、县工商联对2016年度全县五十强企业发出了《致如东县五十强企业负责人的一封信》,阐明了档案对企业管理的重要性,指明县档案局可为企业档案工作提供相关法律、政策援助;可为企业档案人员提供业务培训;为企业建档工作提供业务指导。二是重新修订编制了《如东县重大建设项目档案工作操作指南》,分别赠送到相关企业,为企业项目建设提供帮助。2017年10月,联合人大、发改委,对重大项目档案工作进行督查。通过县档案局主动服务,中石油LNG项目工程档案于2014年通过国家档案局组织的专项验收。并且,县档案局对全县15项重点工程项目档案进行了专项验收,进一步规范了该县企业建设项目档案的收集、整理与归档。
2.加强对基层档案室规范化建设的监督指导
一是制定出台了如东县档案工作协作组制度。为了加强各镇区各单位之间的档案工作交流与学习,促进档案工作健康有序发展,制定了档案工作协作组制度,建立了8个协作小组,定期开展档案业务学习与工作交流,促进共同发展。二是认真做好档案室星级创建。通过业务培训、现场指导、测评验收等方式,不断提升档案人员业务素质,提高全县档案管理水平。“十二五”期间,县法院、公安局、地税和供电公司等138家单位分别达江苏省档案工作三星、四星、五星级先进标准。
3.加强对农业农村档案工作的指导服务
积极开展農村土地确权档案以及村级“六有”档案室、农民专业合作社“六有”档案室规范化建设的指导工作,通过集中培训、主动上门、以点带面等有效举措,加快了全县农业农村档案工作的有序推进。
二、丰富馆藏,档案资源建设获得新进展
如东县档案局坚持“有为才有位”的工作理念,深入开展档案资源整合,以社会为重点、历史为题材,充分挖掘地方特色,广泛征集各类有价值的档案资料、实物。近年来,通过“走出去、请进来”的方式,不断丰富了馆藏资源,探索出一条档案资源整合新路。
1.多途径征集档案资料,填补馆藏空白
一是做好名人档案的征集。制定了《如东县名人档案管理暂行办法》,规范名人档案的整理。通过主动上门联系与服务,先后征集到如东籍中科院院士管惟炎、工程院院士蔡美峰、少将骆寿鹏、全国专利第一人胡国华、著名细菌专家郭可大、作家王火等20多位名人的珍贵档案3000多件,光盘5张。
二是做好地方史料的征集工作。通过开展社会公开征集和部门联动的方式,先后征集到如东掘港镇四大老店之一丁普照百年银箱1只、清代如东名人潘恩元的著作《不残朴斋集》4册、《华中人民解放军海防政治部公函》,在第一历史档案馆征集到栟茶一柱楼诗案清宫秘档20件,在上海图书馆征集到1943—1944年《解放日报》中关于如东反清乡斗争的内容,在省档案馆征集到1943—1944年《苏中报》中关于如东反清乡斗争的内容。还征集到支前常备民工档案3件、支农批准书1件、省人委颁发的扫除文盲积极分子奖状1件。同时采用提供扫描的方式,征集到《冯氏家谱》《任氏家谱》《陈氏家谱》《冒氏家谱》《许氏宗谱》等共30多部家谱。
三是筹建如东县档案馆书画精品库。自2017年9月开始,通过召开座谈会、上门走访等形式,征集如东知名书画家的特色书画作品,截至目前,共征集、接收书画精品81幅,其中书法作品60幅、绘画作品21幅。
四是做好到期档案进馆工作。县档案局坚持以国家档案局8号令、9号令、10号令为指导,努力确保各部门档案“应归尽归”。通过调研、座谈等方式,结合如东实际,制定出台了《如东县档案馆收集档案范围实施细则》,并由县委两办统一发文。近3年来,共接收文书、照片、光盘等各门类、各载体档案9253卷、件。
2.多角度深挖档案资源,凝聚档案成果
为了让档案说话、用史实发言,发挥档案的资政襄政作用,如东县档案局围绕全县中心工作,深挖馆藏资源,出版了一批具有较强影响力的编研成果。近几年来,先后编纂了《江苏沿海十四县市开发建设信息》100多期,为领导决策提供沿海开发信息服务;编制出版了《如日东升——如东荣誉档案撷英》主动公开文件6000多份,接待查阅200多人次。
四、强化意识,档案安全保密得到保障
档案安全是档案工作的底线。确保档案安全是做好新时代档案工作、开创档案事业发展新局面的必然要求。
1.加强档案实体安全
根据档案安全管理需要,强化“安全第一”的意识,及时制订和完善各项规章制度,并且层层签订安全责任书,明确职责,将安全制度落实到档案工作的每个岗位、每位人员。完善了应急处置管理机制,编制出台应急预案,并加强应急培训和演练,提高全员应急反应速度和处置能力。同时,根据本地区气候特点和保管档案资料的规定要求,做好馆藏档案资料的温湿度控制、杀虫灭菌工作,最大限度地延长档案的使用寿命。同时加强档案出入库管理,坚持每年开展档案库房盘点工作,确保档案实体不丢失;坚持每天对库房、查阅大厅、机房等功能用房进行安全巡防检查,并做好温湿度的记录以及其他的管理台账,为档案安全提供良好屏障。
2.重视档案信息安全和网络工作
不断提升县档案局档案信息系统安全的防护能力,实施安全等级保护备案制度,按规范要求,积极开展电子档案异地异质备份工作,先后两次将馆藏电子数据送到湖南省档案馆备份。严格执行涉密档案和涉密信息管理制度,加强对档案鉴定划控把关,对上网公开的档案目录及全文进行重新梳理,对不符合要求的全部撤除,确保档案网络信息安全。
五、统筹规划,档案信息化建设迈出新步伐
档案信息化是适应时代发展的必然要求,如东县档案局高度重视档案信息化工作,扎实推进档案资源“存量数字化、增量电子化、利用网络化”。
1.全面部署数字档案馆建设工作
2015年该局全面部署了数字档案馆建设项目,制定了如东县数字档案馆建设规划。同时积极与县财政等相关部门沟通,就数字档案馆项目专项经费进行了申报和多次论证,2015年9月该项目获县政府批准,总投资450万元。
立项以来,该局详细计划,分步实施。一是认真做好馆藏纸质档案数字化工作。有计划、有步骤地对重要、珍贵、易损、利用频率高的档案进行数字化加工,馆藏档案数字化工作将于2018年底全面完成。二是积极开展独立机房建设工作。为保障档案信息数据安全,该局在用房、资金紧张的情况下,划出专项费用进行独立机房设施改造,配备了专用UPS不间断电源、精密空调、动环监控系统等,为建立数字档案馆局域网、政务网、互联网以及核心资源总库“三网一库”总体架构奠定坚实的基础,该项目已于2018年4月份顺利通过验收。三是积极推进数字档案馆系统开发建设。该局以档案资源管理、共享为目的,以信息技术及软硬件设施为手段,构建如东县数字档案馆应用系统,分别部署于局域网、政务网、互联网之中,并单独建立核心资源总库,该项目已完成前期设计与招标工作,即将进入具体实施阶段。
2.积极推动全县数字档案室创建工作
每年初制订数字档案馆室等级创建计划,通过集中培训、上门指导等方式,扎实推进基层数字档案室创建工作。目前,全县共8家单位开展数字档案室创建,其中5A级1家、4A级1家、3A级4家、2A级2家。
六、加强培训,档案队伍建设得到新提升
档案事业的发展关键在人,新时代要推动档案事业取得更大发展,必须着力培养一支能够适应社会各项事业发展,政治强、业务精、作风正的档案干部队伍。近几年来,如东县档案局以抓思想、正风气、强业务为重点,不断提升档案人员的综合素质。
1.加强学习培训,开阔工作视野。采取档案工作“走出去、请进来”的方式,开展部门间合作,分期分批举办档案人员岗位培训及各类业务培训达3000多人次。通过开展各类活动与培训,提高了全县各级档案人员的理论水平和业务能力,为全县档案工作的健康持续发展储备了充足的人力资源。利用省档案局远程教育平台,引导基层档案人员开展远程继续教育和岗位培训。积极开展档案职称评定工作,培养一批专业技术人才。
2.健全工作机制,激发队伍活力。近年来,如东县档案局通过开展“我承诺,我参与,我奉献”、素质能力建设年、争先创优等系列活动,不断健全工作机制,激发了机关干部积极向上的工作干劲。通过开展“学习型”机关创建活动,如组织开展形式多样的读书交流活动等,教育全局干部职工不断转变思想观念,时刻牢记“档案工作姓党”,以高度的政治自觉和强烈的政治责任,用心想事、用心谋事、用心干事,争当作风上过得硬、人民群众信得过的最美档案人。2017年,如东县档案馆巾帼志愿服务队荣获“江苏省巾帼文明岗”“巾帼建功先进集体”称号。此外,该局还有两人入选省“151”人才库。
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