行政助理岗位职责说明书
一、岗位标识
岗位名称：行政助理
所属部门：行政人事部
岗位级别：一般职员
岗位人数：1人
直接上级：行政总监
直接下级：无
二、岗位概述
协助上级完成人力资源管理与行政服务支持等各项工作。
三、岗位职责
1.负责岗位招聘信息的发布，应聘简历的初审，应聘人员的预约及接待。
2.负责办理员工的入职、转正、离职等手续以及每月的工资和考勤结算。
3.负责各岗位说明书的编制与更新。
4.负责资料归档、文书档案及人事档案的管理工作。
5.负责公司物业管理（房屋、水、电等），做好办公设备的维修维护，确保各设备正常运转。
6负责公司环境卫生、绿化的管理，办公区的布置与调配，检查办公区环境卫生清洁工作。
7.做好公司车辆的管理与调度工作。做好车辆档案管理，协同司机做好车辆的维修保养、加油、洗车记录工作。
8.监督各部门的办公行为（网络、传真、电话）。
9.负责会议日常会务组织工作，并整理好会议记录。
10.组织各类文娱、体育活动。
11.协助部门领导做好行政人事部其它的工作。
四、工作规范
1.对同事热情，积极主动帮助同事，做好行政服务工作。
2.当到访客人较多时，应主动帮助前台接待客人。
3.爱护公司各类办公设备，定期查看养护设备。
4.养护办公室的鱼缸及各类绿化植物。
五、岗位要求
个人素质要求具备良好的口头和书面表达以及沟通能力，具有一定的临场应变能力，工作细致认真，责任心强，能承受工作压力，具敬业精神。
经验要求
教育背景：大专及以上学历
工作经验：2年以上文员、助理等行政相关工作经验
技能要求：电脑应用熟练，熟悉WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，能承担日常设备的维护工作。
行政助理岗位职责说明书（2）
岗位名称 | 行政助理 | 岗位编号 | ||||
所在部门 | 行政部 | 职等级别 | ||||
直接上级 | 行政部经理 | 直接下级 | ||||
岗位概述：公司行政、后勤、信息管理岗位，负责开展公司行政、后勤、信息等管理工作。 | ||||||
职责与工作任务： | ||||||
职 责 一 | 职责表述： 负责会议的组织，文件的收发、撰稿、整理及归档工作。 | |||||
工作 任务 | ||||||
进行督办落实； | ||||||
2、负责公司来往文电的处理； | ||||||
3、负责公司档案管理工作 | ||||||
职 责 二 | 职责表述： 负责信息的收集、利用工作，印章使用规范和内外部的沟通协调工作。 | |||||
工作 任务 | 4、负责公司的印信管理和印信的开具工作； | |||||
5、负责公司的信息管理工作； | ||||||
6、负责公司文化宣传、与公司内外部的沟通协调工作； | ||||||
职 责 三 | 职责表述：负责公司制度的建设、维护以及行政费用审核工作。 | |||||
工作 任务 | 7、负责建立健全公司行政制度； | |||||
8、负责公司行政费用的复核工作； | ||||||
9、组织公司各种活动的安排和接待工作； | ||||||
职 责 四 | 职责表述：负责公司的固定资产、办公设备以及安全保卫等后勤工作 | |||||
工作 任务 | 1、负责公司固定资产的管理工作； | |||||
2、负责公司公务用车综合性管理工作； | ||||||
3、负责行政办公用品管理工作以及公司安全保卫、食堂、卫生管理工作。 | ||||||
职务权限： | ||||||
业务权限 | 1、对公司或部门制度、规定有咨询权、建议权；对员工各项管理制度的执行情况有监督权； | |||||
2、对本部门内下级工作有指导权、审核权； | ||||||
3、对员工提出各项申请的真实性和可操作性有审核权； | ||||||
4、对所经手的工作有建议性。 | ||||||
人事权限 | ||||||
任职资格： | ||||||
任职资格描述 | 学历 | 大学专科以上学历，行政管理、工商管理、中文等相关专业 | ||||
年龄 | 25岁以上 | |||||
性格 | 主动、细致、严谨、责任心强、抗压能力强 | |||||
工作经验 | 1、具有2年以上同岗位工作经验，3年以上行政工作经验； | |||||
专业技能 | 1、有较强的组织协调能力、工作分析能力、沟通能力； | |||||
2、掌握OFFICE办公软件操作，具有一定的文字写作功底； | ||||||
管理技能 | 1、熟悉公司行政管理体系与制度建设； | |||||
2、对行政管理有丰富的实践经验。 | ||||||
行政助理岗位职责说明书（3）
岗位名称 | 行政助理 | 所属部门 | 行政部 | |||||
直接上级 | 行政经理 | 直接下级 | 无 | |||||
任职资格 | 1．教育水平、专业 秘书、中文、行政、公关等相关专业，高中或中专以上学历 | |||||||
2．工作经验、培训经历 1年以上行政、文秘、助理工作经验，熟悉档案管理思路清晰， | ||||||||
3. 技能 熟悉商务礼仪，，熟练使用各类办公软件 | ||||||||
4．个人素质 诚实守信、性格开朗，责任心强、原则性强，沉稳、敬业、细致、耐心、坚持原则，具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力 | ||||||||
工作职责 | ||||||||
1、办公用品、劳防用品管理 | （1）负责依据《办公用品管理规定》《劳防用品管理规定》进行办公用品和劳防用品的管理和提出完善意见； （2）办公物品的采购、保管、审核、发放、统计； （3）负责办公用品的使用控制。 | |||||||
2、日常行政管理 | （1）起草、修改公司各类报告、通知、会议记录等文件，发放、收发、传递、存档、销毁等工作； （2）执行《员工手册》和提出完善建议，及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为，维护公司的良好办公秩序，促进各项行政工作规范化； （3）组织好来客接待和相关的外联工作； （5）负责公司午间用餐统计，并予以管理。 | |||||||
3、人事管理 | （1）执行《人力资源管理程序》和提出完善建议； （2）根据现有编制及业务发展需求，协助上级确定招聘目标，汇总岗位需求数目和人员需求数目，制定并执行招聘计划； （3）负责组织公司各项招聘活动的实施、协调、跟进和招聘效果分析； （4）结合公司实际情况和岗位设置情况，开发、维护适合的招聘渠道； （5）负责建立、管理公司人才档案资料库，做好建立、管理与信息保密工作； （6）负责建立、完善各工作岗位的人员任职资格评定题库。 | |||||||
4、培训管理 | （2）负责培训结果的评估和考核； （3）负责建立和更新员工培训档案，检查监督各部门的专业知识培训； （4）调查各部门培训需求，同时结合公司发展需要，协助行政经理建立培训体系，拟定全年员工培训计划及中长期培训规划，并具体组织实施。 | |||||||
5、 其他 | （1）协助行政经理组织公司本部门日常办公，参与建立健全公司行政管理制度，提出改善工作的建议； （2）完成行政经理交办的其他工作任务。 | |||||||
绩效考核 | 序号 | 指标 | 权重 | 绩效目标值 | 计算方式 | 信息来源 | ||
1 | 办公用品 劳防用品 | 18分 | 记录完整清晰、帐物相符、成本控制 | 上级检查 | ||||
2 | 日常行政 | 18分 | 其它部门对行政支持不力导致工作影响的投诉数 | |||||
3 | 人事管理 | 18分 | ||||||
4 | 培训管理 | 18分 | 记录完整清晰 | |||||
5 | 现场6S | 10 | 办公现场6S执行达标 | 未达标全部扣分 | 6S检查表 | |||
7 | 执行力 | |||||||
6 | 团队配合 | |||||||
考核流程 | （1） 由行政经理对行政助理进行考核每月一次 （2） 最后交于副总经理（行政管理）审核、批准 | |||||||
查看全文
false