办公室主任岗位职责说明书
职务概况:
职务名称:办公室主任
所属部门:行政部
定编人数:
直接上级:行政总监
职务编号:
薪资等级:
工作职责:
一、行政方面
A、 在行政总监的领导下,负责主持本室的全面工作,组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务
B、 贯彻落实本室岗位责任制和工作标准,密切各部门工作关系,加强协作配合做好衔接协调工作
C、 负责监督公司印章的使用
D、 负责公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况
E、 负责组织物资的供应计划组织办公物品的供应、采购工作,做好物品进、出、存统计核算工作
F、 完成领导交办的其他工作任务
G、 有权向直属领导提议下属人选,并对其工作考核评价
二、人事方面
A、 负责按用人标准配备齐全各类人才,合理调配员工到最适当岗位上
B、 负责保存员工的人事档案,做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作
C、 具体负责办理招聘、以及职务任免、调配、解聘、报批手续
工作权限:
1、 有权向公司各部门索取必要的资料和情况
2、 有权检查督促对总经理安排的贯彻执行情况
3、 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务
4、 有权催促各部门及时做好文件与资料的归档工作
5、 有权对办公用品、用具标准化进行审批、检查 考核项目
1、 计划完成率
2、 文件、档案的管理
3、 公共设施维护及时率
4、 招聘、培训计划完成率
任职资格:
1、 人事、行政类管理专业本科毕业
2、 两年以上人事行政工作经验、其中一年以上人事行政主管经验
3、 熟悉人力资源六大板块,熟悉国家各项劳动人事法规政策
4、 熟练使用办公软件,具有较强的语言表达能力、应变能力、沟通能力、团队
协作能力、解决问题的能力、有亲和力、较强的责任感与敬业精神
职业发展:
可直接晋升的职位
可相互转换的职位
可升迁至此的职位
办公室主任岗位职责说明书(2)
基本信息 | ||||||||
岗位名称 | 办公室主任 | 岗位编号 | ||||||
所属部门 | 办公室 | 下属人数 | 3 | |||||
工作关系 | 见本部门岗位体系图 | 职 系 | ||||||
职等职级 | 审核者签字 | |||||||
任职者签字 | 最后修订日期 | |||||||
岗位概述 | ||||||||
为保证公司行政工作有序进行,根据公司管理制度,组织实施公司日常行政事务管理等工作。 | ||||||||
工作职责 | ||||||||
序号 | 一级职责 | 二级职责 | ||||||
1 | 制度及流程管理 | 建立健全公司行政管理制度及工作流程,经审批后监督执行。 | ||||||
2 | 法务管理 | 负责公司相关法律事务的处理。 | ||||||
负责公司外聘律师的对接。 | ||||||||
3 | 会议管理 | 负责公司会议的前期筹备及安排。 | ||||||
组织实施会议纪要的撰写及发布。 | ||||||||
负责公司会议相关议项的跟进落实。 | ||||||||
4 | 信息管理 | 组织实施公司办公设备的配置、维护及管理工作。 | ||||||
组织实施公司网站的日常管理及内容更新。 | ||||||||
5 | 证件管理 | 负责公司印章的保管及领用。 | ||||||
负责公司相关证件的保管及领用。 | ||||||||
6 | 后勤管理 | 负责公司外来人员的接待及安排工作。 | ||||||
负责公司车辆及司机的管理工作。 | ||||||||
组织实施公司办公用品的采购及发放工作。 | ||||||||
7 | 其他临时工作 | 完成领导交办的其他临时工作。 | ||||||
任职资格 | ||||||||
教育背景 | 教育水平 | 大专及以上学历 | ||||||
专业及职称 | 行政管理等相关专业 | |||||||
培训经历 | ||||||||
工作经验 | 3年以上行政管理岗位工作经验 | |||||||
专业知识 与能力 | 1、熟悉具备企业管理知识;2、熟悉文秘工作知识;3、有一定的领导能力;4、有一定的沟通协调组织能力;5、有一定的文字组织能力。 | |||||||
其他要求 | ||||||||
工作特征 | ||||||||
工作时间特征 | 班制形式: ■长白班 ¨两班倒 ¨三班倒 ¨其他 | |||||||
使用工具/设备 | ||||||||
工作场所 | 办公室/车间/室外 | 环境状况 | (舒适度)舒适/一般/不舒适 | |||||
节假日安排 | 能正常安排/不能正常安排 | 危险性 | 基本无危险,无职业病危险。 | |||||
备注 |
办公室主任岗位职责说明书(3)
岗位名称 | 办公室主任 | 岗位编号 | |||
所在部门 | 办公室 | 岗位定员 | |||
直接上级 | 董事长 | 工资等级 | |||
直接下级 | 行政助理、法律事务、前台、司机 | 薪酬类型 | |||
所辖人员 | 岗位分析日期 | 2022年12月 | |||
本职: 负责为公司管理层提供决策支持,提供后勤服务保障工作;进行公司形象推广、公关 | |||||
职责与工作任务: | |||||
职 责 一 | 职责表述:负责为公司管理层提供支持,并负责跟踪落实董事长和董事长办公会的决议。 | ||||
工作 任务 | 负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 | ||||
负责组织和安排管理层会议,提供会议纪录与整理服务。 | |||||
通报会议决议,并跟踪会议决议的实施情况。 | |||||
协助董事长的工作,提供决策支持。 | |||||
职 责 二 | 职责表述:负责制定办公室工作计划,实现工作目标 | ||||
工作 任务 | 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划,并组织实施 | ||||
职 责 三 | 职责表述:负责公司形象推广、公关活动 | ||||
工作 任务 | 负责公司形象设计和推广实施。 | ||||
负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访,负责与新闻媒体的接触。 | |||||
负责组织并协调公司的公关危机处理。 | |||||
公司法律服务 | |||||
职 责 四 | 职责表述:统筹管理公司后勤服务工作 | ||||
工作 任务 | 负责公司内外环境的管理,包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 | ||||
负责管理公司保安和消防工作,确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全,并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 | |||||
负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 | |||||
负责对固定资产的采购与管理工作 | |||||
负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 | |||||
负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理 | |||||
负责公司的公务用车管理,进行科学合理的调度 |
职 责 五 | 职责表述:部门内部管理工作 | ||
工作 任务 | 制订、修订办公室的工作程序和工作制度,并监控实施 | ||
负责公司办公室队伍建设,选拔、配备、评价下属人员,组织部门技能培训 | |||
负责指导属下员工制定阶段工作计划,并督促执行 | |||
负责控制部门预算,降低部门管理费用 | |||
职责七 | 职责表述:完成董事长交办的其他任务 | ||
权力: | |||
对董事长办公会议和董事长决议执行情况的监督权 | |||
对出差事务的审核权 | |||
合同的审核权 | |||
印章使用的审核权 | |||
对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权 | |||
对各部门的安全隐患有限期整改权 | |||
权限内的财务审批权 | |||
有对直接下级人员调配、奖惩的建议权,任免的提名权和考核评价权 | |||
对所属下级的工作有监督、检查权 | |||
对所属下级的工作争议有裁决权 | |||
工作协作关系: | |||
内部协调关系 | 公司各部门,董事长 | ||
外部协调关系 | 上级单位和兄弟单位、新闻媒体、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等 | ||
任职资格: | |||
教育水平 | 大学本科以上 | ||
专业 | 企业管理或相关专业 | ||
经验 | 5年以上工作经验,3年以上管理经验,1年以上部门管理经验 | ||
知识 | 掌握相应的行政管理知识,了解公关宣传的常用做法 | ||
技能技巧 | 熟练使用自动化办公软件,具备基本的网络知识 | ||
个人素质 | 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 | ||
考核指标: | |||
公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、组织员工活动次数、重要任务完成情况 | |||
费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率 | |||
部门合作满意度 | |||
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能 |
查看全文
false