办公室主任岗位职责说明书_岗位职责

办公室主任岗位职责说明书

　　职务概况:

　　职务名称:办公室主任

　　所属部门:行政部

　　定编人数:

　　直接上级:行政总监

　　职务编号:

　　薪资等级:

　　工作职责:

　　一、行政方面

　　A、在行政总监的领导下，负责主持本室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务

　　B、贯彻落实本室岗位责任制和工作标准，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作

　　C、负责监督公司印章的使用

　　D、负责公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况

　　E、负责组织物资的供应计划组织办公物品的供应、采购工作，做好物品进、出、存统计核算工作

　　F、完成领导交办的其他工作任务

　　G、有权向直属领导提议下属人选，并对其工作考核评价

　　二、人事方面

　　A、负责按用人标准配备齐全各类人才，合理调配员工到最适当岗位上

　　B、负责保存员工的人事档案，做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作

　　C、具体负责办理招聘、以及职务任免、调配、解聘、报批手续

　　工作权限:

　　1、有权向公司各部门索取必要的资料和情况

　　2、有权检查督促对总经理安排的贯彻执行情况

　　3、有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务

　　4、有权催促各部门及时做好文件与资料的归档工作

　　5、有权对办公用品、用具标准化进行审批、检查考核项目

　　1、计划完成率

　　2、文件、档案的管理

　　3、公共设施维护及时率

　　4、招聘、培训计划完成率

　　任职资格:

　　1、人事、行政类管理专业本科毕业

　　2、两年以上人事行政工作经验、其中一年以上人事行政主管经验

　　3、熟悉人力资源六大板块，熟悉国家各项劳动人事法规政策

　　4、熟练使用办公软件，具有较强的语言表达能力、应变能力、沟通能力、团队

　　协作能力、解决问题的能力、有亲和力、较强的责任感与敬业精神

　　职业发展:

　　可直接晋升的职位

　　可相互转换的职位

　　可升迁至此的职位

办公室主任岗位职责说明书（2）

基本信息
岗位名称			办公室主任				岗位编号
所属部门			办公室				下属人数	3
工作关系			见本部门岗位体系图				职系
职等职级							审核者签字
任职者签字							最后修订日期
岗位概述
为保证公司行政工作有序进行，根据公司管理制度，组织实施公司日常行政事务管理等工作。
工作职责
序号	一级职责			二级职责
1	制度及流程管理			建立健全公司行政管理制度及工作流程，经审批后监督执行。
2	法务管理			负责公司相关法律事务的处理。
				负责公司外聘律师的对接。
3	会议管理			负责公司会议的前期筹备及安排。
				组织实施会议纪要的撰写及发布。
				负责公司会议相关议项的跟进落实。
4	信息管理			组织实施公司办公设备的配置、维护及管理工作。
				组织实施公司网站的日常管理及内容更新。
5	证件管理			负责公司印章的保管及领用。
				负责公司相关证件的保管及领用。
6	后勤管理			负责公司外来人员的接待及安排工作。
				负责公司车辆及司机的管理工作。
				组织实施公司办公用品的采购及发放工作。
7	其他临时工作			完成领导交办的其他临时工作。
任职资格
教育背景		教育水平			大专及以上学历
		专业及职称			行政管理等相关专业
		培训经历
工作经验		3年以上行政管理岗位工作经验
专业知识与能力		1、熟悉具备企业管理知识；2、熟悉文秘工作知识；3、有一定的领导能力；4、有一定的沟通协调组织能力；5、有一定的文字组织能力。
其他要求
工作特征
工作时间特征		班制形式： ■长白班 ¨两班倒 ¨三班倒 ¨其他
使用工具/设备
工作场所		办公室/车间/室外				环境状况		（舒适度）舒适/一般/不舒适
节假日安排		能正常安排/不能正常安排				危险性		基本无危险,无职业病危险。
备注

办公室主任岗位职责说明书（3）

岗位名称		办公室主任		岗位编号
所在部门		办公室		岗位定员
直接上级		董事长		工资等级
直接下级		行政助理、法律事务、前台、司机		薪酬类型
所辖人员				岗位分析日期	2022年12月
本职：负责为公司管理层提供决策支持，提供后勤服务保障工作；进行公司形象推广、公关
职责与工作任务：
职责一	职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实董事长和董事长办公会的决议。
	工作任务		负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划
			负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。
			通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。
			协助董事长的工作，提供决策支持。
职责二	职责表述：负责制定办公室工作计划,实现工作目标
	工作任务		制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施
职责三	职责表述：负责公司形象推广、公关活动
	工作任务		负责公司形象设计和推广实施。
			负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。
			负责组织并协调公司的公关危机处理。
			公司法律服务
职责四	职责表述：统筹管理公司后勤服务工作
	工作任务		负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作
			负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态
			负责办理公司办公用品的采购、发放和管理
			负责对固定资产的采购与管理工作
			负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅
			负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理
			负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度

职责五	职责表述：部门内部管理工作
	工作任务		制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施
			负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训
			负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行
			负责控制部门预算，降低部门管理费用
职责七	职责表述：完成董事长交办的其他任务
权力：
对董事长办公会议和董事长决议执行情况的监督权
对出差事务的审核权
合同的审核权
印章使用的审核权
对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权
对各部门的安全隐患有限期整改权
权限内的财务审批权
有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权
对所属下级的工作有监督、检查权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系			公司各部门，董事长
外部协调关系			上级单位和兄弟单位、新闻媒体、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等
任职资格：
教育水平		大学本科以上
专业		企业管理或相关专业
经验		5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验
知识		掌握相应的行政管理知识，了解公关宣传的常用做法
技能技巧		熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识
个人素质		领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
考核指标：
公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、组织员工活动次数、重要任务完成情况
费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率
部门合作满意度
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能