备用金管理制度

【管理制度】

篇一：备用金管理制度

一、

目的

备用金管理制度

人 力 行 政 中 心

****年**月

为了加强公司各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。但必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。 二、

范围

是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。三、

职责

1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回；

2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回； 3、由总经理负责备用金的审批。 四、

备用金分类

为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备

用金三种：

1、 定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特

点；

2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金， 具有一次性、时间较短的特点； 3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一

般不超过规定限额。

五、

管理要求：

1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报

财务中心备案；

2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按季度结清，备用金管

理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心；

3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵

守公司的制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金；

4、定额备用金每年为一次周转期，即年底收回备用金，备用金归还后如需要继续借用，

其借款审批手续需重新办理。

六、

备用金的使用程序：

1、定额备用金和临时备用金的使用：

1) 借款部门填写《备用金申请表》——部门经理签字——中心负责人签字——财务

中心核签备用金额度——总经理审批——会计记帐——出纳审核付款； 2) 各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原

借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款；

3) 备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备

用金登记簿，记录各种零星支出,每季度10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查；

4) 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还

不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。5) 定额备用金配备表：

2、出纳备用金的使用：

1) 出纳填写《备用金申请表》——财务经理审核——总经理审核——执行董事审批，

填写基本户银行支票（或网上银行转帐提现）——会计根据相关票据记帐。 2) 出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合

公安、公司安全管理原则。

3) 保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向

财务经理报告，以便采取相应的安全措施。4) 出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据。

5) 出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务中心经理负管理责任。 3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更

方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。

4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度，由部门提出申请，经部门负责人、中

心负责人审核，财务中心核准，公司总经理审批后，方能划入指定帐户或领取现金； 5、上年度备用金帐户没有结清的，不能申请下年度的备用金。

七、 其他相关规定：

1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金，仅作为暂借款，在结算时由财务中心

负责收回；

2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位，应在离开或调离之前还清备用金。部

门负责人有义务及时通知财务中心清帐，否则，造成的损失由相关部门负责。若无法归还且造成经济损失的，借款人承担相应的法律责任；

3、使用备用金人员应及时办理结算手续，公司将不定期地对备用金私用现象进行检查，

促使备用金处于正常状态。

八、 惩罚

1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除

名并追究其法律责任；

2、到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，

对出纳扣罚100元；

3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的，财务中心有权在工资中扣除，并对未归

还部分按月利率1%计算利息，计息日期从借款之日起计算；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经中心负责人审核，总经理批准后免于罚息，提交财务中心备案；

4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未及时盘点而出

现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；

5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知人力

篇二：备用金管理制度

备用金管理制度

为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就公司备用金管理规定如下：

一、备用金分类

备用金是为保证日常临零支付而单独储备的现金。根据公司开展业务的需要，备用金分定额备用金、临时备用金两种。

1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点。定额备用金一般在年初借入，年末结账前结清。

2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金， 具有一次性、时间较短的特点。临时备用金一般需于当月及时归还或报账冲销。

二、备用金借支、归还手续

1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续

（1）借支：借款人填写《借款单》—部门负责人签字—财务经理审核—财务总监审核—董事长审批—出纳审核付款—会计记帐。

（2）会计核算设置科目：“其他应收款—定额备用金—部门/姓名”；“其他应收款—临时备用金—部门/姓名”。

（3）定额备用金配备表

定额备用金配备表

（4）归还：

定额备用金实行年初借入，年末结账前结清的管理办法，实际支用后凭有效单据向财会部门报销，财会部门根据报销数用现金补足备用金定额，报销数时不再通过“其他应收款”账户核算。

临时备用金需按时归还或及时报账冲销。出纳于每月25号前清理临时性个人备用金借款，并催促当事人及时归还借款或办理报账手续，财务经理负责协助催收。

三、备用金管理

1、定额备用金的管理：

（1）根据工作需要、管理需要原则进行办理，额度根

据支出业务变化，对使用对象和用途范围一年审定一次；

（2）定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。

（3）因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。

2、临时备用金的管理:

（1）临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。

（2）具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认。

（3）临时备用金只能用于所申请的业务，不得挪作他用。

（4）临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。

（5）部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续。

3、其他相关规定

（1）借支不分金额大小，均须报董事长审批。

（2）财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

（3）所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，

年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

（4）各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐，借款人员发生人事变动或离职，人事部门及其他相关单位、部门未通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，造成的损失由相关责任单位或部门负责。

篇三：公司备用金管理制度(修订)

xxxxxxx有限公司

备用金管理制度

为了加强公司对各部门、分公司及各直营店备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，加强成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门、分公司及所有直营店。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门、分公司及各直营店工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。

四、备用金借款和报销手续程序

1 、工作人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”，并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，审核无误后办理付款手续。

2、 借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”，并经部门主管领导审批后，将“报销单”交审计部审核，审计部将审核无误的经财务负责人、总裁签字审批后的“报销单”转交财务部，财务人员根据审计后的“报销单”，办理报销手续。

3、 财务中心应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

4、 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务中心根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。

7、分公司、直营店财务部于每月月末对门店备用金进行实地盘点，编制《现金盘点表》；分公司及直营店于每月3号之前向公司总部上报上个月备用金使用情况。 五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序，经审核批准后，到公司财务部财务人员处办理货款支付、结算手续。

2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合，定额借款必须由部门部门负责人签字，财务副总裁批准。

3、因紧急状况，无法完成签字审批的不超过2022元的小额零星借款，借款人应通过电话等方式联系部门负责人及财务负责人，说明借款原因、金额，事后及时补交借款单；2022元以上临时借款必须经部门负责人签字，财务负责人批准后，出纳人员方可办理付款手续。

4、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，不得无故多借备用金。

5、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由分管副总裁签字批准，财务副总裁（特殊情况下财务总监也可）签字审批，部门负责人对备用金借款承担责任。

七、借用备用金的人员应在当月内冲账，不得无故拖延，如借款清不完，不发放当月工资。

八、 所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

九、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十、本制度自下发之日起实施。