档案室管理制度
档案保管制度
1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
2、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
6、做好库房温湿度的监控与登记工作。
7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
档案室人员岗位职责
一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。
四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
档案鉴定制度
一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。
安全与消防制度
一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。
档案室管理制度
档案员工作职责
一、认真学习《档案法》和档案专业知识，熟悉和掌握档案管理业务知识，努力提高档案管理现代化水平。
二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。
三、熟悉室藏所有档案资料的内容，积极按要求做好档案借阅、利用工作。
四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。接受上级业务主管机关的业务指导和监督。
五、负责档案库房日常管理，做好档案安全管理工作。
六、负责本单位日志的收集，做好大事记、基础数字汇编等档案编研工作。
七、宣传贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。
立卷归档制度
一、归档范围
归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、完整，一般包括：文书档案、科技档案(基建、设备类)、业务档案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。
二、归档要求
1.本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整(如底稿与正文、请示与批复)后向档案室归档;参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档;收文要及时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后及时退还办公室。
2.文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。
3.整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，做到整齐美观。
档案移交制度
一、 本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。
二、 移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。
三、 移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交接双方履行签字手续，以明确责任。
四、 档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。
五、 档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。
档案保管制度
一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。
二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录，保证室藏档案与案卷(归档)目录相符。
三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，报请同级档案行政部门同意后进行销毁。
四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。
五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室内吸烟。
六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追究档案人员责任。
七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。
档案保密制度
一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。
二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。
三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。
四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。
五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻阅文件、档案。
六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。
档案借阅利用制度
一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。
二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗失。
三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。
四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做好归还及利用效果记载。
档案统计制度
一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏报、瞒报。
二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据，做到及时、完整、准确。
三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。
四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐全，进出手续登记完备。
五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。
档案室管理制度
1 范围
本制度适用公司档案室档案存放、保管的安全管理工作。
2 目的
为加强公司档案室安全管理，确保档案存放安全，更好的为公司生产经营工作提供服务，制定本制度。
3 各级人员安全工作职责
3.1 分管档案工作领导职责
3.1.1 组织开展宣传教育活动，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。
3.1.2 加强对档案工作的领导，在档案室安全方面，从人力、财力、物力上给予支持;及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与公司整体工作协调发展。
3.2 档案管理部门负责人职责
3.2.1 组织本部门人员学习档案法规，执行档案工作规章制度，把档案工作列入本部门的工作计划。
3.2.2 对档案室安全工作进行监督、指导、检查工作，保证档案室安全。
3.3 档案室主任工作职责
3.3.1 贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度，负责建立公司档案工作规章制度。
3.3.2 具体负责档案室安全管理，根据档案室安全管理工作需求，逐级向领导提出改进工作和改善条件的意见和建议。
3.4 专职档案管理人员职责
3.4.1 负责集中统一管理公司文书、业务、会计、基建、设备、声像、统计等档案，编制检索工具，并提供利用服务。
3.4.2 负责做好档案资料收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、催还和移交等工作。
3.4.3 切实加强档案的保护，做好“八防”工作，保障档案的完整与安全。
3.4.4 认真执行国家、行业、公司有关保密制度。
3.4.5 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
3.5 档案鉴定工作领导小组职责
3.5.1 贯彻执行《档案法》及党和国家有关档案工作的各项方针、政策。
3.5.2 按照公司各类档案保管期限要求，根据档案管理人员提出的申请，确定档案资料的重要程度，及时组织有关人员对档案资料进行鉴定，确定是否销毁。指定2名以上人员实施档案资料销毁，并督促、检查制度履行情况。
3.5.3 不断提高小组成员本岗位业务技能，了解熟悉档案工作有关要求，增强甄别能力。
3.5.4 认真贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案的安全和保密。
4 档案管理
4.1 文件材料归档制度
4.1.1 根据《天昌公司文件材料归档范围保管期限表》要求，各部门将承办完毕的、具有查考利用价值的文件、材料(包括帐、表、凭证、基建、声像等)，按时收齐整理归档。各部门兼职档案员负责具体收集、整理，部门负责人在档案资料上交公司档案室前进行把关。
4.1.2 文件材料归档范围：公司内部形成的文件、材料和上级下发的所有有关行业方针、政策、规定和反映单位主要职能活动的文件、材料、声像等。
4.1.3 归档时间：按照归档规范要求，每年3月底前，综合档案室对各部门上交的档案资料整理后及时归档。
4.1.4 综合档案室协助各部门做好专业、科技、声像等档案的归档工作，并办理接收手续，统一归档。
4.1.5 综合档案室在完成归档的同时，切实做好各种资料、书刊、报纸的收集整理装订工作。
4.2 档案收集制度
4.2.1 综合档案室对公司文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导，督促检查。
4.2.2 各部门兼职档案员负责收集反映本部门业务工作情况的各种数据、报表、记录等资料，于年度结束后三个月内将全部文件材料分门类整理好并形成目录，交综合档案室归档保存。
4.2.3 具体实施部门负责公司重大活动、重要会议材料的收集工作。
4.2.4 公司内部形成的设备(仪器)材料，由档案员参加开箱时直接收集归档;本公司形成的基建档案，由档案员在参加“基建工程竣工验收会”时随时收集归档。
4.2.5 公司内部形成的各种声像材料，上级机关颁发的奖牌、奖杯及各种荣誉证书，由综合档案室随时收集归档。
4.3 档案保管制度
4.3.1 档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房和切实可行的档案“八防”(防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬)措施。
4.3.2 档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。
4.3.3 档案保管人员要提高警惕，增强保密观念，出入档案室要注意关门落锁，下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。
4.3.4 保持档案室内的清洁卫生，按时记录档案室内温湿度，定期检查，补充杀虫灭菌药物。
4.3.5 对室藏档案要定期进行检查、核对、做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。
4.4 档案安全保密制度
4.4.1 档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守《保密守则》，切实保证档案的安全管理。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
4.4.2 综合档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。
4.4.3 未经批准，任何人不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。
4.4.4 档案员要经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。
4.4.5 凡查阅密级的档案，应按划密规定掌握使用，严格控制保密范围。
4.4.6 到期应销毁的案卷、资料，按规定手续报经领导批准，由二人以上监销处理。
4.5 档案借阅制度
4.5.1 综合档案室应及时提供档案资料的借阅利用，为党和国家及公司生产经营工作服务。
4.5.2 借阅档案时，首先由借阅人认真填写借阅档案登记簿，根据重要程度报请不同级别领导批准后方可借阅。借阅后应按时归还，逾期者续办手续，否则予以收回。
4.5.3 借阅档案者，只能查阅指定的档案材料，不准翻阅其它文件。
4.5.4 借阅者要珍惜、爱护档案，不准涂改、拆卷、污损、撕抽页、勾划等。
4.5.5 借阅者要自觉遵守制度，违者要追究责任。
4.6 档案库房管理制度
4.6.1 按规定将档案分类排放、排列整齐。
4.6.2 保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。
4.6.3 库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品。经常检查库房消防器材。
4.6.4 非经允许，外人不得随便进入库房。
4.6.5 管理人员做到人走关闭门窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全。
4.6.6 档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料和保管情况定期进行检查核对，作到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。
4.6.7 有库房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。档案库房的温度应控制在14度-24度，相对湿度应控制在45%-60%。
4.6.8 未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传、要严格遵守保密制度。
4.6.9 切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全。
4.6.10 库房由专人管理，借阅室与库房分开。
4.7 档案鉴定销毁制度
4.7.1 档案鉴定工作，就是甄别和鉴定档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管期限，以便把需要长久保存的档案，妥善地保存起来，准确地剔除无价值的档案材料。
4.7.2 根据上级档案部门的指导性文件及公司档案归档范围和保管期限表的规定，对档案进行定期鉴定，坚持实事求是的原则，从实际出发，正确判定档案价值。
4.7.3 进行档案鉴定时，公司档案鉴定领导小组具体安排，综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法，一件一件地审查文件，准确地进行分析，判定其价值，要以卷内最重要的文件价值来确定该卷的保管期限。
4.7.4 档案的销毁。各部门收到的各级来文，都无权自行销毁，必须按照规定送交档案室，经鉴定后，统一销毁。
4.7.5 档案经公司档案鉴定领导小组鉴定后，组成档案销毁小组，负责档案的销毁工作。
4.7.6 对超过保管期限或确无保存价值的文件经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁登记簿，经公司领导批准后，方可销毁。
4.7.7 销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁登记簿上签名，并注明销毁方式和日期。
4.7.8 销毁档案登记簿要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
4.8电子文件 电子档案管理制度
4.8.1 凡公司业务活动中所形成能够反映公司主要职能和历史面貌，具有保存价值的电子文件、电子档案，均应收集、整理、移交综合档案室。
4.8.2 各部门兼职档案员，应及时收集平时部门产生的电子文件材料，并保持电子文件之间的历史联系，做到齐全完整。
4.8.3 各部门将已收集完整的电子文件材料按要求进行整理、分类，转成其它保管期限较长的载体(光盘、磁盘等)。
4.8.4 对已形成的电子文件必须标明载体信息的内容、运行工作环境，相关支持软件、其他说明等一同归档，并做好电子档案的登记、检索工具。
4.8.5 每年3月底以前各部门向档案室移交上年度的电子档案。
4.8.6 对已归档的电子档案有效性保证：每满一年，对电子档案读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记，确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
4.8.7 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
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