学术期刊如何建立申诉机制

【管理制度】

学术期刊如何建立申诉机制 本文关键词：申诉，学术期刊，机制，建立

学术期刊如何建立申诉机制 本文简介：长期以来，国内外多数学术期刊采用同行评审制度，并主要依靠同行评审意见决定稿件录用与否。虽然由于利益冲突、缺乏透明性等原因，对同行评审结果的正确性与社会公平性的质疑从未间断［1］，但一直也没有更好的方式来判断科技期刊论文的学术质量。同行评审仍是科技论文发表不可或缺的关键环节［2］。影响同行评审结果的因

学术期刊如何建立申诉机制 本文内容：

长期以来，国内外多数学术期刊采用同行评审制度，并主要依靠同行评审意见决定稿件录用与否。虽然由于利益冲突、缺乏透明性等原因，对同行评审结果的正确性与社会公平性的质疑从未间断［1］，但一直也没有更好的方式来判断科技期刊论文的学术质量。同行评审仍是科技论文发表不可或缺的关键环节［2］。影响同行评审结果的因素很多，除了与利益冲突［3］、地域语言［4］有关，还和审稿专家的学科背景、审稿责任心等因素有关。目前，同行专家普遍事务繁忙，审稿工作既不能计入他们的工作业绩，又无报酬或者报酬很低［5］，导致专家审稿积极性不高，常常勉强审稿甚至拒绝审稿［6-7］。上述种种因素都可能导致稿件的误判，作者对退稿意见不满的现象十分普遍，但目前国内外学术期刊普遍缺乏针对评审意见的申诉机制，编辑部的相关应对措施也尚未见系统报道。由于申诉机制的缺乏，一方面作者群体面对不合理的退稿意见申诉无门，或提交申诉意见后，通常“石沉大海”，得不到反馈，只好改投他刊，延误发表时间;另一方面，期刊编辑不清楚应如何高效处理申诉意见，对申诉意见不闻不问或简单拒绝申诉，影响期刊学术声誉。因此，建立公开、公正、透明、高效的退稿意见申诉机制，对提升学术出版的公正性和学术声誉，以及提高学术成果发表的时效性等具有重要意义。本研究拟以《中国天然药物》的实践工作为例，在案例分析的基础上总结期刊建立申诉机制的必要性，探讨合理、可行的退稿申诉机制。

1学术期刊退稿申诉的原因

近年来学术论文的数量急剧增长，而学术期刊的发表容量是一定的，这就造成了学术论文评审的压力越来越大，期刊选择合适的同行评审专家的难度也日益增加。期刊退稿一般分2个阶段:编辑初审和同行评审。为了减轻同行评审的压力，国内外很多期刊都严把初审关，力争在初审阶段能够退掉一定比例的稿件。例如:《Nature》《Science》等顶级期刊的初审退稿率超过90%;生物学领域的开放获取期刊《eLife》初审退稿率在60%～70%［8］;《航空学报》的退稿率约75%，其中初审退稿率为33%［9］;《PlasmaScienceandTechnol-ogy》的初审退稿率约为32%［10］;《中国天然药物》的初审退稿率约为40%。目前由于专家同行评议普遍积极性不高、同行评议周期长等原因，很多期刊都提高了初审退稿率。编辑在初审中认为某些稿件不符合期刊收稿范围、研究水平明显低于期刊平均水平或者有学术不端情况的稿件，则在初审阶段直接退稿，不进入同行评议程序。由于初审退稿缺乏具体的学术评审意见，多数期刊采用格式化的退稿信，作者往往认为期刊没有认真评审他们文章就草率退稿，从而提出申诉，这就要求编辑部必须做到退之有据。在同行评审阶段，原则上是2位审稿专家意见相左的情况下应该再增加一位审稿专家，编辑如果基于某一个负面同行评审意见直接做出退稿决定，如果该负面意见是由于利益冲突等因素引起的非正当评价，则可能导致申诉。此外，有些同行专家在评审意见中并未明确指出稿件学术内容的缺陷，但却给出建议退稿的意见，如果编辑未认真审读评审意见，直接根据建议做出退稿决定，也可能会导致作者认为评审意见说服力不足而提出申诉。针对同行评议提出的申诉，编辑部应当予以重视，重新安排同行评审。

2《中国天然药物》退稿申诉案例分析

《中国天然药物》自2022年被SCI和Medline收录后，来稿量大幅增加，为了减少积压稿件，近年来编辑部逐步提高录用标准，有40%左右的稿件在编辑初审阶段直接退稿，这也造成了作者的申诉电话和邮件屡见不鲜。编辑部认真对待每一个申诉意见，并在实践中摸索了一系列的应对措施。以下根据4个不同类型退稿申诉意见的具体案例，探讨如何建立具有针对性的、高效的退稿申诉意见的处理机制。案例1一位作者在2022年5月给我刊投来一篇稿件，编辑初审发现这篇来稿和她2022年下半年在我刊发表的论文非常相似，于是给出以下几点退稿意见:1)2篇文章的重合比太高(46%);2)所研究的对象是同一个化合物，都是考察该化合物对缺血再灌注模型中血管的影响，药效指标基本相同，只是一篇选择了冠状动脉模型，一篇选择了脑动脉模型，但是同属血管范畴;3)所考察的作用机制完全一致。作者发来申诉邮件，理由如下:该化合物在临床应用上对脑中风的作用较心血管疾病的作用好，为了更好地结合临床，所以才选择脑动脉模型做进一步的研究，虽然作用机制相同，但实验模型不一样，实验结果还是有新意的。编辑部将2篇文章和编辑部的意见及作者的申诉信一并发给了学科主编，学科主编回复如下:2篇文章除了模型有细微的差别，其他内容包括文章语言都极其相似，发表后恐对作者团队的声誉有影响。作者收到主编意见后，表示感谢编辑部的提醒，接受退稿并不再改投他刊。此案例说明部分作者群体对于“一稿多投”“自我抄袭”等学术不端问题认识不足，在论文写作中照搬本人或所在团队之前发表的论文;或实验研究内容与团队之前发表论文基本雷同。通过文献检索发现，此类雷同文章并不少见，可能这也是误导其他作者的原因。针对此类稿件，学术期刊编辑应当在退稿信中明确指出利害关系，一方面避免无端申诉，另一方面，也对此类作者起到教育作用。案例22022年5月编辑部在出版前例行查重时发现，有篇文章的作者团队已将类似的文章于2022年3月在另外一本SCI期刊上发表，编辑比对了这2篇文章，发现都是研究同一种中药方剂对溃疡性结肠炎的药效，研究对象、研究方法、作用机制都完全一致，唯一不同的是在投到我刊的那篇文章中增加了一个小的实验结果。编辑作了退稿处理，作者发来申诉邮件，指出投到我刊的那篇文章中增加的实验结果是文章的亮点和创新之处。编辑随即作出答复“文章中的大部分结果都已经发表，只有一个结果是新增的，这仍然属于一稿多投”。该作者认识到错误，接受了退稿的决定。此案例进一步说明部分作者对“一稿多投”等学术不端行为的界定认知不清楚，认为与前文或同时投稿论文稍有差异即不属于一稿多投，或多存侥幸心理，为获取学位或晋升职称等原因铤而走险。案例32022年6月编辑部初审直接退了一篇化学学科的稿件，该文章仅报道了2个新化合物，编辑在退稿邮件中明确告知作者，现在我刊化学学科的投稿标准为:新颖结构天然产物原则上不少于3个(最少2个)而且要有明确的药理活性。作者随即打来电话申诉，理由是他前年在我刊发表的一篇文章就只报道了2个新化合物，也没有做药理活性研究。编辑就向他作了解释，目前我刊来稿量逐年增加，而出版容量固定，必须要提高录用标准和退稿率才不至于让稿件积压太多而影响出版时滞。作者说他可以补充有关药理活性的相关研究，编辑鼓励他补完实验后重新投稿，但遗憾的是，该作者半个月之后投来的稿件和初稿并无太大差别，仍然没有药理活性的研究，编辑又和作者取得联系，作者说确实补充做了实验，但未发现这2个化合物有具体某个方面的药理活性，编辑部只能再次作退稿处理。此案例一是说明部分作者投稿前并未认真阅读期刊的投稿要求，另一方面也说明期刊投稿须知中对稿件学术水平、学科范围等的界定仍有待进一步明晰，避免此类申诉。案例42022年年初我刊收到一篇交叉学科领域的文章，当时2位评审专家的意见相左，一位专家的意见是小修，另外一位专家意见是相关机制没有研究清楚，建议退稿，编辑对该交叉学科也不太了解，提交副主编定夺，副主编考虑到以往我刊尚未刊登过类似文章，作了退稿决定。作者随即写来申诉邮件，并一一阐述了他文章的创新点，编辑将作者原稿和申诉意见又发给了副主编审阅，副主编又邀请了相关学科领域的专家审阅，最终该文章的创新性得到专家的认可，文章得以发表。该案例表明对于同行评审意见不一致的稿件，有必要邀请更多的同行评审专家进行学术评议，避免非客观同行评议导致的退稿申诉。特别是目前科学研究难度增加，某一些研究领域的学科交叉性强，一篇稿件可能涉及多个学科知识，同行评审专家可能因为对相关学科知识不了解而造成不当甚至错误判断。

3关于期刊建立申诉机制的思考

国外有研究表明，退稿申诉成功的概率很低［11］。在《中国天然药物》编辑部的实践工作中亦是如此，在多次的申诉中，只有极少数文章申诉成功。但编辑部不能因为退稿申诉成功的概率低，就根据惯性思维对作者的申诉意见置之不理。认真对待并回复每一个申诉意见，针对不同类型申诉采取适当措施，无论是同意申诉还是驳回申诉意见，均应做到有理有据，使得作者信服，这对保障和提升期刊的学术声誉至关重要。笔者在实践经验的基础上，结合国际知名期刊针对退稿申诉的处理机制，对如何建立合理高效的退稿申诉机制提出以下建议。

编辑初审退稿理由应明确、充分，做到退之有据

《中国天然药物》编辑部不仅制订了稿件录用标准，还在2022年增加制定了稿件投稿标准，编辑在进行初筛时发现稿件不符合我刊投稿标准，不是用笼统的一句话退稿:您的文章不符合我刊录用标准，而是将具体理由附在退稿信中，譬如药理学科的文章需要对基因水平和蛋白水平都进行考查，不接受仅为药效作用描述性研究、缺乏作用机理探讨的投稿;药物分析学科不收录常规分析方法的文章等等。做到退之有据之后编辑部收到的申诉意见大大减少。

换位思考，针对申诉意见避免格式化回复

笔者曾探讨过编辑自身投稿的经验有助于完善编辑工作［12］，指出编辑应当设身处地地站在作者角度考虑。编辑应当认真审读审稿人的意见，进行学术判断;特别是对同行评审意见相左的稿件应当寻找更多的审稿人，或者由学科主编决定或者在编委定稿会上重点讨论，做到对每一篇稿件负责。编辑在转述退稿意见和回复申诉意见时应该做到措词贴切得体，避免格式化回复，虽然是退稿的决定但也要肯定作者的研究工作并鼓励作者。

加快处理，提高和作者的沟通效率

被退稿后提出申诉的作者等待回复的心情都比较迫切，他们通常是发来申诉邮件后还会打电话到编辑部再阐述一下申诉理由。《中国天然药物》编辑部一般都争取在3个工作日之内给予作者回复，说明针对其申诉意见编辑部的处理措施，对于明显不合理的申诉，编辑部通过邮件、电话等方式明确阐述和重申退稿的理由。例如，作者可能未充分了解期刊的投稿要求，投来的稿件或者不在我刊收录范围，或者学术质量距离我刊录用标准差距较大，另外一种常见的情况是作者被其他期刊退稿，不修改稿件格式直接改投我刊，还有就是作者稿件涉及潜在学术不端等情况。针对部分特别着急的作者可以采取电话回复，逐条耐心地沟通申诉意见，其他作者采取邮箱回复，不管采取哪种回复方式，都要保证作者能够及时收到回复意见。

重视复审，加强对申诉稿件修改稿的比对工作

对于创新性较好，但因实验证据不足或实验设计方案不当等原因经同行评审后退稿的稿件，部分作者提出可通过重新设计方案、补充相关实验结果以支持结论后重投，针对此类申诉，我们通常允许作者根据同行评审意见修稿后重投，但我们在日常工作中发现，退稿重新投的稿件经常是原封不动或者是做了一些细微的改动又投回来。这又分2种情况:一种是作者修改态度不认真;另一种是以他们现有的实验条件和科研水平，确实对审稿专家提出的意见修改不了，但存在侥幸心理再投回来试试。这提醒我们要重视对申诉稿件修改稿的复审工作，避免部分作者避重就轻、敷衍塞责［13］。

制订和公开退稿申诉机制

编辑部应根据常见退稿原因，明确申诉办法以及编辑部的处理措施。作者若不同意同行评审意见，应逐条答复并提出明确的反驳意见，编辑部由学科副主编决定是否需要安排重新审稿;不符合投稿须知的稿件，例如未达到我刊化学、药理学、药物分析等学科明确规定的收稿标准，鼓励作者补充实验达到投稿标准后再次投稿;对涉及学术不端的稿件实行一票否决制。目前国内外有多种查重软件，如CrossCheck和中国知网学术不端检测系统等，期刊可有效利用查重软件进行稿件初审和发表前查重，且在期刊申诉机制中明确说明涉及学术不端的稿件没有必要申诉。