计算机管理医院人事档案的特点
(一)优越性:使相关工作人员在劳动强度方面得到减轻,提高了工作效率,信息经济时代,利用网络不但可以快捷的管理医院的人事档案信息,也使人事档案信息可以快速的被检索查找出来,免除了翻箱倒柜的传统检索查找方式,工作人员的劳动强度大大降低,人事档案的归类质量以及检索速度大幅提升,医院相关工作人员也可以免除枯燥乏味的手工建档方式,而采用新颖的计算机建档方式。
(二)专业性:所有的经营活动都有它所属的专业范围,经营活动时在其范围内进行,计算机管理医院人事档案也有所属的专业活动及范围,专业活动有很多。计算机管理医院人事档案包括医院人员编制、医院人员培训、医院人员开发、医院人员调整、医院人员使用等等专业内容。它们每个专业不同,所生成的电子档案也就有不同的专业属性,并且不能混淆不同专业的文件信息。考虑到设计软件在对于所有专业不是通用的,所以计算机管理医院人事档案在归档时根据各自特点分别进行归档。
(三)完整性:完整性是指计算机管理医院人事档案是整个医院人员的活动反应,它为合理的医院人员调整、人员编制、人员制度等问题提供了必要的、完整的数据,给医院带来了完整的人事档案信息库存。
(四)依附性:计算机管理医院人事档案是由计算机生成的,它的读取需要调动数码信息。这点和其他电子档案一样,归档的电子人事档案依附于计算机技术,通过计算机的硬件,对电子人事档案进行存储和读取。所以说计算机管理医院人事档案具有对计算机的依附性。
(五)分类性:计算机内容的相对独立性对于修改显得相对容易,它可以做到在修改后隐藏所有的改动痕迹。这点和纸质档案大有不同:信息和载体可以轻松分离,信息内容容易修改,可以复制,修改后依然可以做到整洁干净,仿造容易。医院归档的电子人事档案为了防止伪造,还需要做一些特殊的技术处理。(六)生命脆弱:纸质档案可以很好的做到长期保持,而计算机管理医院人事档案就因为所在的载体不稳定容易损坏寿命。它依赖的软硬件技术被淘汰时,数字信息就不能读出,其寿命也就结束了。所以对计算机管理医院人事档案的保护措施要注重起来。
加强计算机在人事档案中应用的措施
(一)注重计算机管理医院人事档案的全过程管理,计算机管理医院人事档案,要根据国家规范标准制定的规章制度对电子资料进行全过程管理。医院电子人事资料的编制、调整需要参照有关制度来执行,在电子人事档案管理过程中还需要对人事资料进行分级处理,分别进行管理,要有专门的管理人员对电子人事档案的全过程进行管理活动。加强对人事档案的保密工作,当需要进行人事档案的查阅时,需要有人事档案管理人批准或相关领导的批准才能进行。需要复制一些人事档案时,要在档案管理员批准后进行。人事档案的消除工作也需要在严格的规章制度下由档案管理员批准后进行。
(二)注重软硬件的维护更新,医院电子人事档案的管理离不开日常的细心维护,对于网络维护,不是说只有在局域网出现问题时才进行维护,而是在日常正常工作运转时就需要进行维护;平时不注意维护只能在出现故障时加大修复的难度。在网络工作中一旦工作站硬件出现故障,就会引起整台机器的作废,所以网络的日常保养维护相对重要。开机关机要按照步骤一步一步来,不能随意进行冷启动,当机器在运行中出现异常状况时要及时进行有效的处理,使机器恢复正常功能,不能对此不管不问。温度和湿度对机器运行也产生影响,在维护时要注意这两点控制管理。传输设备以及计算机终端经常发生这样那样的问题,相关档案管理人员要掌握好计算机的使用原理,对常出现的问题有着良好的解决方案。软件维护比硬件维护复杂,劳动量也大。在系统保护中可以采用硬盘保护卡和恢复软件,做好系统的软件备份和数据备份工作。在还原系统时可以采用多种方法比如定时还原,它可以还原成以前的任何位置,使系统恢复到你还原选定的任何位置。Ghost系统经常被人们采用,它可以有效的弥补软件维护的不足之处。系统中比较重要的档案数据文件需要备份多个,处于不同的磁盘目录下,当一个磁盘出现问题时还可以选择别处的磁盘进行数据管理。计算机病毒的查杀工作也需要注意,在防止病毒侵入计算机网络方面,可以采用专业的杀毒软件、安装系统防火墙、如果机器内存大还可以采用多个杀毒软件同时进行杀毒防护。对于病毒要进行定期,定磁盘的详细查杀。
(三)加强档案管理人员意识,信息技术发展日新月异,医院传统的人事档案管理方式将被渐渐淘汰,取而代之的是现代化计算机技术的管理模式。在这个大环境下,相关工作管理人员的意识也要有所提高,充分认识到科技的高效性。还要不断增加对人事档案管理的软硬件投入,采用先进的科学技术手段进行电子人事档案的信息处理,实现医院人事档案管理的现代化、高效化。
(四)完善归档制度,我国为了医院可以更好的进行档案的管理,出台制度了一系列的制度,比如《计算机文件归档与电子档案管理规范》、《计算机文件归档与管理范围》等等,它们可以为医院计算机人事档案的归档、整理利用、收集等方面做出法律的依据。在医院进行计算机人事档案管理活动时,要根据医院的具体情况,使计算机人事档案从生成到归档都可以参照相关的管理机制,形成一个计算机人事档案生成、整理、归档、改写等内容组合的管理系统。
对于医院的计算机人事档案管理,是人事管理的重要环节,它对于人事档案资料的完整性起着重大作用。当前形式医院业务不断增多,医院的人事管理难度也在逐步增大,摆在我们面前的是通过探索和实践,不断完善计算机人事档案的管理,使医院资料具有现代化、电子化的特点,管理起来也更加高效,使人事档案符合现代管理的要求,实现既定的管理目标。
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