工程项目资料管理制度11、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修下面是小编为大家整理的2023年度工程项目资料管理制度,菁华1篇,供大家参考。
工程项目资料管理制度1
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登*字。
4、在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
7、在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》,项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》,以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。
文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》,并发至有关部门。
文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。
文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件,并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。
需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
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