商务英语信函写作范文 英语商务报告范文
Dear：
Attached is an accepted copy of your Purchase Security Agreement for the [specify equipment]。
There are [number] remaining quarterly payments。 Your first quarterly payment will be due on
[date], and we will mail you an invoice for it approximately one month prior to that date。 Please return the remittance portion of the invoice with your check。
Under the Agreement， this contract is non-cancellable during the term of the contract。 The balance， however， can be paid off at any time prior to the expiration of the contract。
We would like to take this opportunity to express our appreciation for your business。 If you have any questions concerning your contract， or if we can be of service to you in any way， please let us know。
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1. Dear Mr./Ms,
Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.
Yours faithfully,
尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。
您诚挚的
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<回信>
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一、写作思路
回顾背景>发现对象、原因、内容>选择商务信函种类
二、写作内容与信函种类
在写作较难的商务信函时，我们应当预期接收方的反应：
有利的反应：同意去做某事 > 这类信写起来很简单 演绎法
第一部分：好消息/主题
本公司负责北美班机餐饮的艾恩.泰勒向我们报告，在六月十九日从加拿大到墨西哥的班机上您的餐盘上有一只活青蛙。请接受我们诚挚的道歉，并诚信希望我们没有因此失去一位宝贵的顾客。【以正面的态度响应投诉，并称“您”及“宝贵的顾客”】
第二部分：细节或说明
遇到这样的状况，我们当然立刻跟机场及餐饮承包商进行了严格的检讨。我们会尽全力确保这样的状况不再发生。但是偶尔，我们严格的品管程序难免还是会百密一疏。【公司对此事的态度，及后续的反应】
第三部分：总结
我们非常感谢您对此事的大方宽容，希望以后在佛罗里达航空班机上，不需要再如此考验您的友善宽容。随信附上礼券一张，请笑纳。【公司对对方的态度，表达善意，结尾】
中性的反应：一些中性的信息，例如帮员工写推荐信 > 多数商务书信属于这个类别 演绎法
不利的反应：拒绝做某事 > 这类信件不好写，因为拒绝别人会显得缺乏善意。因此应尽可能缓和冲击 表达善意 归纳法
第一部分：客观陈述，引出原因
第二部分：分析事实，说明原因
第三部分：不愉快的信息/主动建议
第四部分：敦促采取行动/提起其它事情，将重点从不愉快的信息转移开
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