企业管理与行政文秘工作的综合作用分析

摘 要：随着社会竞争愈加激烈，我国现代化企业的发展也变得越来越迅猛。行政文秘作为企业管理中必不可少的一个关键性岗位，若不能随着发展转变且丰富自身的职能内涵，那就无法在残酷的市场经济环境中发挥出应有的作用。因此，新时代下的企业行政文秘，就应当转变自己固有工作观念，并且用发展的眼光看问题，这样才能在原有的基础上提高工作效率，达成优质完善的企业管理目标。本文论述了企业文秘职责的基本概念，然后探讨了其在企业管理中所发挥的综合作用，以期行政文秘岗位在新形势背景下能让企业管理得到更好更规范的管理。

关键词：企业管理;行政文秘;综合作用;分析研究

企业若想要稳定的发展，就必然要顺应时代的大趋势而行。因此面对日益严峻复杂的国际形势，如何在激烈的社会浪潮中保持企业文化的先进性，就需要企业内部的各部门各方面都紧密配合。行政文秘，作为企业管理人员的辅助性岗位，若不能适应时代的进步和发展，那么就必然无法帮助管理者完善企业的内部管理。故而，现阶段行政文秘的岗位职责就有了显著的变化，这是一种基于原有职能上演变出来的创新型管理手段，所以行政文秘就必须提高自身的专业素养，才能在细致入微的观察之下，从各方面配合好企业管理者的日常管理和制度变革。

一、行政文秘职责的基本概念以及职责定位

文秘这里代表的就是在企业管理中起到辅助作用的文书和秘书职责的一个岗位。这个岗位需要从事者具备能从全局出发的协调能力和组织管理能力，能在企业管理者决断的过程中给予其旁观者的视角，进而达成制度的制定和过程的参考。事实上，文秘工作的职能包含的方面较为多元化，因为这是管理者之下对公司情况掌握最全面的一个职位。所以其在辅助企业管理者发出指令的同时，文秘就自然会对一些必要情况有所了解。故而，新时代背景下的文秘工作人员，就应当具备更高的职业素养，这是其本职位的工作性质决定的。倘若企业文秘人员缺乏相应的专业技能，那么就不是一个合格的行政管理者。另外，现代化企业的文秘职责已经不仅仅是对文书的处理和起草工作了，他们还需要在各个部门之间起到协调组织和传达管理人员指令下达的作用，这就在一定程度上达到了统筹管理的目的。因为，管理者不能亲自监督执行，那么行政文秘就要成为管理者的眼睛，使实时工作情况可以上传下达、衔接紧密，这就能最大程度的避免出现政策指令贯彻落实不到位的现象发生。还有，行政文秘对企业各部门的情况应当知之甚详，这有助于在企业管理者执行相关决策的时候做到全面详尽，因为此时行政文秘的存在必要就是为管理者提供全角度的公司内部结构情况，必要时还需给出极富建设性的意见，这样才是一个合格的岗位职能践行者。

二、从行政文秘的职责出发探究与企业管理的综合作用

（1）创新方式引领新思路，协调企业管理促进全面发展;

其实，无论任何时候任何形式的企业发展目标都是不变的，改变的只有随着经济社会发展而变更的企业管理政策。所以，行政文秘也需要着眼于发展的脚步来带动创新型的思维发展，这样才能确保企业管理政策的先进性。首先，因为企业管理者的决策是需要顺应时代发展的总体大局而制定的，因此行政文秘就要秉承这个原则去跟上企业发展的整体步伐，才能在上情下达的过程中切实地领会上级领导的真实想法。还有，因为时代发展人们的想法也发生了根本性的变化，新政策的实施是否符合企业自身整体状况，也是行政文秘下情上传的必行原由。最后，行政文秘在在个过程中的作用是类似一个承接上下的沟通桥梁，因此若其缺乏必要的主观能动性和科学发展的创新观念，那么就难以应对企业在未来发展中的多元化挑战。是故，行政文秘就需要在新时期有新的工作态度，必须能够发挥好自身存在的价值，并孕育出企业管理所需要的危机意识、公关力度和感知能力，这样才能用新思路去解决新问题，协调好企业发展中出现的各方面问题，进而促进企业的全面可持续发展。再者，行政文秘在企业发展中的控制能力也是职业素养的外在表现，因为这种控制是要建立在大局观和前瞻性的主动服务意识基础之上的。故而行政文秘也要在完成好本职工作的前提下，善于分析搜集外部环境的资源信息，以便在企业管理和未来发展的决策参谋过程中，起到至关重要的信息全面化支撑导向作用。

（2）确保信息数据准确及时，引导企业管理动态上传下达;

时代科技的发展给企业带来了极为便捷的工作条件，但是卻也因为这种实时数据的即时性，给企业的管理工作带来了诸多困难。之所以这样定论，一方面是因为信息科技化能够让企业的信息在发布传达的过程中具备高效性和实时性，但是这种性质的优势却存在着极大的不确定性。这种不确定就是产生自接受决策指令的工作人员。因为若其中一个环节出现理解性失误，那么就会造成根源性的严重后果。另一方面，快捷化办公是因为信息技术的支持才能实现，但是这个过程却缺少了行政文秘人员的协调和沟通，容易在具体实施的过程里出现各部门职能错位，进而导致政策的施行难以及时生效。原则上，信息化时代是给企业带来了新形势时期的新手段，但是若忽视了行政文秘在其中的关键作用，那么就可能出现决策理解偏差和落实混乱的现象。因此，行政文秘就必须要时刻提醒自己肩负的责任和使命，要把握企业方方面面的细节和情况，还要与管理者站在同一个高度，才能实现动态监测和决策辅助的科学合理性。众所周知，如今信息化发展的速度日新月异，虽然人们对计算机大数据资源的依赖性越来越强，但是也不能忽视行政人员在企业管理中的动态作用。因此管理者还需要加强对文秘人员的培训工作，以便于在日后的决策中他们为企业提供更为准确优质的信息数据服务。诚然，细节化工作的成效并不会十分显著，但是“细节决定成败”，行政文秘人员就应当在信息化时代也发挥自身的优势，在实际的工作中融入创新型元素，利用好数据收集整理的过程，然后在确保其准确精密的同时，提高企业管理的综合效果和基本效率。

（3）明确发展风险范围涵盖区域，实现企业管理规避前因后果;

伴随着当前环境的复杂性和多变性，企业行政文秘的工作也面临着更加严峻的挑战。企业规模的扩大，也就代表着行政工作的涵盖范围更加广泛。因此，文秘岗位人员现在的工作职责就不简单的只限定在企业的内部，还要切实的处理好企业外部的各种事物。文秘在企业内部的工作范围没有具体的限定，因为其中所包含的项目小到部门考勤，大到决策参考，都需要文秘的参与和跟进。正因为其对所有情况都有综合考量，所以企业外部的环境因素和实物处理也离不开行政文秘的积极活动。而今，企业的一举一动在严峻的大环境下其实都难以避免风险的产生，所以行政文秘更应确保自身能够带给企业管理全面的统筹和协调，只有这样才能提升自身的境界，从而达到一个交流沟通、灵活应对更兼具敏锐风险嗅觉的高素质专业人才的水准。我们都了解，企业管理所涉及到的方面非常多，但是这其中最重要的就是为企业发展制定合理规划和避免企业资金发生风险的环节。在这个过程中企业的决策者虽然掌握了风险发生的方式，但是却无法填补每一个过程和细节，他们能做的就只是把握核心方向的不偏移。故而，作为辅助性决策数据的提供者，行政秘书就需要切实地监督执行人员是否彻底的贯彻落实了相关决策。所以这项工作就需要其自身能明确各方面的阶段性风险因素，才能让决策得以安全实施。虽然，人人都知道风险是不能避免的非系统因素之一，但是更多的我们却要明确风险出现的这些因果使然，因为若缺少了任何一个部分的参与，就都不能达到管理者预期的成效。

（4）完成专业素质技能提升培训，促进企业管理效果日新月异;

目前，轮岗制培训方式的采用让行政文秘的实际执行能力取得了更大的进步。管理人员因为明确了行政文秘在企业管理中的关键作用，所以对行政人员的自身素质就有了具体要求。因此，现阶段管理者就需要在文秘岗位中选取一些岗位佼佼者进行轮岗培训，目的就是提升他们的专业素养和技能提升。首先，轮岗有助于行政文秘全面了解企业的各部门情况，因为只有深入其中才能掌握更多的内在细节。所以轮岗培训就有了外在的必要性，因为这是培养全局观的必由之路。其次，轮岗制度的施行加强了文秘与各部门的实际沟通，所以在具体的工作内容完成阶段，就能够带来信息内部的自由传递，也方便了人员之间的换位思考。而后在加深互相理解的基础之上，这让行政文秘也可以最大限度的在各部门之间协调政策实施的细节。最后，轮岗制的推行给企业管理注入了活力，因为行政文秘能够综合了解所有部门的岗位，所以若其轮岗到位，那么就会让文秘轮岗的部门对企业决策执行更深入，进而规范了员工的工作态度，更激发了他们参与决策的积极性。由此可见，轮岗制虽然也会存在一些弊端，但是经过综合来看却是利大于弊的政策。而且，在实际的培训阶段，管理者还要将行政文秘人员的具体工作业绩列入考核评价，这样不但能给受训者带来紧迫感，还能快速完成他们的受训计划，以便于培训结束后他们能更快的投入到原本的工作中发挥作用。

（5）严格岗位人员道德素质标准，规范企业管理人员准入制度;

行政文秘在一定程度上代表了企业的形象，因为在日常事务处理中，他们需要负责对外接待和沟通协调工作。因此，行政文秘人员的择选制度企业要有切实的标准，因为作为企业内部外部的纽带和桥梁，文秘工作还身具改善企业风气的重要使命。若一个企业不能树立好企业文化的榜样性力量，那么企业下方的生产人员和基层管理人员就无法达成上行下效的良好发展状态，故而，行政文秘的岗位准入要求非常高，必须具备高度的责任感和使命感，这是企业发展给出的正确答案。另外，作为企业管理者的辅助岗位，行政文秘人员还应当自觉对企业的各项信息做好保密工作，避免因此原因而出现企业讯息泄漏的经济损失。另外，作为决策的数据提供者和建议者，行政人员要勇于在管理者存在片面视角的時候给予其合理的提醒，因为决策若不符合企业发展的趋势，那么必然就会影响整个企业的利益。以上各个方面都对行政人员的道德素质标准有所要求，因为如果没有一个规范的人员准入制度，那么就会使企业内部陷入混乱的局面。我们都应当明确，虽然行政文秘只是一个辅助性岗位，但是因为其涉及范围极广，所以若不能严格筛选人员资质，那么影响的范围也会持续扩大。因此，严格岗位人员道德素质标准，也是企业管理对其提出的另一重要求。

结束语：

综上所述，企业管理和行政文秘工作的关系密不可分。因为行政文秘的工作需要面向企业内部的所有部门，而企业管理针对的也是各个方面。所以行政秘书岗位的工作人员就要跟上企业发展的步伐，掌握时代的先进元素，才能发挥出自身最大的优势，进而让企业获得更好、更快的发展。

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